Суточные за командировку за границей

Сегодня мы предлагаем статью на тему: "Суточные за командировку за границей". Наши специалисты постарались полностью раскрыть тему доступным языком. Вопросы вы можете задать нашему дежурному юристу.

Как хозрасчетному предприятию определить предельную сумму «заграничных» суточных, которая не включается в налогооблагаемый доход плательщика налога? Этот вопрос в последнее время входит в десятку лидеров на нашей «горячей линии». Что ж, давайте найдем ответ на него вместе.

Сначала напомним, что право командированных работников на возмещение расходов, понесенных ими в связи со служебными командировками, гарантирует ст. 121 КЗоТ. При этом все командировочные расходы, подлежащие возмещению, можно разделить на три основных группы:

— суточные расходы;

— расходы на проживание;

— расходы на проезд к месту командировки и обратно, а также по месту командировки.

Следует заметить, что хозрасчетные предприятия самостоятельно, но с учетом гарантий, установленных действующим законодательством, принимают решение о том, какие расходы компенсировать работнику, а какие нет, и описывают все «компенсационные» нюансы в Положении о служебных командировках.

Остановимся на суточных расходах.

Суточные расходы. Теоретическое

Суточные расходы являются расходами на питание и финансирование других личных потребностей физического лица, понесенными им в связи с командировкой и не подтвержденными документально. Так суточные расходы характеризует п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ.

Заметим: действующее законодательство не устанавливает максимальный размер суточных для работников небюджетной сферы. Но, как правило, работодатели стараются не выходить за предельные нормы суточных расходов для целей налогообложения, установленные п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ (ср. 051172600). Этой нормой выведены из круга налогооблагаемых доходов суточные расходы, понесенные в связи с командировкой:

— в пределах территории Украины — не более чем 0,1 размера минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января налогового (отчетного) года, в расчете за каждый календарный день такой командировки (в 2017 году — не больше 320 грн. в расчете за каждый календарный день такой командировки);

— за границу — не больше 80 евро за каждый календарный день такой командировки по официальному обменному курсу гривни к евро, установленному Национальным банком Украины, в расчете за каждый такой день.

Если же работодатель примет решение о выплате суточных в сумме большей, чем это установлено п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ, то сумма превышения войдет в состав налогооблагаемого дохода работника как доход в виде дополнительного блага на основании п.п. «г» п.п. 164.2.17 НКУ (признак дохода в форме № 1ДФ — «126»).

Имейте в виду: предельный размер суточных расходов работодатель-небюджетник может установить в единой сумме, независимо от того:

— включается ли стоимость питания в счета на оплату проживания в гостинице или в проездные документы;

— обеспечивает ли принимающая сторона в соответствии с условиями приглашения командированного работника бесплатным питанием;

— в какую страну командируется работник.

Однако можно сделать иначе: предусмотреть в Положении о командировке уменьшение суточных с учетом всех перечисленных факторов, аналогично нормам суточных расходов для бюджетников, которые определены Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59, и постановлением КМУ от 02.02.2011 г. № 98.

Сумму суточных включают в общую сумму аванса и выдают работнику до начала командировки.

Аванс на загранкомандировку выдают в национальной валюте того государства, в которое командируют работника, или в свободно конвертируемой валюте. Сумму аванса работодатель определяет самостоятельно с учетом суточных расходов, расходов на оплату проезда и наем жилого помещения командированным работником.

Расходы, понесенные в инвалюте, предприятие отражает на счетах бухучета как в валюте расчетов, так и в валюте отчетности, то есть в гривнях. Верный помощник в этом — П(С)БУ 21 «Влияние изменений валютных курсов».

Для отражения расходов сумму в инвалюте пересчитывают в гривни по курсу НБУ на начало дня даты осуществления операции (п. 5 П(С)БУ 21). То есть сумму суточных в пределах выданного аванса пересчитывают в гривни по курсу НБУ, который действовал на день выдачи аванса. Именно эта сумма попадет в расходы предприятия и повлияет на сумму налога на прибыль. Независимо от дальнейших колебаний валютных курсов сумма суточных в пределах выданного на загранкомандировку аванса пересчету не подлежит.

