Сроки хранения отдельных документов

Сегодня мы предлагаем статью на тему: "Сроки хранения отдельных документов". Наши специалисты постарались полностью раскрыть тему доступным языком. Вопросы вы можете задать нашему дежурному юристу.

Бухгалтерская отчетность и учетные регистрыГодовая бухгалтерская отчетность* Не менее 10 лет Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 135 Перечня Сводная годовая бухгалтерская отчетность* До ликвидации организации** Квартальная бухгалтерская отчетность* Не менее 5 лет (при отсутствии годовой бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет) Месячная бухгалтерская отчетность* Не менее 1 года (при отсутствии годовой, квартальной бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет) Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения и пояснительные записки к ним До ликвидации организации** Пункт 136 Перечня Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы, оборотные ведомости и др.) Не менее 5 лет при условии завершения ревизии или проверки (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий*** Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункты 148 и 168 Перечня Рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной политики Не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз Пункт 2 статьи 17 Закона № 129-ФЗ О тчетность по налогам (сборам) и документы, необходимые для исчисления налогов (сборов)Годовые отчеты по налогам (налоговые декларации) Не менее 10 лет Пункт 170 Перечня Квартальные отчеты по налогам (налоговые декларации) Не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет) Месячные отчеты по налогам (налоговые декларации) Не менее 1 года (при отсутствии квартальных — не менее 5 лет) Счета-фактуры Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий*** Пункт 150 Перечня Книги покупок, книги продаж Не менее полных 5 лет с даты последней записи Пункты 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 Документы, подтверждающие объем налогового убытка прошлых лет, сумма которого перенесена на будущее при расчете налога на прибыль Не менее 4 лет после окончания налогового периода, налоговая база по итогам которого была уменьшена на сумму убытков прошлых лет Пункт 4 статьи 283 НК РФ Документы, подтверждающие объем убытка предыдущих налоговых периодов, сумма которого перенесена на будущее при расчете ЕСХН или налога, уплачиваемого при применении УСН Пункт 5 статьи 346.6 и пункт 7 статьи 346.18 НК РФ Первичные документыПервичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и ТМЦ, накладные, авансовые отчеты и др.) Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий*** Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 150 Перечня Путевые листы Не менее 5 лет Пункт 18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 Лицевые счета работников Не менее 75 лет Пункт 153 Перечня Документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет Пункт 155 Перечня Исполнительные документы Не менее 5 лет Пункт 162 Перечня Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.) Пункт 163 Перечня Документы о недостачах, растратах, хищениях Документы об оплате учебных отпусков Пункт 165 Перечня Документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации До ликвидации организации** Пункт 166 Перечня Документы об амортизационных отчислениях (акты, ведомости, расчеты) Не менее 5 лет Пункт 167 Перечня Документы о приеме-передаче векселей, их оплате или размене Пункт 179 Перечня Документы о ведении валютных и обменных операций, операций с грантами До ликвидации организации** Пункт 181 Перечня Документы об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, ТМЦ (инвентарные описи, акты, ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий) Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий*** Пункт 192 Перечня Договоры и контрактыДоговоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные) Не менее 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения Пункт 186 Перечня Паспорта сделок До ликвидации организации** Пункт 187 Перечня Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета) Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет Пункт 188 Перечня Договоры о материальной ответственности Не менее 5 лет после увольнения материально ответственного лица Пункт 189 Перечня Кадровые документыКоллективный договор До ликвидации организации** Пункт 275 Перечня Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю Не менее 5 лет Пункт 277 Перечня Табели (графики), журналы учета рабочего времени Не менее 1 года**** Пункт 281 Перечня Документы о премировании работников Не менее 5 лет Пункт 293 Перечня Трудовые договоры (контракты, соглашения) Не менее 75 лет Пункт 338 Перечня Личные карточки работников (в том числе временных работников) Не менее 75 лет Пункт 339 Перечня Невостребованные трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и другие личные документы работников До момента востребования, но не менее 50 лет Пункт 342 Перечня Книги, журналы выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним Не менее 50 лет Пункт 358 Перечня Графики предоставления отпусков Не менее 1 года Пункт 356 Перечня Документы по охране трудаАкты, предписания по технике безопасности, документы об их выполнении Не менее 5 лет Пункт 295 Перечня Перечень профессий с вредными условиями труда, утвержденный организацией До замены новым**** Пункт 304 Перечня Списки работающих на производстве с вредными условиями труда Не менее 75 лет Пункт 305 Перечня Табели и наряды работников вредных профессий Не менее 75 лет Пункт 305 Перечня Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний Не менее 45 лет Пункт 312 Перечня Журналы, книги учета профилактических работ, инструктажа по технике безопасности Не менее 10 лет Пункт 316 Перечня Журналы проведения аттестации по технике безопасности Не менее 5 лет Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда (протоколы, ведомости, карты аттестации рабочих мест и др.) Не менее 5 лет (рекомендовано хранить в течение 45 лет) Пункт 332 Перечня и пункт 8 Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 31.08.2007 № 569 Документы по контрольно-кассовой технике (ККТ)Документация по ККТ***** Не менее 5 лет с даты окончания использования ККТ Пункт 14 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 № 470 Использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации Статистические документыГодовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы Не менее 10 лет Пункт 199 Перечня Сводные годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы До ликвидации организации** Полугодовые статистические отчеты и таблицы Не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет) Квартальные статистические отчеты и таблицы Не менее 5 лет (при отсутствии годовых, полугодовых — не менее 10 лет) Месячные статистические отчеты и таблицы Не менее 1 года (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных — не менее 10 лет) * К бухгалтерской отчетности относятся бухгалтерские балансы, приложения к ним, предусмотренные нормативными актами, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности организации (если она подлежит обязательному аудиту) и другие специализированные формы (п. 2 ст. 13 Закона № 129-ФЗ).
** Это следует из положений пункта 2.4.2 Указаний.
*** При возникновении споров, разногласий документы сохраняются до вынесения окончательного решения.
**** Если являются первичными учетными документами, их необходимо хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ).
***** Включает в себя документы, связанные с производством, продажей, технической поддержкой, приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, эксплуатацией и выводом из эксплуатации контрольно-кассовой техники.

