Состав и реквизиты управленческих документов

Сегодня мы предлагаем статью на тему: "Состав и реквизиты управленческих документов". Наши специалисты постарались полностью раскрыть тему доступным языком. Вопросы вы можете задать нашему дежурному юристу.

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляр-образец».

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» определяет 30 реквизитов для организационно-распорядительных документов, входящих в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Реквизиты управленческих документов:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату доку­мента;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 -отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Схема расположения реквизитов на документах

Состав и реквизиты управленческих документов 66

Стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении документов. В конкретном документе будет только часть реквизитов, место для которых очерчено графически.

Реквизит 01 Государственный герб Российской Феде­рации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом.

Реквизит 02 Герб субъекта Российской Федерации оформляют на бланках документов в соответствии с право­выми актами субъектов Российской Федерации. Диаметр изображения герба не должен превышать 20 мм.
Реквизит 03 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) используют на бланках организаций всех форм собственности в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если

на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Оформляется в соответствии с Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров».

Реквизит 04 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по Общероссийскому классификатору органов государственного управления (ОКОГУ). Код служит для электронной идентификации автора документа.

Реквизит 05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. В соответствии с Федеральным законом “О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей” данный реквизит указывается во всех документах этого юридического лица наряду с его наименованием и включает 13 знаков.

Реквизит 06 Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Реквизит Код формы документа проставляют на бланке по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Реквизит 08 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименова­нию, закрепленному в её учредительных документах и указывается обязательно вне зависимости от того изготовлен документ на бланке или без него.

Под полным наименованием организации указывают в скобках сокращенное. При необходимости над наименованием организации помещается наименование выше­стоящего ведомства.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования органи­зации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. Внутренние документы оформляются чаще всего без использования бланка, но данный реквизит должен обязательно указываться.

Реквизит 09 Справочные данные об организации вклю­чают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, сче­тов в банке, адрес электронной почты и др.).

Реквизит 10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренными ОКУД (класс 0200000- УСОРД). В письме наименование вида документа не указывают.

Реквизит 11 Дата документа. Дата официального документа– реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликованияi. Датой распорядительного документа является дата его подпи­сания, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если автора­ми документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, например: 05.01.2000. Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2000.01.05.

Можно использовать словесно-цифровой способ оформления да­ты (без кавычек), например: 1 марта 2000 г.

Реквизит 12 Регистрационный номер — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное документу при его регистрации. документа состоит из его порядкового номера, который можно допол­нить по усмотрению организации индексом структурного подразделения, индексом дела по номенк­латуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. сведениями например,01- 07/5.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регист­рационных номеров документа каждой из этих организа­ций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например, 90/97.

Реквизит 13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату доку­мента, на который дается ответ и оформляется только на бланке письма.

Реквизит 14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справоч­ные данные об организации». Место составления или изда­ния указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только обще­принятые сокращения. Местом составления или издания организационно-распорядительных документов считается место регистрации юридического лица.

Реквизит 15 Адресат. В качестве адресата могут быть организа­ции, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее струк­турного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Минюст России

Управление систематизации законодательства

Должность лица, кому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

ООО «Элитгаз»

Бухгалтерия

Старшему экономисту

В.В. Чайкову

или

Генеральному директору

ЗАО «Тюменьводоканал»

В.Д. Корытову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Кировской области

В состав реквизита «Адресат» при необходимости мо­жет входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной пра­вилами, оказания услуг почтовой связи (пункт 23).

Документ не должен содержать более четырех адреса­тов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертыми ад­ресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Всероссийский нефтяной научный

аналитический центр

недропользования

Гагарина проспект, д. 2

Москва, 10500

При адресовании документа физическому лицу указы­вают инициалы и фа-

милию получа­теля, затем почтовый адрес, например:

Читайте так же:  Какие элементы включает в себя современная дорога?