Ежедневный пересчет суммы суточных в соответствии с п.п. 170.9.1 НКУ проводят исключительно с целью определить, возник ли у работника доход, подлежащий обложению НДФЛ и военным сбором

Давайте посмотрим на примере, при каких условиях у работника может возникнуть налогооблагаемый доход, если на предприятии размер суточных на «заграничную» командировку установлен в предельном размере — 80 евро.

Суточные. Практическое

Пример. Менеджер отдела сбыта направлен в командировку в Испанию. Срок командировки в соответствии с приказом — 2 дня (23.10.2017 г. и 24.10.2017 г.). Размер «заграничных» суточных, установленных на предприятии согласно Положению о командировке, — 80 евро. Сумма суточных, выданная работнику с учетом срока командировки, — €160 (€80 х 2 дня). Аванс на командировку выдан 20.10.2017 г.

Читайте так же:  Кто претендует на получение пособия

Курс НБУ составил:

20.10.2017 г. — 31,36004 грн./€;

23.10.2017 г. — 31,36367 грн./€;

24.10.2017 г. — 31,20111 грн./ €.

После возвращения из командировки работник подал авансовый отчет и оригиналы подтверждающих документов.

Определим сумму суточных в расчете на один день, выданных работнику, в общей сумме аванса 20.10.2017 г. Для пересчета используем курс НБУ, действовавший на день выдачи аванса (см. п. 5 П(С)БУ 21).

€80 х 31,36004 грн./€ = 2508,80 грн.

Дальше рассчитаем предельную сумму суточных, которая не подлежит обложению НДФЛ и военным сбором. Для этого используем официальный обменный курс гривни к евро, установленный НБУ, в расчете на каждый день командировки, как этого требует п.п. 170.9.1 НКУ.

Расчеты приведем в таблице.

Дата

Курс евро на день выдачи аванса, грн./€

Сумма суточных на дату аванса, грн.

Курс евро на конкретный день командировки, грн./€

Предельная сумма суточных, не подлежащая налогообложению*, грн.

(гр. 5 = €80 х гр. 4)

Налогооблагаемый доход, грн. (положительная разница, грн.

гр. 6 = гр. 3 — гр. 5)

23.10.2017

31,36004

2508,80

31,36367

2509,09

24.10.2017

31,36004

2508,80

31,20111

2496,09

12,71

* Еще раз обратим ваше внимание на то, что согласно п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ в налогооблагаемый доход не включаются суточные расходы, понесенные в связи с командировкой за границу не выше 80 евро за каждый календарный день такой командировки по официальному обменному курсу гривни к евро, установленному НБУ, в расчете за каждый такой день.

Объясним данные таблицы. Предельная сумма суточных, которая не подлежит обложению НДФЛ и военным сбором, рассчитана в соответствии с п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ по официальному обменному курсу гривни к евро, установленному НБУ на 23.10.2017 г. (2509,09 грн.), больше суммы суточных, выданных в пределах аванса (2508,80 грн.). Поэтому доход у работника не возникает.

А вот не облагаемая налогом предельная сумма суточных, рассчитанная на 24.10.2017 г. (2496,09 грн.), меньше той, которая зафиксирована в бухучете (2508,80 грн.). А это значит, что у работника возник доход в виде дополнительного блага в размере 12,71 грн. (2508,80 грн. — 2496,09 грн.).

Такой доход облагают НДФЛ по ставке 18 % и военным сбором по ставке 1,5 %.

Несколько слов о сроках удержания и перечисления НДФЛ и военного сбора из суммы налогооблагаемых суточных.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Достоверно известной сумма расходов работника на командировку (в том числе и в части суточных) становится после утверждения его Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет. Следовательно и то, возникнет ли у работника налогооблагаемый доход, а главное — чему будет равна его сумма, также будет известно лишь в день утверждения Отчета. Поэтому работодатель должен удержать и перечислить в бюджет НДФЛ и военный сбор из суммы налогооблагаемых суточных именно в этот день (п.п. 168.1.2 НКУ).