Читайте так же:  Наследственное право на руси

Все хозяйственные операции, осуществляемые компанией процессе ее деятельности, требуют необходимого оформления особыми «оправдательными» документами, важных, в первую очередь, для компании как для налогоплательщика. Согласно п. 1 ст. 9 ФЗот 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухучете) ООО, в этом случае, не исключение. За все время работы компании архив ее документов нередко становится достаточно объемным, а потому возникает необходимость документарной ревизии и утилизации некоторых из них. Однако, принимая решение избавиться от некоторых документов, следует помнить о законодательно установленных обязательных сроках их хранения и правилах процедуры утилизации. 

 Порядок хранения документов

Экономический субъект, например ООО, должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. Место хранения документов каждая организация определяет самостоятельно.  Как правило, большинство документов размещается в офисе компании. Однако следует отметить, что ряд документов – протоколы собраний, внутренние документы, документы, подтверждающие права общества на имущество, документ, подтверждающий государственную регистрацию общества, права на имущество, находящееся на его балансе и др. – должны храниться по месту нахождения его единоличного исполнительного органа. (ст. 50 ФЗ от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью») При значительных объемах документации лучшим решением будет выделить специальное место под архив, возможно даже в отдельном помещении, вне офиса компании, куда можно будет перевезти все неиспользуемые в работе документы. Также есть возможность их хранения в электронном виде (ст. 9 и 10 Закона о бухучете; ст. 314 НК РФ). В письме от 24.07.2008 № 03–02–07/1–314 Минфин России разъяснил, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета допускается в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ и при условии, что электронные документы заверены с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Сроки хранения отдельных видов документов ООО

Ст. 29 вышеназванного Закона о бухучете устанавливается общий срок хранения первичных учетных документов и документов бухгалтерского учета – 5 лет после отчетного года. Для определения сроков хранения конкретных видов документов следует обратиться к «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденному приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень). Он посвящен только хранению документов АО, однако из самого наименования, а также из п. 1.1 и 1.2 Перечня следует, что он является общим для всех организаций при осуществлении ими однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от организационно-правовой формы таких организаций. В связи с этим обеспечивать сохранность названных в нем документов и соблюдать сроки (в том числе гражданско-правовых договоров) должно и ООО, что подтверждается и правоприменительной практикой (см. постановление ФАС Поволжского округа от 24.04.2014 № Ф06-4625/13; постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 26.11.2013 № 09АП-38147/13).

Названный Перечень достаточно объемен, а потому в данной статье целесообразно будет выделить лишь основные типы документов, которые используются ООО, указав сроки их хранения:

1) Бухгалтерская отчетность и учетные регистры

  • Годовая бухгалтерская отчетность – не менее 10 лет;
  • Сводная годовая бухгалтерская отчетность – до ликвидации организации;
  • Квартальная бухгалтерская отчетность – не менее 5 лет (при отсутствии годовой бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет);
  • Месячная бухгалтерская отчетность – не менее 1 года (при отсутствии годовой, квартальной бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет);
  • Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы, оборотные ведомости и др.) – не менее 5 лет при условии завершения ревизии или проверки (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий;
  • Годовые отчеты по налогам (налоговые декларации) – не менее 10 лет;
  • Квартальные отчеты по налогам (налоговые декларации) – не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет);
  • Месячные отчеты по налогам (налоговые декларации) – не менее 1 года (при отсутствии квартальных — не менее 5 лет);
  • Счета-фактуры – не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий;
  • Книги покупок, книги продаж – не менее полных 5 лет с даты последней записи.