К.В.Перову

Ул. Ленина, д.2, кв.20

Тюменская обл., Ишимский р-н,

г.Ишим, 625034

Каждая составная часть реквизита «адресат» печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1,5-2 межстрочными интервалами. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Реквизит 16 Гриф утверждения документа: реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), коллегиальным органом или специально издавае­мым документом. При утверждении документа должност­ным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек – прописными буквами, без двоеточия), наименования долж­ности лица, утверждающего документ, его подписи, инициа­лов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО «МТС»

Личная подпись А.А. Стюрин

11.03.2010

При утверждении документа несколькими должност­ными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа коллегиальными органами, постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО без кавычек (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), наимено­вания утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Заседанием общего собрания акционеров

Протокол

от 12.07.2007 №15

или

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Председателя

Правления банка

от 29.09.2009 № 41

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Допускается в реквизите «гриф утверждения» центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Реквизит 17 Резолюция документа: реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Резолюция пишется на документе соответ­ствующим должностным лицом и включает фамилии испол­нителей, содержание поручения, сроки исполнения, подпись руководителя и дату подписания резолюции, например:

В.В.Кировой

П.Е.Шахмартовой

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой «Фаворит»

к 15.07.2008

Фалеев Д.Г.

15.06.2008

Допускается оформление резолюции на отдельном листе (на бумаге формата А6).

Реквизит 18 Заголовок к тексту официального документа: реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Заголовок согласуется с наименова­нием вида документа и может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Акт ревизии;

(кому?), например:

Должностная инструкция секретарю-референту.

К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять. Заголовок располагают слева сразу от полей над текстом, отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Сам заголовок должен содержать не более 28 знаков и печататься через 1 интервал, если состоит из двух строк.

Реквизит 19 Отметка о контроле — это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль», на левом поле документа на уровне заголовка к тексту.

Реквизит 20 Текст официального документа: информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодатель­ством Российской Федерации и субъектов Российской Феде­рации о государственных языках. Тексты пишут только на русском языке при направлении их:

— на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Феде­рации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации;

— в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели состав­ления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст мо­жет содержать одну заключительную часть (например, при­казы -распорядительную часть без констатирующей; пись­ма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных доку­ментов, указывают их реквизиты: наименование докумен­та, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряже­ние и т.д.) организаций, действующих на принципах едино­началия, а также в документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных орга­нов текст излагают от третьего лица единственного числа («приказывает», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст из­лагают от первого лица множественного числа («приказы­ваем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множест­венного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объедине­ния входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

Текст печатают отступив 2-4 интервала от реквизита «заголовок к тексту», через 1,5 межстрочных интервала с абзаца если текст не делится на подразделы

Реквизит 21 Отметку о наличии приложения, назван­ного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких прило­жений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение об Управлении региональ­ного кредитования на 5 л. в 2 экз.

  1. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного доку­мента, его даты и регистрационного номера, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к приказу директора Института

от 20.02.2007 №420

Допускается слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, дату, регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Минсвязи от 15.07.2008 №02-3/127 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2-4 интервала) от левого поля.

Реквизит 22 Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В состав реквизита «Подпись» входят: наи­менование должности лица, подписавшего документ (пол­ное, если документ оформлен не на бланке документа, и сок­ращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Исполнительный директор

АОЗТ «Инвест» Петренко Н.А. Петренко

или

Исполнительный директор Петренко Н.А. Петренко

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должност­ными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой долж­ности, например:

Генеральный директор Личная подпись А.М. Волков

Главный бухгалтер Личная подпись И.И. Петрова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязан­ности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись В.И. Духов

Читайте так же:  Установленные сроки оформления пособий

Члены комиссии Личная подпись Л.М. Архипова

Личная подпись П.С. Колова

Личная подпись В.В. Рыськов

Документ может быть подписан исполняющим обязан­ности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Достоверность документов в электронной форме заверяются электронной цифровой подписью- реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Реквизит 23 гриф согласования: Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согла­совывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фами­лии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Директор страховой компании

ООО «Согласие»

Личная подпись Ф.П.Обухов

14.06.2007

Данный реквизит оформляется при внешнем согласовании документа с другими организациями на последнем листе проекта или на отдельном листе согласования.