А если вы вопреки требованиям законодательства аванс на командировку не выдавали? В таком случае НДФЛ и военный сбор из суммы налогооблагаемых суточных удерживают в день утверждения Отчета и перечисляют в бюджет в момент погашения кредиторской задолженности перед работником по Отчету (п.п. 168.1.2 НКУ), но не позже 30-го числа месяца, следующего за последним днем месяца, в котором начислен доход (утвержден Отчет) (п.п. 168.1.5 НКУ).

Подведем итоги.

выводы

  • Ежедневный пересчет суммы суточных в соответствии с п.п. 170.9.1 НКУ проводят исключительно с целью определить, возник ли у работника доход, который подлежит обложению НДФЛ и военным сбором. Сумма суточных в пределах выданного аванса на «заграничную» командировку, отраженная в бухучете, пересчету не подлежит.
  • Если в период командировки евро дорожает (курс НБУ на дату выдачи аванса был ниже) по сравнению с курсом на дату выдачи аванса, то доход у работника не возникает. Не будет дохода и в случае, когда курс НБУ в период командировки остается неизменным.
  • Если же происходит удешевление евро (курс НБУ на дату выдачи аванса был выше) в конкретные дни командировки, у работника возникает доход в виде дополнительного блага. Сумма этого дохода будет равна положительной разнице между суммой суточных в расчете на один день, определенной по курсу НБУ, действовавшему на день выдачи аванса, и предельной суммой суточных, не подлежащей налогообложению, рассчитанной по курсу НБУ на конкретный день командировки.
  • Для того, чтобы оградить себя от необходимости делать сравнительные расчеты, а работника, командируемого за границу, от «неожиданного» дохода, установите предельный размер «заграничных» суточных расходов на предприятии ниже 80 евро, например, 70 евро. Ведь НКУ регламентирует максимальный размер не облагаемого налогом дохода для целей НДФЛ и военного сбора.
  • Никто не запрещает предприятию установить свою норму суточных, которая будет ниже предельной не облагаемой налогом суммы из п.п. 170.9.1 НКУ. И тогда незначительные колебания курса вам будут не страшны. Если все-таки курс евро будет «заваливаться», оперативно реагируйте и пересматривайте размер суточных в Положении о командировке, утвержденном на вашем предприятии.

На протяжении осуществления своей деятельности организации нередко приходится сталкиваться с необходимостью направлять своих сотрудников в заграничные командировки. Подобная практика позволяет предприятиям расширять сферу своего влияния, а также повышать показатели прибыльности по факту заключения новых контрактов с зарубежными контрагентами.

Читайте так же:  Понятие местного самоуправления

Нормативная база командировок за границу

Нормативная регулировка данного вопроса начинается с трудового законодательства РФ. В частности, ст. 166 ТК РФ определяет понятие командировки, а также порядок их постановления.

Помимо этого, законодательство гарантирует работникам любой компании, что:

  • будут сохранены должность, рабочее место сотрудника, а также возмещения по временной нетрудоспособности гражданина. Помимо этого за подчиненным закрепляется объем его среднего заработка, который не может стать меньше в период деловой поездки субъекта. Эти положения регламентируются ст. 167 ТК РФ;
  • когда должностные обязанности подчиненного предполагают работу на выезде, поездки за пределы офиса в пределах города не будут считаться командировкой. Это фиксируется в ПП № 749 от 13.10.2008г.

Кроме ТК РФ для зарубежных деловых поездок также актуальны такие нормативные документы:

  • НК РФ и ФЗ № 173 от 10.12.2013г. определяют порядок и условия направления подчиненных в деловые поездки за границу;
  • ПП РФ № 749 от 13.10.2008г. фиксирует порядок исполнения командирования сотрудников;
  • порядок возмещения денежных средств, затраченных в поездке, а также суточных, регламентируется коллективным соглашением, личным трудовым договором с подчиненным, плановыми документами и проч.

Руководителю компании, готовящейся направить подчиненного в зарубежную поездку, следует понимать, что юридические и экономические отношения между странами часто изменяются. Поэтому требуется ознакомиться с системой въезда в конкретную страну с той целью, чтобы документы сотрудника были оформлены правильно.