2) Первичные документы

  • Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и ТМЦ, накладные, авансовые отчеты и др.) – не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий;
  • Путевые листы – не менее 5 лет;
  • Лицевые счета работников – не менее 75 лет;
  • Документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат – не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет;
  • Исполнительные документы – не менее 5 лет;
  • Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.) – не менее 5 лет;
  • Документы об оплате учебных отпусков – не менее 5 лет;
  • Документы об амортизационных отчислениях (акты, ведомости, расчеты) – не менее 5 лет;
  • Документы о приеме-передаче векселей, их оплате или размене – не менее 5 лет;
  • Документы об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, ТМЦ (инвентарные описи, акты, ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий) – не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий.

3) Договоры и контракты

  • Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные) – не менее 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения;
  • Паспорта сделок – до ликвидации организации;
  • Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета) – не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет;
  • Договоры о материальной ответственности – не менее 5 лет после увольнения материально ответственного лица.

4) Кадровые документы

  • Коллективный договор – до ликвидации организации;
  • Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю – не менее 5 лет;
  • Табели (графики), журналы учета рабочего времени – не менее 1 года (если являются первичными учетными документами, их необходимо хранить не менее 5 лет (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ));
  • Документы о премировании работников – не менее 5 лет;
  • Трудовые договоры (контракты, соглашения) – не менее 75 лет;
  • Личные карточки работников (в том числе временных работников) – не менее 75 лет;
  • Невостребованные трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и другие личные документы работников – до момента востребования, но не менее 50 лет;
  • Книги, журналы выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним – не менее 50 лет;
  • Графики предоставления отпусков – не менее 1 года.
Читайте так же:  Каков порядок составления протокола об административном правонарушении?

5) Документы по охране труда

  • Акты, предписания по технике безопасности, документы об их выполнении – не менее 5 лет;
  • Журналы, книги учета профилактических работ, инструктажа по технике безопасности – не менее 10 лет;
  • Журналы проведения аттестации по технике безопасности – не менее 5 лет.

6) Статистические документы

  • Годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы – не менее 10 лет;
  • Сводные годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы – до ликвидации организации;
  • Полугодовые статистические отчеты и таблицы – не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет);
  • Квартальные статистические отчеты и таблицы – не менее 5 лет (при отсутствии годовых, полугодовых — не менее 10 лет);
  • Месячные статистические отчеты и таблицы –не менее 1 года (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных — не менее 10 лет).

Ответственность за нарушение сроков хранения документов ООО

ООО может быть подвергнуто административной и/или налоговой ответственности за непредоставление или отсутствие документов, которые могли быть утрачены из-за неправильного хранения или уничтожены раньше времени:

Административная ответственность, в целом, заключается в наложении штрафов:

  • за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов — штраф для должностных лиц от 300 до 500 руб. (ст. 13.20 КоАП РФ);
  • за неисполнение обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством — штраф для юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб. (ст. 13.25 КоАП РФ);
  • за «грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов» — штраф на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Санкции, предусмотренные налоговым законодательством, аналогично заключаются во взимании штрафов с юридического лица (например, ст. 120, 126 НК РФ).

Срок исковой давности, исходя из анализа законодательства, которым не предусмотрено каких-либо специальных сроков, составляет 2 месяца.

Статья подготовлена 22.12.2016

Татьяна Смирнягина, младший юрист Юридической фирмы «BRACE»

Документы организаций можно условно разделить на две группы:

  • налоговые документы (документы, необходимые для исчисления налогов и страховых взносов) 
  • бухгалтерские документы (в том числе кадровые).

Сроки хранения документов, необходимых для исчисления налогов и страховых взносов

В соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

НОВЫЙ ЗАКОН О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

Важно!

Аналогичное требование установлено пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ для налоговых агентов, которые обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов. Следует отметить, что помимо уплаты НДС и налога на прибыль за иностранных юридических лиц, налоговыми агентами, в частности, выступают работодатели, исчисляющие и уплачивающие НДФЛ.

При переносе убытков на будущее в целях налогообложения прибыли согласно п. 4 ст. 283 НК РФ налогоплательщики обязаны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.

В соответствии с пп. 6 п. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (в ред. от 07.06.2013 г.) плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать в течение шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов.

ЧТО ДЕЛАТЬ В СЛУЧАЕ УТРАТЫ ДОКУМЕНТОВ? 

Сроки хранения бухгалтерских документов

В соответствии со ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 28.06.2013 г.) (далее Закон N 402-ФЗ):

  • первичные учетные документы,
  • регистры бухгалтерского учета,
  • бухгалтерская (финансовая) отчетность ,подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года,
  • документы учетной политики,
  • стандарты экономического субъекта,
  • другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов (т.е. электронные базы), а также проверку подлинности электронной подписи подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Правила организации государственного архивного дела регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 11.02.2013 г.) (далее Закон № 125-ФЗ).

КОНСУЛЬТАЦИЯ БУХГАЛТЕРА

Важно!

Подробный перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержден Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. N 558 (далее – Перечень). 

Перечень содержит сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций и Указания по его применению. В числе разделов, выделяемых в Перечне, в частности присутствует раздел 4 «Учет и отчетность», содержащий подразделы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность». Именно этот документ определяет обязательные для всех организаций сроки хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую. 