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО или СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии Протокол заседания

Технических наук Правления страховой

от 16.08.2006 №328-507 компании «Согласие»

от 11.09.2006 №11

Реквизит 24 Виза согласования документа: реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Согласование документа в пределах одной организации оформляют визой, которая включает наименование должности и подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; например:

Начальник юридического отдела

Видео (кликните для воспроизведения).

Костюченко А.В. Костюченко

17.12.2007

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Москвин С.А. Москвин

17.12.2007

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз распоряди­тельного документа на отдельном листе, по усмотрению организации допускается полистное визирование документа.

Реквизит 25 Оттиск печати представляет изображение клише печати на бумаге, которым заверяют подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Например, документы, удостоверяющие права лиц, фиксирующие факты, связанные с финансовыми средствами и др.

Документы заверяют печатью организации. Принято составлять индивидуальный для каждой организации список документов, на которых проставляется печать.

Реквизит 26 Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии доку­мента подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставля­ют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заве­рившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Начальник отдела снабжения

Шадрин Г.В. Шадрин

08.04.2009

Допускается копию документа заверять печатью. Это необходимо делать, если документ представляется в другие организации. В ряде случаев законодательство регламентирует заверение копий нотариально (устав, лицензия и др.).

Реквизит 27 Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу на 2-4 интервала ниже реквизита «подпись», печатают от левого поля, например:

Н.К. Гуськов

922 55 50

Реквизит 28 Отметка об исполнении документа и нап­равлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении: слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется от руки и должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ:

Подготовлено письмо от 15.03.2009 №15/08-16

В дело № 08-06,

Должность

Подпись Л.Д. Маньков

Дата

Реквизит 29 Отметка о поступлении документа в орга­низацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты) и проставляется в правом углу нижнего поля первого листа.

Допускается отметку о поступлении документа в орга­низацию проставлять в виде штампа. В штампе указывается наименование организации, наименование структурного подразделения (канцелярия), номер (индекс входящего документа) и дата поступления.

Реквизит 30 Идентификатор электронной копии может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Отметка (колонтитул) проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и предназначена для автоматического поиска и контроля информации.

Основным объектом изучения в делопроизводстве является документ, а также процессы работы с ним. Документ (от лат. documentum — поучительный пример, свидетельство) — это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве.

Используемую в сельскохозяйственных предприятиях документацию принято классифицировать по отдельным признакам однородности:

— по месту составления документы делятся на внутренние (приказы, распоряжения, протоколы и т.д.), составленные и используемые внутри предприятия и внешние (деловые письма, телеграммы, указания вышестоящих органов) полученные предприятием или направленные им за его пределы;

— по содержанию документы бывают простые (заявление о приеме на работу), охватывающие содержание одного вопроса и сложные (протоколы заседаний общего собрания), составленные по нескольким вопросам;

— по форме документы подразделяются на общие (протоколы, заявления, просьбы и т.д.), стандартные (командировочные удостоверения, доверенности на получение материальных ценностей и т.д.) и типовые (типовые договоры, инструкции и т.д.);

— по срокам использования документы бывают срочные (для которых установлен срок исполнения или документ имеет отметку «срочно», телеграммы, телефонограммы) и несрочные (составляются в порядке общей очереди);

— по степени гласности документы делятся на секретные (имеющие пометку о секретности) и несекретные;

— по степени подлинности различают подлинники (документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный), дубликаты (выдается при утере подлинника и имеет одинаковую с ним юридическую силу), копии (точное воспроизведение подлинника), выписка (может воспроизводиться только часть документа; выписки не подписываются должностными лицами, а только заверяются);

Копии различаются также в зависимости от того, каким образом они удостоверены.