Группы сотрудников, которые не допускаются к отправлению в командировку за границу в 2018 году

Подобные категории описываются в трудовом законодательстве. Так, руководителю следует знать, что в деловые поездки за границу не допускаются:

  • женщины, ожидающие появление ребенка;
  • субъекты с имеющимся запретом на въезд в конкретную страну или же ограничением выездного характера;
  • работники, не достигшие 18 лет. Исключением являются сотрудники культурного и творческого профиля. Например, зарубежная командировка разрешается несовершеннолетним актерам на время съемок;
  • подчиненные на протяжении их студенческого отпуска.
Помимо этого, выделяют также группы лиц, которые допускаются в заграничную командировку только с их личного письменного согласия:
  • матери малолетних детей, не достигших 3 лет;
  • отцы-одиночки и матери-одиночки;
  • одинокие опекуны, чьим отпрыскам еще не исполнилось 5 лет;
  • родители несовершеннолетних инвалидов;
  • опекуны малолетних детей;
  • подчиненные, на которых лежит ответственность по обеспечению ухода тяжелобольного родственника по медицинскому предписанию.

Нововведения законодательства при командировках за границу в суточных 2018 года

Начиная с 2014 года, законодательство в разрезе командировок претерпевало корректировки. Наиболее значительными из них стали:
  • с 2015 отменена необходимость оформлять сотруднику командировочное удостоверение и служебное задание. Однако до сих пор многие организации закрепляют подобное положение в местных нормативных актах ввиду информативности и удобности указанных документов;
  • с 2017 года был существенно упрощен документооборот в отношении деловых поездок подчиненных. Так, подобные служебные поездки теперь основываются на приказе руководителя, где отражается информация о целях командировки и ее длительность;
  • были изменены объемы суточных выплат сотрудникам.

Об изменениях суточных следует рассказать подробнее. С 01.01.2017г. было установлено, что объем суточных будет делиться на фиксированную часть и сумму, облагаемую налогом, если она превышает норму. Так, максимально возможные объемы суточных выплат, которые не будут облагаться налогом, представляют собой:

  • для деловых поездок по территории России – 700 руб.;
  • для служебных командировок за рубеж – 2500 руб.
Помимо этого, ТК РФ не фиксирует максимально возможный объем суточных. Нововведения затрагивают только допустимый размер выплат без налогообложения.
Любую сумму, определяемую на конкретном предприятии как норма суточных, следует оформить в локальном нормативном документе.

Расходы предприятия на командировку за границу сотрудника

Средства, затраченные для организации загранкомандировки подчинённого, можно классифицировать следующим образом:

  1. Затраты на проезд. По факту приезда сотрудника им на протяжении первых трех дней, составляется авансовый отчет, к которому он прикладывает оправдательные документы. Среди них также присутствуют билеты на проезд, включая общественный транспорт и авиабилеты.

Существуют случаи, когда сотрудник направляется в деловую поездку личным транспортом. Тогда к оправдательным документам следует добавить путевой лист, а также чеки с заправок. На этапе оформления командировки сотрудник должен подать технический паспорт транспорта, а также доверенность, если машина не принадлежит ему.

Также нередко используется арендуемый транспорт. Для этого представитель компании направляется в соответствующую организацию. По факту возвращения сотрудник предоставляет арендное соглашение, акт о возврате машины, а также чеки.

  1. Затраты на проживание. Нередко случается так, что иностранный оппонент берет на себя расходы по проживанию субъекта. Однако если этого не случилось, о гостиничном номере, мотеле или квартире следует позаботиться заранее. На этапе планирования командировки предприятие должно забронировать соответствующую жилплощадь для работника. В качестве доказательств сотрудником предоставляются счета за проживание.
  2. Издержки на оформление заграничного паспорта в случае необходимости. Если сотрудник такового не имеет, то командировка за рубеж становится невозможной. Поэтому зачастую работодатели берут на себя растраты по оформлению загранпаспорта для подчиненного. Однако фактически этим занимается лично сотрудник. Также ему предоставляют право выбора: заранее получить аванс или получить дальнейшее возмещение личных расходов. В частности, подобными расходами является выплата государственной пошлины и, при необходимости, оплата консультации юриста. Доказательными документами являются квитанции банка.
  3. Затраты на получение визы. При данном процессе также подразумевается госпошлина. Без наличия обговариваемого документа командировка также становится невозможной.
  4. Дополнительные расходы на заграничную деловую поездку работника. Основываясь на ст. 264 НК РФ, подразумевается возмещение затрат на консульские, аэродромные сборы, а также сборы по факту транзита автомобиля и прочее.
Читайте так же:  Разрешение трудовых споров мировым судом

Помимо этого сотруднику также выплачиваются суточные при командировках за границу, как возмещение каждого дня пребывания в деловой поездке.