ЧТО ДЕЛАТЬ С ДОКУМЕНТАМИ, ЕСЛИ ИСТЕК ИХ СРОК ХРАНЕНИЯ?

Приведем сроки хранения отдельных документов:

  • Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.):

а) сводная годовая (консолидированная), – хранится постоянно (далее – пост. (в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов — не менее 10 лет)).

б) годовая — пост.

в) квартальная — 5 лет, при отсутствии годовой — пост.

  • Бухгалтерская (финансовая) отчетность по МСФО или другим стандартам – пост.
  • Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним — пост.
  • Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) — 5 лет.
  • Регистры бухгалтерского учета, первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.) — 5 лет при условии проведения проверки (ревизии).
  • Счета-фактуры — 4 года.
  • Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах — пост.
  • Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним. Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов — 5 лет.
  • Реестры сведений о доходах физических лиц, ведомости на выдачу дивидендов — 75 лет.
  • Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения — пост.

Порядок хранения бухгалтерских и налоговых документов

В соответствии с п. 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. Согласно п. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Для организации архива должно быть выделено отдельное помещение, оборудованное специальными полками (стеллажами) или глухими шкафами. Если в помещении архива имеются окна, то их следует зашторить или установить жалюзи, в противном случае не удастся предохранить документы от воздействия света, в связи с чем не исключено их выцветание. Окна первого или цокольного этажа целесообразно оборудовать металлическими решетками, кроме того, лучше установить в архиве металлическую дверь. Такие меры позволят избежать несанкционированного проникновения в помещение архива.

Читайте так же:  Заполнение доверенности на транспортное средство

Согласно основным правилам работы архивов организаций, утвержденным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. в архиве организации по результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел: постоянного хранения; временного (свыше 10 лет) хранения; по личному составу; а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Дела с истекшими по Перечню сроками хранения включаются в акт о выделении к уничтожению и подлежат уничтожению.

Следует отметить, что для хранения документов организация может воспользоваться услугами специализированной архивной компании. 

ТРАНСПОРТНЫЕ РАСХОДЫ В ТОРГОВЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ: УЧЕТ И НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ

Ответственность за ненадлежащее хранение бухгалтерских и налоговых документов

Ответственность за невыполнение правил хранения документов может быть административной, налоговой и уголовной.

Согласно ст. 15.11 Кодекса об административных правонарушениях (далее КоАП) нарушение порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 000 до 3 000 руб.

Согласно ст. 13.20 КоАП нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (в т.ч. уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.; на должностных лиц — от 300 до 500 руб. 

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является налоговым правонарушением. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 НК РФ «Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения». Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета. Если эти деяния совершены в течение одного налогового периода – штраф 10 000 руб., если они совершены в течение более одного налогового периода – штраф 30 000 руб. Те же деяния, если они повлекли занижение налоговой базы, влекут взыскание штрафа в размере 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

ВОССТАНОВЛЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

В случаях похищения, уничтожения, повреждения или сокрытия официальных документов, штампов или печатей, совершенных из корыстной или иной личной заинтересованности может наступить уголовная ответственность согласно п. 1 ст. 325 УК РФ — штраф до 200 000 руб. или в размере заработной платы (иного дохода) осужденного за период до 18 месяцев, либо обязательные работы на срок до 480 часов, либо исправительные работы на срок до 2 лет, либо принудительные работы на срок до 1 года, либо арест на срок до 4 месяцев, либо лишение свободы на срок до 1 года. 

Каждая организация обязана хранить бухгалтерские документы. Сохранность документов обеспечивает руководитель организации.

 Статьи 11, 29 Закона «О бухгалтерском учете».

В ходе деятельности любого предприятия образуется большое количество документов – договоры, внутренние локальные акты, бухгалтерские документы, налоговая отчетность, документы по кадрам и многие другие. Некоторые из них предприятие обязано хранить определенное количество лет, некоторые может уничтожить в случае их ненадобности.

При содействии специалистов Центрального государственного архива Республики Узбекистан и Управления по архивному делу г.Ташкента нами разработаны рекомендации по хранению бухгалтерских документов. Думаем, они будут практически полезны нашим читателям.

ХРАНИТЕ ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Созданные на предприятии и полученные от партнеров первичные документы со временем теряют свое практическое применение и накапливаются в бухгалтерии. Но это не означает, что их можно выбросить, уничтожить или сдать в пункт приема макулатуры.

Первичные документы имеют свои сроки хранения, установленные законодательством. К примеру, документы, необходимые для определения объектов налогообложения и исчисления налогов, должны храниться не менее 5 лет (ст.41 НК). Такой же срок хранения применяется и к другим документам, связанным с организацией и ведением бухгалтерского учета (ст.29 З-на о бухучете).

Для ряда документов установлены и более длительные сроки хранения. К примеру, документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты, должны храниться не менее 75 лет.