Нотариальные копии — соответствие подлиннику подтверждено официальным должностным лицом — нотариусом

Официально заверенные копии — соответствие подлиннику подтверждается другими должностными лицами и сопровождается формальностями (ставится печать и подпись должностного лица).

Простые заверенные копии — удостоверенные без соблюдения необходимых формальностей (нет печати), в том числе заверенные частными лицами.

Незаверенные копии — не имеющие подтверждения в том или ином виде о своем соответствии подлиннику.

— по происхождению различают официальные (служебные) и личные документы;

Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным (управленческим).

Личный документ — официальный документ, удостоверяющий личность человека, его права, обязанности, служебное или общественное положение и который может содержать другие сведения биографического характера.

— по видам деятельности документы делятся на организационно-распорядительные (административные), финансово-расчетные, трудовые, технологические и технические, планово-экономические и научные;

Читайте так же:  Защита от радиации: простые способы и методы

— по срокам хранения документы подразделяются на постоянные, долговременные (срок хранения свыше 10 лет) и временные (срок хранения до 10 лет).

В состав каждого документа входит ряд элементов (реквизитов): текст, название вида, автор, адресат, дата, подпись и др. Основным реквизитом документа является его текст — «речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи».

Реквизит — это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени.

До 1 июля 2005 г. все организации при оформлении организационно-распорядительных документов использовали принятый в 1995 г. Государствен­ный стандарт Республики Беларусь «Унифицированные системы докумен­тации. Система организационно-распорядительной документации. Требова­ния к оформлению документов» (СТБ 6.38-95) (приложение 1).

За период действия СТБ 6.38-95 в законодательной базе Республики Бе­ларусь произошли изменения, в том числе расширилось использование со­временных компьютерных технологий, что потребовало изменений ряда существующих требований к оформлению организационно-распорядитель­ных документов (ОРД).

Постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертифика­ции при Совете Министров Республики Беларусь от 21 января 2004 г. № 69 «Об утверждении, введении в действие, изменении и отмене технических нор­мативных правовых актов в области стандартизации» утвержден новый Госу­дарственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицирован­ные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт СТБ 6.38-2004 вводится в действие с 1 июля 2005 г .

При разработке нового СТБ 6.38-2004 учтены накопленный опыт, тради­ции и практика работы с документами в организациях. С целью обеспечения преемственности правил оформления документов сохранены основные положения СТБ 6.38-95. В СТБ 6.38-2004 также сохранен действующий важ­нейший принцип унификации документов на основе единой схемы (моде­ли) расположения реквизитов в документах.

При оформлении организационно-распорядительных документов используется следующий состав реквизитов (новый стандарт).

СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ:

1 — Государственный герб Республики Беларусь;

2 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

3 — код организации: код ОКОГУ по для министерств и других орга­нов управления, код ОКЮЛП по для других организаций;

4 — код документа по ;

5 — наименование вышестоящей организации;

6 — наименование организации;

7 — наименование структурного подразделения;

8 — почтовый адрес отправителя;

9 — коммуникационные и коммерческие данные;

10 — название вида документа;

11 —дата;

12 — регистрационный индекс;

13 — ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

14 — место составления или издания;

15 — гриф ограничения доступа;

16 — адресат;

17 — гриф утверждения;

18 — резолюция;

19 — заголовок к тексту;

20 — отметка о контроле;

21 —текст;

22 — отметка о наличии приложения;

23 — подпись;

24 — гриф приложения;

25 — гриф согласования;

26 — визы;

27 — печать;

28 — отметка об исполнителе;

29 — отметка о заверении копии;

30 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31 — отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих доку­ментов);

32 — отметка о переносе данных на машинный носитель.

Вместе с тем в новом стандарте изменился состав 7 реквизитов (2,3,11,15,22,24,28) и некоторые требования к их оформлению.