Документальное оформление заграничной командировки

Оформление командировки заключается в публикации приказа работодателя, в котором детально прописываются место, время, а также реквизиты принимающей стороны.

Если на предприятии предусмотрено использование командировочного удостоверения и служебного задания, их также необходимо оформить до отъезда подчиненного. При зарубежной командировке информация, ранее проставляемая в командировочном удостоверении, теперь фиксируется на таможенных пунктах, а именно – фактическая дата выезда и въезда человека.

По факту приезда субъекта ему дается три дня на оформление авансового отчета. При этом если день приезда попадает на выходной или праздник, то три дня начинают свой отсчет с первого дня рабочей недели.

Нередко возникают сложности при зарубежных командировках. Так, отвечая на вопрос как оформить авансовый отчет при командировках за границу, необходимо в первую очередь уточнить, что, фактически, субъекту его требуется не оформить, а заполнить. Унифицированная форма АО-1 для подобных документов имеется в отделе кадров. Кадровики заранее подготавливают бумаги, которые затем передаются командированному сотруднику для заполнения. Основным нюансом является необходимость приложить все оправдательные документы, ничего не упустив. Именно на основании авансового отчета работнику будут возмещены затраченные средства.

Длительность зарубежной командировки

Начиная с 2017 года были отменены ограничения по длительности командировок за границу. Однако продолжительность деловой поездки должна быть зафиксирована в приказе. Помимо этого, большинством организаций оформляются специальные нормативные акты, в которых фиксируются нюансы направления сотрудников в заграничные командировки.

Длительность командировки обуславливается:

  • экономической целесообразностью;
  • наличием документальных аргументов в подтверждение превышения доходов над расходами ввиду осуществленной поездки.

Если сотрудник пробыл в командировках за рубежом суммарно более 183 дней за предшествующие поездке 12 месяцев, процент

НДФЛ станет 30%, а не 13%. Порядок оформления командировки сотрудника за границу

Порядок оформления зарубежной деловой поездки и командировки по территории страны существенно не отличаются. Основанием для обеих поездок служит опубликованный приказ руководителя, по факту которого сотрудник направляется на другую территорию для выполнения задания. Однако подобные поездки имеют и отличия, в частности, это проявляется в нюансах и особенностях оформления документов для сотрудника и порядка выплат денежных средств.

Пошаговая инструкция оформления заграничной поездки работника в общем виде заключается в следующем:

  1. Работодатель принимает решение о направлении конкретного подчиненного в командировку за рубеж.
  2. Публикуется соответствующий приказ, в котором будут обозначены цели и задачи поездки.
  3. В случае если это предусмотрено локальными нормативными актами предприятия, выдача командировочного удостоверения.
  4. Извещение работника о наличии такого приказа руководителя, ознакомление подчиненного с ним.
  5. Исчисление будущих затрат на проживание, питание и дорогу, а также суточных, исходя из текущего курса валют.
  6. Осуществление авансовых выплат.

Как отмечалось ранее, заграничная поездка имеет множество нюансов. Поэтому руководителю заранее следует ознакомиться с предложением зарубежной организации и определить, берет ли на себя оппонент часть расходов по командировке. Помимо этого, следует определить наличие у подчиненного заграничного паспорта. Так, если данного документа нет в наличии, порядок оформления зарубежной деловой поездки, фактически, начинается с его получения.