Руководитель организации обязан обеспечить сохранность документов в течение всего срока их хранения. Для этого из числа штатных сотрудников бухгалтерии приказом руководителя назначьте ответственное лицо, которое будет следить за комплектацией и сохранностью документов.

Если бухгалтерских документов много, можно назначить несколько ответственных лиц, каждое из которых будет отвечать за документы своего участка (направления). Например, по хозяйственным договорам, входящим и исходящим счетам-фактурам, банковской документации и т.д.

КОМПЛЕКТУЙТЕ ДОКУМЕНТЫ ПО ВИДАМ

Первичные документы, обработанные бухгалтерией, комплектуйте по видам в отдельные папки или регистры. Поименуйте папки: например, документы по учету основных средств, по учету материалов, по учету труда и заработной платы и т.д.

Документы подшивайте в хронологическом порядке: снизу вверх. Это удобно, когда в папку необходимо добавить следующий документ с более поздней датой.

Первичные документы по учету денежных средств (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами и другие) необходимо переплести. В одной подшивке могут содержаться документы за месяц или за квартал в зависимости от их количества (п.27 Положения, рег. МЮ №1297 от 14.01.2004г.).

ОРГАНИЗУЙТЕ МЕСТО ХРАНЕНИЯ

Законченные делопроизводством (исполненные, оплаченные и не используемые в текущей деятельности) первичные документы, включенные в бухгалтерскую и налоговую отчетность, храните отдельно от текущих.

Крупные предприятия, имеющие в обороте большое количество документов, могут создать для их хранения ведомственный архив – отдельное структурное подразделение. При создании ведомственного архива нужно руководствоваться Типовым положением о ведомственном архиве в органах государственной власти и управления, предприятиях, учреждениях и организациях Республики Узбекистан (прил. №4 к ПКМ №482 от 30.10.1999г.).

Не все предприятия имеют возможность создать ведомственный архив как отдельное структурное подразделение (ограниченный штат, арендованный офис). Такие предприятия в зависимости от документооборота могут хранить документы в самой бухгалтерии либо выделить для этого отдельную комнату или ее часть.

Если документы негде хранить, их можно сдать в архивные учреждения на временное (депозитарное) хранение. Архивы оказывают такие услуги на платной договорной основе.

СОЗДАЙТЕ ОПТИМАЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ

Условия хранения документов должны отвечать противопожарным, охранным и санитарно-гигиеническим нормам в течение всего срока их хранения.

Не допускайте хранения документов в помещениях с высокой влажностью, не защищенных от прямого попадания солнечных лучей и атмосферных осадков.

Во избежание порчи храните документы отдельно от химических, легковоспламеняющихся, горючих и взрывоопасных материалов.
Место хранения оборудуйте специальными средствами хранения и перемещения документов: стеллажами, шкафами, сейфами и др.

ОСОБЕННОСТИ ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

К срокам хранения электронных документов предъявляются такие же требования, как и к бумажным.

Обработанные электронные документы можно заархивировать и хранить на самом компьютере. При этом желательно иметь их электронную архивную копию на внешнем носителе: USB-флешке, CD-дисках или съемном жестком диске.

При этом в предусмотренных законодательством случаях (например, при проверках контролирующими органами, при судебных разбирательствах и т.п.) должна быть предусмотрена возможность выдачи и использования копий электронных документов на бумажном носителе.

В частности, такие требования предъявляются к электронной финансовой и налоговой отчетности (Положение, рег. МЮ №2808 от 12.07.2016г.).

Учитывая возможные форс-мажорные обстоятельства (отсутствие электричества, интернет-соединения, порча электронного носителя и т.д.), которые могут помешать воспользоваться электронными документами, целесообразно иметь их архивную копию на бумажном носителе.

Из налоговой и финансовой отчетности на бумажный носитель можно скопировать только годовые отчеты (при отсутствии годовых – квартальные или месячные). Если сдавались уточненные расчеты, достаточно иметь копию последнего уточненного расчета за отчетный год.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ

Каждый документ имеет свой срок хранения. Он зависит от значимости документа и его востребованности в будущем.

Читайте так же:  Облагается ли НДС программное обеспечение

Различают документы c временным и постоянным сроками хранения.

К документам временного хранения относятся документы, имеющие определенный срок хранения – 1 год, 5, 10, 75 лет и т.д.

Документы постоянного хранения не имеют сроков хранения. Они бессрочные, их уничтожать нельзя.

Для некоторых  документов сроки хранения установлены на законодательном уровне. Например:

● первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовая и иная отчетность, а также другие документы, связанные с организацией и ведением бухучета, подлежат хранению не менее 5 лет (ст.29 З-на о бухучете);

● документы (в том числе на электронных носителях), являющиеся основанием для определения объектов налогообложения и исчисления налогов и других обязательных платежей, должны храниться до истечения срока исковой давности по налоговому обязательству, то есть не менее 5 лет (ст.41 НК). Такие же сроки хранения применяются и к налоговой отчетности (ст.47 НК).