Характеристика дается документу различными реквизитами в разных масштабах, они дополняют друг друга и детализируют положение документа до самых мельчайших подробностей.

Так, реквизит «наименование вышестоящей организации» указывает, в какой сфере деятельности создан документ, а реквизит «индекс» — дело, в которое он будет подшит после того, как аппаратом управления по нему будет принято соответствующее решение. К этой же группе реквизитов следует отнести графически оформляемые реквизиты — государственный герб республики, эмблему организации или предприятия, которые наглядно иллюстрируют документ, характеризуя организацию или учреждение, из которых он исходит.

Положение документа во времени определяется его датой. Дата показывает, в какой момент создан документ. Датами сопровождаются некоторые другие самостоятельные реквизиты грифы, подписи, визы, особенно те из них, которые придают документу необходимую юридическую силу.

Реквизиты «вид документа», «заголовок к тексту», «резолюция», «текст», «коды» и некоторые другие указывают целевое назначение документа, раскрывают его содержание.

Реквизиты «отметка о заверении копии» и «подпись» удостоверяют подлинность документа.

Реквизиты могут сообщать о документе и некоторые другие сведения. Например, отметка о наличии приложение свидетельствует о том, что данный отдельно взятый документеще не обладает всей необходимой полнотой информации и должен быть изучен вместе с прилагаемыми к нему другими документами, или же о том, что данный документ не имеет самостоятельного информационного значения и лишь информирует о пересылке других документов (например, сопроводительное письмо).

Все реквизиты делятся на

— постоянные и

— переменные

Постоянный реквизит — это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа.

Переменный реквизит — это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.

При оформлении документов большое внимание уделяется юридическому значению реквизитов. Назначение этой группы реквизитов — закрепить в юридически значимой форме и довести до адресатов документов и всех участников управления, которые будут работать с документами, предписания о совершении управленческих действий, подтвердить факт, имеющий юридическое значение, удостоверить происхождение документа.

К этой группе реквизитов относятся:

оттиск штампа (бланк, воспроизводящий содержание традиционного углового штампа), который свидетельствует о принадлежности документа определенному органу управления. Необходимо, чтобы на штампе воспроизводилось точное наименование органа управления, к системе которого документ относится. Это может оказаться важным при обжаловании принимаемых решений, налаживании переписки по вопросам, входящим в компетенцию вышестоящих органов;

оттиск печати, который является дополнительным свидетельством подлинности документа, его принадлежности указанному на оттиске штампа органу. Оттиск печати необходимо ставить на документах, в которых заключена информация о фактах, имеющих особое юридическое значение для предприятий, учреждений, организаций, рабочих, служащих, других граждан, а также на документах о расходовании денежных и материальных средств и для других финансовых операций. Оттиск печати используется для свидетельствования верности копий как при обычном, так и при нотариальном подтверждении их происхождения;

индекс документа, являясь юридически значимым реквизитом, указывает на прохождение документом всех предусмотренных нормами организации делопроизводства стадий предварительной обработки в учреждении. Он также служит дополнительным подтверждением того, что документ носит законный, официальный характер;

дата создания документа, которая также необходима для правовой оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выраженными в документе действиями органа управления. Если документ помечен прошлым или будущим днем (то есть наблюдается смещение даты), то фактические отношения, сложившиеся на основе имеющей правовое значение информации, могут расцениваться как незаконные. Полное или частичное отсутствие даты, недоброкачественное исполнение этого реквизита может привести к фальсификации даты, дописыванию или исправлению числа, месяца, года;

подпись (подписи) уполномоченных должностных лиц является обязательным реквизитом документа, с наличием или отсутствием которого связывают наличие или отсутствие юридической силы у документа. Необходимо, чтобы документы всех видов подписывались только уполномоченными на это должностными лицами в соответствии с инструкциями, приказами и другими актами о распределении обязанностей.