Также расчеты по факту командировки базируются на таких расходах:

  1. Оформление визы подчиненному, если такая необходимость существует.
  2. Бронирование номера отеля, хостела или гостиницы. Также учитываются арендные траты, если сотруднику снимается квартира.
  3. Оформления требуемого пакета документов для исполнения сотрудником своих служебных обязанностей.
  4. Определение объема авансовых выплат, основываясь на предыдущих расчетах будущих трат, а также положенных субъекту суточных.
  5. Исчисление усредненной заработной платы подчиненного за каждый день деловой поездки.
  6. Оплата налогов, в частности, НДФЛ и соответствующих взносов

Также следует отметить, что зарубежная командировка должна проходить те же этапы оформления, что и обычная. Разница заключается только в выплате суточных. Так, командировка за границу на 1 день суточные не предусматривает. То есть, если субъекту не придется ночевать вне дома, то суточные не будут выплачены. Однако остальные затраты на подобную «мобильную» деловую поездку будут возмещены.

Таким образом, оформление командировки за границу имеет множество нюансов и особенностей. Ввиду корректировки законодательства, руководителям предприятий необходимо ознакомиться с нововведениями. Рекомендуется следовать приведенной пошаговой инструкции во избежание неточностей и ошибок в подобном процессе.

(

голос., средний:

из 5)

На протяжении осуществления своей деятельности организации нередко приходится сталкиваться с необходимостью направлять своих сотрудников в заграничные командировки. Подобная практика позволяет предприятиям расширять сферу своего влияния, а также повышать показатели прибыльности по факту заключения новых контрактов с зарубежными контрагентами.

Нормативная база командировок за границу

Нормативная регулировка данного вопроса начинается с трудового законодательства РФ. В частности, ст. 166 ТК РФ определяет понятие командировки, а также порядок их постановления.

Помимо этого, законодательство гарантирует работникам любой компании, что:

  • будут сохранены должность, рабочее место сотрудника, а также возмещения по временной нетрудоспособности гражданина. Помимо этого за подчиненным закрепляется объем его среднего заработка, который не может стать меньше в период деловой поездки субъекта. Эти положения регламентируются ст. 167 ТК РФ;
  • когда должностные обязанности подчиненного предполагают работу на выезде, поездки за пределы офиса в пределах города не будут считаться командировкой. Это фиксируется в ПП № 749 от 13.10.2008г.
Читайте так же:  Доверенность на получение денег за другого человека

Кроме ТК РФ для зарубежных деловых поездок также актуальны такие нормативные документы:

  • НК РФ и ФЗ № 173 от 10.12.2013г. определяют порядок и условия направления подчиненных в деловые поездки за границу;
  • ПП РФ № 749 от 13.10.2008г. фиксирует порядок исполнения командирования сотрудников;
  • порядок возмещения денежных средств, затраченных в поездке, а также суточных, регламентируется коллективным соглашением, личным трудовым договором с подчиненным, плановыми документами и проч.

Руководителю компании, готовящейся направить подчиненного в зарубежную поездку, следует понимать, что юридические и экономические отношения между странами часто изменяются. Поэтому требуется ознакомиться с системой въезда в конкретную страну с той целью, чтобы документы сотрудника были оформлены правильно.

Группы сотрудников, которые не допускаются к отправлению в командировку за границу в 2018 году

Подобные категории описываются в трудовом законодательстве. Так, руководителю следует знать, что в деловые поездки за границу не допускаются:

  • женщины, ожидающие появление ребенка;
  • субъекты с имеющимся запретом на въезд в конкретную страну или же ограничением выездного характера;
  • работники, не достигшие 18 лет. Исключением являются сотрудники культурного и творческого профиля. Например, зарубежная командировка разрешается несовершеннолетним актерам на время съемок;
  • подчиненные на протяжении их студенческого отпуска.
Помимо этого, выделяют также группы лиц, которые допускаются в заграничную командировку только с их личного письменного согласия:
  • матери малолетних детей, не достигших 3 лет;
  • отцы-одиночки и матери-одиночки;
  • одинокие опекуны, чьим отпрыскам еще не исполнилось 5 лет;
  • родители несовершеннолетних инвалидов;
  • опекуны малолетних детей;
  • подчиненные, на которых лежит ответственность по обеспечению ухода тяжелобольного родственника по медицинскому предписанию.