Сроки хранения документов для предприятий отдельных сфер деятельности утверждены их регуляторами (вышестоящими организациями). Например, сроки хранения документов:

● коммерческих банков указаны в Перечне, утвержденном Центральным банком и Главным архивным управлением при КМ (рег. МЮ №951 от 26.07.2000г.);

● профессиональных участников рынка ценных бумаг – в Положении, утвержденном приказом гендиректора ЦККФРЦБ (рег. МЮ №1915 от 7.03.2009г.).

Другим организациям, не входящим в структуру какого-либо министерства или ведомства, при определении сроков хранения документов Центральный государственный архив рекомендует руководствоваться Типовым перечнем управленческих документов, образующихся в деятельности организаций Республики Узбекистан, с указанием сроков хранения.

ТИПОВОЙ ПЕРЕЧЕНЬ

Типовой перечень управленческих документов разработан и утвержден Агентством «Узархив» в 2011 году. На сегодняшний день этот Перечень не является официальным документом (он не зарегистрирован в Минюсте). Агентством принимаются меры по присвоению ему статуса нормативно-правового акта.

Но специалисты Центрального госархива считают, что соблюдение сроков хранения документов, указанных в Перечне, обязательно для всех организаций независимо от формы собственности. Так как его обязательное применение предусмотрено пунктом 19 Положения о порядке проведения экспертизы ценности документов (рег. МЮ №2347 от 29.03.2012г.). О том, когда и для чего проводится экспертиза ценности документов, мы рассмотрим ниже.

Министерства и ведомства на основании Типового перечня разрабатывают свои отраслевые перечни документов с указаниями их сроков хранения с учетом специфики деятельности. При этом в отраслевых перечнях сроки хранения документов не должны быть меньше сроков, установленных Типовым перечнем.

Организация, входящая в структуру того или иного министерства или ведомства, должна руководствоваться соответствующим отраслевым перечнем (если таковой имеется). А организации, не принадлежащие к какой-либо отрасли, могут применять указанный Перечень.

В таблице приведены основные бухгалтерские документы и сроки их хранения по Типовому перечню. С полным перечнем документов с указанием сроков их хранения можно ознакомиться в ЭСС «Практическая бухгалтерия» и на сайте nrm.uz.

(выдержка из Типового перечня)

Номер

статьи

Виды

документов

Сроки

хранения документов

Примечание

Бухгалтерские отчеты и балансы организации, объяснительные записки к ним:

а) сводные годовые

Постоянно

б) годовые

Постоянно

в) квартальные

5 лет

При отсутствии годовых – постоянно

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, объяснительные записки к ним

Постоянно

Аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к балансам и отчетам (годовым)

Постоянно

Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов

5 лет

Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, извещения банков и переводные требования; выписки банков, выписки из валютных счетов, блок-счета, авизо, наряды

на работу, табели, акты о приеме и сдаче и списании имущества и материалов, счета-фактуры, корешки чековых книжек, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты, товарные отчеты и др).

5 лет

При условии завершения ревизий.

В случае возникновения споров, разногласий, следственных

и судебных дел сохраняются

до вынесения окончательного решения

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости

Видео (кликните для воспроизведения).

5 лет

При отсутствии лицевых счетов – 75 лет

Инвентарные карточки и книги учета основных средств

5 лет

После ликвидации основных средств

Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности)

5 лет

При условии завершения ревизий

Учетные регистры (главная книга, журналы, мемориальные ордера, разработочные таблицы и др.)

5 лет

При условии завершения ревизий.

В случае возникновения споров, разногласий, следственных

и судебных дел сохраняются

до вынесения окончательного решения

Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ, счета-фактуры

5 лет

Справки, представляемые в бухгалтерию на оплату учебных отпусков, получение льгот по налогам и другое

5 лет

Документы (протоколы, акты, отчеты) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценки стоимости имущества организации

Постоянно

Отчеты по налогам:

Постоянно

3 года

1 год

При отсутствии годовых – постоянно.

При отсутствии квартальных –

5 лет

а) годовые

б) квартальные

в) месячные

Документы (заявки, акты, справки, переписка) по валютным вопросам

5 лет

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей

5 лет

При условии завершения ревизий.

В случае возникновения споров, разногласий, следственных

и судебных дел сохраняются

до вынесения окончательного решения

Акты, ведомости определения износа основных средств

Постоянно

Паспорта зданий, сооружений и оборудования

5 лет

После ликвидации основных средств

Документы (акты, справки, информации, докладные записки) о проведении ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.

5 лет

При условии завершения ревизий.

В случае возникновения споров, разногласий, следственных

и судебных дел сохраняются

до вынесения окончательного решения

Договоры, соглашения (хозяйственные, операционные)

5 лет

После истечения срока действия договора при условии завершения ревизий

Договоры, трудовые соглашения с частными лицами на разовые работы

75 лет

Договоры о материальной ответственности

5 лет

После увольнения материально-ответственного лица

Переписка о выдаче и возврате ссуд

5 лет

После погашения ссуды

Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах

3 года

После снятия с учета

Оперативные отчеты о расходовании иностранной валюты на загранкомандировки

10 лет

ЕСЛИ ИМЕЮТСЯ РАСХОЖДЕНИЯ В СРОКАХ

В Типовом перечне сроки хранения некоторых документов отличаются от сроков, установленных законодательством.