Юридическая сила документаэто свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

• соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

• издавать документы только в пределах своей компетенции;

• соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

Читайте так же:  Программа производственного контроля

Схему расположения реквизитов в документах устанавливает формуляр-образец, который регламентирует и состав этих реквизитов.

Формуляр-образец — модель построения формы документа для множества документов, объединенных функциональным назначением. Формуляр-образец должен содержать все реквизиты, входящие в конкретные документы исходного множества (после унификации этих реквизитов и определения площадей, необходимых для их размещения). Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемую их последовательность в документах исходного множества.

Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или в виде описания реквизитов с указанием их последовательности и занимаемой площади с учетом взаимного расположения реквизитов.

Формуляр-образец устанавливает: формат бумаги; служебные поля; конструкционную сетку; расположение реквизитов.

Суть применения принципа единой модели заключается в строго фиксированном расположении повторяющихся реквизитов на определенном месте площади носителя, то есть при конструировании отдельных форм документов каждый элемент, располагается на носителе в строго фиксированном месте.

Функции документов

Знание функций документов имеет существенное значение для уяснения подлинных целей создания документов и заключенной в них информации, для правильного понимания роли документа в данной социальной структуре, в данной системе экономических, социальных связей, позволяет провести более четкую классификацию документов, сформулировать определенные требования к их организации, содержанию, форме, технологии их обработки.

Функция документа — это целевое назначение, присущее ему.

Следует отметить, что не существует документов, несущих лишь одну строго ограниченную функцию. Документ полифункционален, то есть в одном и том же документе наблюдается переплетения различных функций, и потому разграничить их можно только условно, для удобства их классификации и анализа.

Поскольку понятие «документ» неразрывно связано с материализацией информации, постольку основной и наиболее обобщающей функцией является

1) Информационная.Она присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них.

Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит запечатление (фиксация), сохранение, передача информации.

Важнейшей информацией, которую содержит документ является социальная, то есть информация о процессах, происходящих в обществе.

2)Социальная функция документа состоит в запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации.

Социально значимым, то есть выполняющим определенную социальную функцию является любой документ, поскольку порожден той или иной общественной потребностью.

3) Коммуникативная функция документа. У этой функции есть своя, специфика передача информации во времени и пространстве. По своему содержанию коммуникативная функция — это организация и поддержание информационной связи в обществе между отдельными элементами общественной структуры.

4)В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации.

5) Правовая функция — функция фиксации, закрепления, изменения правовых норм и правоотношений. Выполняя эту функцию, документы устанавливают, закрепляют, изменяютправовые нормы и правоотношения или прекращают их действие. Это, прежде всего, правовые акты органов государственной власти и государственного управления (указы, законы, по становления и др.), акты управления, издаваемые учреждениями, предприятиями, организациями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения инструкции и др.). Сюда же можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения.

6)Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации. Функция учета — это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля. В документах, выполняющих функцию учета, отражены и систематизированы прежде всего многообразные проявления хозяйственной деятельности государства и его исполнительно — распорядительных органов. Поэтому документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий круг информации.

Одна из важнейших функций документа – 7)культурная. В данной функции он выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию с помощью письменных, печатных, фото-, фоно-и аудиовизуальных способов запечатления.

8)Функция документа как исторического источника изучается исторической наукой. Документ становится историческим источником с момента его возникновения, а не тогда лишь, когда поступил на постоянное хранение.

Документ сочетает в себе, как отмечалось, несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Например, в акте управления обычно преобладает управленческая функция, но в то же время он выполняет и другие функции (информационную, коммуникативную, социальную, исторического источника).

Значение той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т.д.