Нововведения законодательства при командировках за границу в суточных 2018 года

Начиная с 2014 года, законодательство в разрезе командировок претерпевало корректировки. Наиболее значительными из них стали:
  • с 2015 отменена необходимость оформлять сотруднику командировочное удостоверение и служебное задание. Однако до сих пор многие организации закрепляют подобное положение в местных нормативных актах ввиду информативности и удобности указанных документов;
  • с 2017 года был существенно упрощен документооборот в отношении деловых поездок подчиненных. Так, подобные служебные поездки теперь основываются на приказе руководителя, где отражается информация о целях командировки и ее длительность;
  • были изменены объемы суточных выплат сотрудникам.

Об изменениях суточных следует рассказать подробнее. С 01.01.2017г. было установлено, что объем суточных будет делиться на фиксированную часть и сумму, облагаемую налогом, если она превышает норму. Так, максимально возможные объемы суточных выплат, которые не будут облагаться налогом, представляют собой:

  • для деловых поездок по территории России – 700 руб.;
  • для служебных командировок за рубеж – 2500 руб.
Помимо этого, ТК РФ не фиксирует максимально возможный объем суточных. Нововведения затрагивают только допустимый размер выплат без налогообложения.
Любую сумму, определяемую на конкретном предприятии как норма суточных, следует оформить в локальном нормативном документе.

Расходы предприятия на командировку за границу сотрудника

Средства, затраченные для организации загранкомандировки подчинённого, можно классифицировать следующим образом:

  1. Затраты на проезд. По факту приезда сотрудника им на протяжении первых трех дней, составляется авансовый отчет, к которому он прикладывает оправдательные документы. Среди них также присутствуют билеты на проезд, включая общественный транспорт и авиабилеты.

Существуют случаи, когда сотрудник направляется в деловую поездку личным транспортом. Тогда к оправдательным документам следует добавить путевой лист, а также чеки с заправок. На этапе оформления командировки сотрудник должен подать технический паспорт транспорта, а также доверенность, если машина не принадлежит ему.

Также нередко используется арендуемый транспорт. Для этого представитель компании направляется в соответствующую организацию. По факту возвращения сотрудник предоставляет арендное соглашение, акт о возврате машины, а также чеки.

  1. Затраты на проживание. Нередко случается так, что иностранный оппонент берет на себя расходы по проживанию субъекта. Однако если этого не случилось, о гостиничном номере, мотеле или квартире следует позаботиться заранее. На этапе планирования командировки предприятие должно забронировать соответствующую жилплощадь для работника. В качестве доказательств сотрудником предоставляются счета за проживание.
  2. Издержки на оформление заграничного паспорта в случае необходимости. Если сотрудник такового не имеет, то командировка за рубеж становится невозможной. Поэтому зачастую работодатели берут на себя растраты по оформлению загранпаспорта для подчиненного. Однако фактически этим занимается лично сотрудник. Также ему предоставляют право выбора: заранее получить аванс или получить дальнейшее возмещение личных расходов. В частности, подобными расходами является выплата государственной пошлины и, при необходимости, оплата консультации юриста. Доказательными документами являются квитанции банка.
  3. Затраты на получение визы. При данном процессе также подразумевается госпошлина. Без наличия обговариваемого документа командировка также становится невозможной.
  4. Дополнительные расходы на заграничную деловую поездку работника. Основываясь на ст. 264 НК РФ, подразумевается возмещение затрат на консульские, аэродромные сборы, а также сборы по факту транзита автомобиля и прочее.
Читайте так же:  Освидетельствование и медицинское освидетельствование

Помимо этого сотруднику также выплачиваются суточные при командировках за границу, как возмещение каждого дня пребывания в деловой поездке.

Документальное оформление заграничной командировки

Оформление командировки заключается в публикации приказа работодателя, в котором детально прописываются место, время, а также реквизиты принимающей стороны.

Если на предприятии предусмотрено использование командировочного удостоверения и служебного задания, их также необходимо оформить до отъезда подчиненного. При зарубежной командировке информация, ранее проставляемая в командировочном удостоверении, теперь фиксируется на таможенных пунктах, а именно – фактическая дата выезда и въезда человека.

По факту приезда субъекта ему дается три дня на оформление авансового отчета. При этом если день приезда попадает на выходной или праздник, то три дня начинают свой отсчет с первого дня рабочей недели.