Например:

1) по указанному Перечню годовые налоговые отчеты подлежат постоянному хранению, квартальные – в течение 3 лет, а месячные – 1 год (ст.344 Перечня). Когда как статьей 47 НК предусмотрен 5-летний срок хранения налоговой отчетности.[1]

По мнению специалистов Центрального госархива, в течение 5 лет налоговая отчетность должна храниться в налоговых органах и у налогоплательщика. После истечения этого срока и при условии завершения ревизий годовые налоговые отчеты должны быть переданы в госархив на постоянное хранение;

2) в Типовом перечне к срокам хранения бухгалтерских документов по хозяйственным операциям (5 лет) установлены дополнительные условия – при завершении ревизий. Это означает, что если на предприятии ревизия не проводилась (а это возможно при нынешней налоговой политике), то документы подлежат хранению более длительный срок, чем это установлено законодательством.

Специалисты Центрального госархива пояснили, что хранить документы необходимо в течение сроков, установленных законодательством, но не менее сроков, указанных в Типовом перечне. Руководитель организации может самостоятельно принять решение уничтожать документы по истечении установленных сроков либо придерживаться сроков Типового перечня. И в случае возникновения споров, разногласий, следственных или судебных дел руководитель организации будет нести персональную ответственность за сохранность документов.

С КАКОГО МОМЕНТА ИСЧИСЛЯЕТСЯ СРОК ХРАНЕНИЯ

Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их срока действия.

Если срок действия документа закончился в 2017 году, исчисление его срока хранения начинается с 1 января 2018 года. Например, договор на оказание услуг заключен на 3 года в мае 2014 года. Срок действия договора истек в мае 2017-го. Значит, срок его хранения будет исчисляться с 1 января 2018 года. Хранить мы его обязаны до 1 января 2023 года.

Читайте так же:  Понятие и виды диспозиций и санкций

Если счет-фактура составлен 3 января 2011 года, то установленный срок его хранения – 5 лет – начинается с 1 января 2012 года и истекает 2 января 2017-го.

Годовую налоговую отчетность за 2016 год юрлица обязаны представить не позднее 15 февраля 2017 года (предприятия с иностранными инвестициями – не позднее 25 марта). Установленный 5-летний срок хранения годовой налоговой отчетности за 2016 год будет начинаться с 1 января 2018 года и истечет 2 января 2023 года.

В КАКИХ СЛУЧАЯХ ДОКУМЕНТЫ ПЕРЕДАЮТСЯ В АРХИВ

До истечения сроков хранения первичные документы должны храниться на предприятии.

Документы передаются в государственный архив в 2 случаях:

● при ликвидации предприятия;

● по истечении сроков хранения документов в ведомственном архиве. Это в основном касается документов Национального архивного фонда (НАФ). О документах НАФ мы расскажем отдельно.

Когда предприятие ликвидируется, то документы подлежат сдаче в госархив в обязательном порядке (ст.41 НК). Ликвидированное юрлицо исключается из госреестра юридических лиц только при наличии документа, подтверждающего передачу документов учреждениям Агентства «Узархив» (п.23 Положения, прил. №1 к ПКМ №482).

В госархив передаются документы постоянного хранения, по личному составу и срок хранения которых не истек.

Например, все процедуры по ликвидации организации (ревизия, взаиморасчеты с бюджетом, закрытие счетов в банке и т.д.) закончены в июле 2017 года. В госархив организация должна будет сдать:

√ документы постоянного хранения (согласно Типовому пе­речню);

√ кадровые документы и документы, связанные с оплатой труда, срок хранения которых 75 лет;

√ первичные бухгалтерские документы за 2012–2017 годы;

√ налоговую отчетность за 2011–2017 годы;

√ другие документы с не истекшим сроком хранения.

При сдаче электронных документов на хранение в госархив носитель электронных документов передается в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести.

В КАКОЙ АРХИВ СДАЮТСЯ ДОКУМЕНТЫ

При ликвидации предприятия документы передаются на хранение именно в государственный архив. В частные архивы их сдавать нельзя.

Такие требования установлены статьей 41 НК, статьей 5 Закона «Об архивном деле», пунктом 33 Положения о порядке добровольной ликвидации и прекращения деятельности субъектов предпринимательства (утв. ПП-630 от 27.04.2007г.), пунктом 12 Положения о Национальном архивном фонде Республики Узбекистан (прил. №1 к ПКМ №482) и другими нормативными актами.

В Узбекистане функционируют госархивы (и их филиалы) рес­публиканского, областного и городского значения. Рекомендуется сдавать документы на хранение в ближайший государственный архив. Такая норма практикуется архивами в целях создания условий для пользователей архивной информацией (то есть для физических и юридических лиц).

ОТБОР ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ СДАЧИ В АРХИВ

Перед сдачей в архив все документы подвергаются экспертизе на их ценность. Экспертиза проводится с целью отбора документов для дальнейшего хранения.