Дата добавления: 2018-03-01; просмотров: 1359;

ПОСМОТРЕТЬ ЕЩЕ:

Состав и реквизиты управленческих документов 96

Реквизиты документа

Состав и реквизиты управленческих документов 126

Общие правила оформления управленческих документов содержат ГОСТ Р 6. 30 -2003, ГОСТ Р ИСО 15489 -1 -2007, а также Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2009 г. При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие: n юридическую силу документов; n оперативное и качественное их исполнение и поиск; n возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники; n качество документов как исторических источников. Каждый документ состоит из отдельных элементов, которые называются реквизитами. n

Состав и реквизиты управленческих документов 29

Реквизит n – это отдельный информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место в пространстве и времени. n Каждый вид документа управления (акт, протокол, письмо и т. д. ) имеет определенный набор реквизитов.

Состав и реквизиты управленческих документов 116

ГОСТ Р 6. 30 -2003 устанавливает следующий состав реквизитов n n n n 01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — герб субъекта Российской Федерации; 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 — код организации; 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 — код формы документа;

Состав и реквизиты управленческих документов 34

n n n 08 — наименование организации; 09 — справочные данные об организации; 10 — наименование вида документа; 11 — дата документа; 12 — регистрационный номер документа; 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 — место составления или издания документа; 15 — адресат; 16 — гриф утверждения документа; 17 — резолюция; 18 — заголовок к тексту; 19 — отметка о контроле;

Состав и реквизиты управленческих документов 10

n n n 20 — текст документа; 21 — отметка о наличии приложения; 22 — подпись; 23 — гриф согласования документа; 24 — визы согласования документа; 25 — оттиск печати; 26 — отметка о заверении копии; 27 — отметка об исполнителе; 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 — отметка о поступлении документа в организацию; 30 — идентификатор электронной копии документа.

Состав и реквизиты управленческих документов 173

Реквизиты основные (обязательные) дополнительные — автор, — наименование вида документа, — заголовок к тексту, — дата, — регистрационный номер документа, — текст, — визы, — подпись, — отметка об исполнении и направлении документов в дело

Состав и реквизиты управленческих документов 113

Расположение реквизитов и границы зон на формате А 4

Состав и реквизиты управленческих документов 176

Реквизит 1 Государственный герб Российской Федерации Государственный Герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» Установлено три варианта изображения Государственного герба на бланках документов: n многоцветный вариант на геральдическом щите, n одноцветный вариант на геральдическом щите n одноцветный без геральдического щита.

Состав и реквизиты управленческих документов 68

Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках: федеральных конституционных законов и федеральных законов; n указов и распоряжений Президента Российской Федерации; n постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; n постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; n постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации; n решений Конституционного Суда Российской Федерации; n решений Верховного Суда Российской Федерации; n решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; n Президента Российской Федерации; n Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; n Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; n Правительства Российской Федерации; n Конституционного Суда Российской Федерации; n Верховного Суда Российской Федерации; n Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации. n
Читайте так же:  Как поставить значок цитаты (копирайта)?

Состав и реквизиты управленческих документов 148

Состав и реквизиты управленческих документов 64

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках: Администрации Президента Российской Федерации; n полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах; n федеральных органов исполнительной власти; n Генеральной прокуратуры Российской Федерации; n Следственного комитета Российской Федерации; n Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации; n Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации; n Счетной палаты Российской Федерации; n Центральной избирательной комиссии Российской Федерации; n Центрального банка Российской Федерации. n

Состав и реквизиты управленческих документов 168

Состав и реквизиты управленческих документов 98

Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках: Межведомственной комиссии по защите государственной тайны; n органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации; n органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации; n федеральных судов; n органов прокуратуры Российской Федерации; n следственных органов и учреждений Следственного комитета Российской Федерации; n органов и учреждений Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации; n дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации. n

Состав и реквизиты управленческих документов 97

Состав и реквизиты управленческих документов 75

Реквизит 2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. n n Порядок использования изображения герба субъекта Российской Федерации на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.