Нередко возникают сложности при зарубежных командировках. Так, отвечая на вопрос как оформить авансовый отчет при командировках за границу, необходимо в первую очередь уточнить, что, фактически, субъекту его требуется не оформить, а заполнить. Унифицированная форма АО-1 для подобных документов имеется в отделе кадров. Кадровики заранее подготавливают бумаги, которые затем передаются командированному сотруднику для заполнения. Основным нюансом является необходимость приложить все оправдательные документы, ничего не упустив. Именно на основании авансового отчета работнику будут возмещены затраченные средства.

Длительность зарубежной командировки

Начиная с 2017 года были отменены ограничения по длительности командировок за границу. Однако продолжительность деловой поездки должна быть зафиксирована в приказе. Помимо этого, большинством организаций оформляются специальные нормативные акты, в которых фиксируются нюансы направления сотрудников в заграничные командировки.

Длительность командировки обуславливается:

  • экономической целесообразностью;
  • наличием документальных аргументов в подтверждение превышения доходов над расходами ввиду осуществленной поездки.

Если сотрудник пробыл в командировках за рубежом суммарно более 183 дней за предшествующие поездке 12 месяцев, процент

НДФЛ станет 30%, а не 13%.

Порядок оформления командировки сотрудника за границу

Порядок оформления зарубежной деловой поездки и командировки по территории страны существенно не отличаются. Основанием для обеих поездок служит опубликованный приказ руководителя, по факту которого сотрудник направляется на другую территорию для выполнения задания. Однако подобные поездки имеют и отличия, в частности, это проявляется в нюансах и особенностях оформления документов для сотрудника и порядка выплат денежных средств.

Пошаговая инструкция оформления заграничной поездки работника в общем виде заключается в следующем:

  1. Работодатель принимает решение о направлении конкретного подчиненного в командировку за рубеж.
  2. Публикуется соответствующий приказ, в котором будут обозначены цели и задачи поездки.
  3. В случае если это предусмотрено локальными нормативными актами предприятия, выдача командировочного удостоверения.
  4. Извещение работника о наличии такого приказа руководителя, ознакомление подчиненного с ним.
  5. Исчисление будущих затрат на проживание, питание и дорогу, а также суточных, исходя из текущего курса валют.
  6. Осуществление авансовых выплат.

Как отмечалось ранее, заграничная поездка имеет множество нюансов. Поэтому руководителю заранее следует ознакомиться с предложением зарубежной организации и определить, берет ли на себя оппонент часть расходов по командировке. Помимо этого, следует определить наличие у подчиненного заграничного паспорта. Так, если данного документа нет в наличии, порядок оформления зарубежной деловой поездки, фактически, начинается с его получения.

Также расчеты по факту командировки базируются на таких расходах:

  1. Оформление визы подчиненному, если такая необходимость существует.
  2. Бронирование номера отеля, хостела или гостиницы. Также учитываются арендные траты, если сотруднику снимается квартира.
  3. Оформления требуемого пакета документов для исполнения сотрудником своих служебных обязанностей.
  4. Определение объема авансовых выплат, основываясь на предыдущих расчетах будущих трат, а также положенных субъекту суточных.
  5. Исчисление усредненной заработной платы подчиненного за каждый день деловой поездки.
  6. Оплата налогов, в частности, НДФЛ и соответствующих взносов

Также следует отметить, что зарубежная командировка должна проходить те же этапы оформления, что и обычная. Разница заключается только в выплате суточных. Так, командировка за границу на 1 день суточные не предусматривает. То есть, если субъекту не придется ночевать вне дома, то суточные не будут выплачены. Однако остальные затраты на подобную «мобильную» деловую поездку будут возмещены.

Таким образом, оформление командировки за границу имеет множество нюансов и особенностей. Ввиду корректировки законодательства, руководителям предприятий необходимо ознакомиться с нововведениями. Рекомендуется следовать приведенной пошаговой инструкции во избежание неточностей и ошибок в подобном процессе.

(

голос., средний:

из 5)

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Источники:

  1. Нешатаева, Т.Н. Иностранные предприниматели в России – судебно-арбитражная практика / Т.Н. Нешатаева. — М.: Дело, 2016. — 216 c.
Суточные за командировку за границей
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here