Она проводится специальной экспертной комиссией, которая создается на предприятиях всех форм собственности. Комиссия организует и проводит экспертизу ценности документов, подготовку их к передаче в архив или уничтожению.

Комиссия назначается приказом руководителя организации из квалифицированных специалистов под председательством одного из руководящих работников. В ее состав обязательно включаются работники бухгалтерии, делопроизводства, заведующий архивом (если в организации имеется архив). Для всех предприятий, кроме малых, рекомендовано включать в комиссию также представителя архивного учреждения.

Предприятия, не имеющие своего ведомственного архива и, соответственно, завархивом, в комиссию могут включить лиц, ответственных за комплектование и хранение документов.

Отбор документов проводится в соответствии с Положением о порядке проведения экспертизы ценности документов (рег. МЮ №2347 от 29.03.2012г.).

В процессе экспертизы документы разделяются на следующие группы:

● документы постоянного хранения;

● ценные и уникальные документы (если таковые имеются);

● документы с не истекшим сроком хранения более 10 лет;

● документы с не истекшим сроком хранения менее 10 лет;

● документы, подлежащие уничтожению.

Каждая группа документов (кроме подлежащих уничтожению) подшивается в дела не более 250 листов и толщиной не более 4 см.

По каждой группе документов, передаваемых на архивное хранение, оформляются описи дел (документов) в 3 экземплярах.

По уничтожаемым документам оформляется акт о выделении документов на уничтожение.

Передача документов в архив оформляется актом приема-передачи документов на хранение (по форме прил. №1 к Положению, прил. №1 к ПКМ №101 от 5.04.2012г.). Акт составляется в 2 экземплярах. Один остается в архиве, другой – в организации (источнике комплектования). Вместе с архивными документами в архив передаются 3 экземпляра описи дел (документов).

УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Выделенные к уничтожению документы можно передать на утилизацию или сдать в пункты приема макулатуры. В этом случае при передаче документов оформляется накладная, где указываются дата, вес и количество передаваемой бумаги.

Уничтожаемые документы могут содержать конфиденциальную информацию или сведения. Организации, не желающие передавать документы в переработку в целом (читаемом) виде, могут предварительно измельчить их шредером.

Измельчение большого количества бумаги бытовым шредером займет много времени. В этом случае можно передать документы предприятиям, использующим бумагу в качестве вторсырья и применяющим для измельчения бумаги промышленное оборудование. В присутствии комиссии или ответственных лиц организации можно проследить за процессом уничтожения (измельчения) переданных документов.

Уничтожать документы путем сжигания законодательством не запрещено. При этом необходимо соблюсти все меры противопожарной безопасности. Организации, имеющие собственную котельную, могут использовать уничтожаемые документы в качестве топлива.

Выбранный способ уничтожения необходимо указать в акте уничтожения документов.

УЧЕТ РАСХОДОВ НА ХРАНЕНИЕ

В бухучете расходы, связанные с организацией и хранением архивных документов, списываются на расходы периода и отражаются на счете 9420 «Административные расходы» (Инструкция, прил. №2  к НСБУ №21, рег. МЮ №1181 от 23.10.2002г.).

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ПРАВИЛ ХРАНЕНИЯ

Законодательством не предусмотрены прямые меры ответственности за нарушение именно правил хранения документов. Но так как сроки хранения документов установлены Законом «О бухгалтерском учете» (ст.29), необеспечение их сохранности в течение этих сроков будет квалифицироваться как нарушение законодательства о бухучете.

Отсутствие бухгалтерских документов (без уважительной причины) может быть расценено как их умышленное уничтожение. За это должностные лица организации (руководитель, главный бухгалтер) могут быть привлечены к административной ответственности по статье 175-1 «Нарушение порядка ведения бухгалтерского учета и отчетности» КоАО с наложением штрафа в размере:

● от 5 до 10 МРЗП – за первое нарушение;

● от 10 до 20 МРЗП – за повторное нарушение в течение года после применения административного взыскания.

Уничтожение документов, подтверждающих реализацию товаров (работ, услуг), также считается одним из признаков умышленного сокрытия, занижения прибыли (дохода) или других объектов налогообложения (п.6 пост. ПВС №8 от 31.05.2013г.). При подтверждении факта умышленного уничтожения документов должностные лица организации могут быть привлечены и к уголовной ответственности по статье 184 «Уклонение от уплаты налогов или других обязательных платежей» УК.

Музаффар МИРЗАГАНИЕВ, эксперт «Norma Online». 

Видео (кликните для воспроизведения).

Источники:

  1. Барковский, Н.Д. История государственного банка СССР в документах / ред. М.С. Атлас, Н.Д. Барковский, Ю.М. Виноградов, и др.. — М.: Финансы, 2017. — 748 c.
  2. Свиридов, О. Ю. Деньги, кредит, банки / О.Ю. Свиридов. — М.: Издательский центр «МарТ», ИКЦ «МарТ», 2015. — 480 c.
Сроки хранения отдельных документов
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here