Состав и реквизиты управленческих документов 118

Состав и реквизиты управленческих документов 94

Реквизит 3 Эмблема организации или товарный знак

Состав и реквизиты управленческих документов 104

Реквизит 4 Код организации n Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) на основании требований о ведении этих классификаторов и других взаимосвязанных с ними классификаторов. n В бланках документов код организации включают в состав справочных данных. При этом пишут ОКПО и проставляют код организации, состоящий из 8 знаков.

Состав и реквизиты управленческих документов 46

Реквизит 5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица n Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами

Состав и реквизиты управленческих документов 131

Реквизит 6 Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Состав и реквизиты управленческих документов 83

Реквизит 7 Код формы документа n Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). n Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок и является элементом идентификации документа, а также одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем.

Состав и реквизиты управленческих документов 119

Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:

Состав и реквизиты управленческих документов 129

Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД: 02112418 Учредительный договор

Состав и реквизиты управленческих документов 185

Состав и реквизиты управленческих документов 111

Реквизит 8 Наименование организации n На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. n При наличии вышестоящей организации ее сокращенное наименование указывают над наименованием организации (при отсутствии сокращенного наименования вышестоящей организации, над наименованием организации указывают полное наименование вышестоящей организации).

Состав и реквизиты управленческих документов 154

Состав и реквизиты управленческих документов 41

Реквизит 9 Справочные данные об организации n Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. n При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта (web-страницы в Интернете).

Состав и реквизиты управленческих документов 52

Реквизит 10 Наименование вида документа n Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000).

Состав и реквизиты управленческих документов 53

Состав и реквизиты управленческих документов 6

Состав и реквизиты управленческих документов 50

Реквизит 11 Дата документа датой документа является: n дата подписания документа (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др. ); n дата утверждения документа (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др. ); n дата события, зафиксированного в документе (протокол).

Состав и реквизиты управленческих документов 146

Реквизит 11 Дата документа n Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 5 июня 2008 г. следует оформлять 05. 06. 2008. n Допускается оформлять дату в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2008. 06. 05, а также использовать словесно-цифровой способ, например, 05 июня 2008 г.

Состав и реквизиты управленческих документов 134

Отметка для реквизита «Дата документа» 15. 01. 2014 23

Состав и реквизиты управленческих документов 109

Реквизит 12 Регистрационный номер документа n n Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Состав и реквизиты управленческих документов 199

Отметка для реквизита «Регистрационный номер документа» 15. 01. 2014 23

Состав и реквизиты управленческих документов 35

Реквизит 13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа n Включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. n Используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, докладная записка, заключение и др. )

Состав и реквизиты управленческих документов 62

Руководителю Федерального архивного агентства И. П. Иванову 25. 05. 2014 9/912 к 23 13. 05. 2014 Отметка для реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»

Состав и реквизиты управленческих документов 69

Реквизит 14 Место составления или издания документа n n Указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административнотерриториального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Состав и реквизиты управленческих документов 37

Состав и реквизиты управленческих документов 141

Реквизит 15 Адресат n Реквизит «Адресат» оформляется на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения. n В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Состав и реквизиты управленческих документов 32

Реквизит 15 Адресат n При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже. Например: n ЗАО «Термика» При этом если документ адресован структурному подразделению, то над его наименованием необходимо указать наименование организации. Например: ЗАО «Термика» Управление производства и внедрения информационных систем

Состав и реквизиты управленческих документов 178

n Реквизит 15 Адресат Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Например: Администрации районов Московской области n При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел. Например: Генеральному директору ЗАО «Термика» А. Г. Цицину Или ЗАО «Термика» Генеральному директору А. Г. Цицину

Состав и реквизиты управленческих документов 190

Руководителю Федерального архивного агентства И. П. Иванову 25. 05. 2014 9/912 к 23 13. 05. 2014
Видео (кликните для воспроизведения).

Источники:

  1. Алена Нариньяни Как оформить беспроцентный кредит / Алена Нариньяни. — М.: «Группа Компаний «РИПОЛ классик», 2013. — 160 c.
Состав и реквизиты управленческих документов
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here