Сколько лет хранятся документы в архиве

Сегодня мы предлагаем статью на тему: "Сколько лет хранятся документы в архиве". Наши специалисты постарались полностью раскрыть тему доступным языком. Вопросы вы можете задать нашему дежурному юристу.

Законодательная база

Хранение материалов в архивах обуславливается следующими документами:

  • Закон «Об архивном деле», который был принят в 2004 году;
  • Одобренные правила Российского архива, начиная с 2002 года;
  • Указание №558, которое имеет силу с 2010 года;
  • Приказ Министерства финансов №105.

Мероприятия по организации хранения архивных данных

В архиве могут храниться государственные, бухгалтерские, и другие виды документов. Данные могут храниться в архивах определенный период времени. Для того чтобы узнать, сколько может храниться в архиве тот или иной документ, необходимо посетить сервис, который называется «Архивист Online». Здесь документы ищутся на основе трех основных параметров. Стоит отметить, что документы можно хранить не только в рукописном виде, но и в виде электронного файла.

Как правило, любой документ в архиве храниться не более пяти лет. Но бывают такие документы, которые хранятся вечно, то есть не подлежат утилизации. Это могут быть документы, в которых указана информация о людях, которые работали на том или ином месте несколько лет назад. На бухгалтерские документы распространяется отельное правило: хранение таких бумаг может превышать десять лет.

Когда предприятие ликвидируется, то владелец обязан передать все данные о компании в частный или государственный архив. Это обязательное условие, без которого невозможно ликвидировать предприятие. Дело в том, что окончательную ликвидацию предприятия фиксирует акт. Но он не будет подписан, если данные не передадут в архив. Никто не имеет права забрать у хозяина предприятия документы до тех пор, пока оно работает. Однако если наблюдается распад организации, то государство берет на себя обязанность сохранности документации.

Когда организовывают архив?

Запрещается обустраивать архивы в зданиях, которые не соответствуют пожарной безопасности. Это деревянные постройки. В помещении должна быть соответствующая атмосфера: не должно быть влаги, печного отопления. Все это может стать причиной порчи данных.

Чаще всего архивные здания стоят отдельно от других помещений. Нельзя обустраивать рядом с архивом места общественного питания. Кроме того, нельзя размещать рядом предметы и приборы, которые могут стать причиной пожара.

При выборе помещений для архивов нужно иметь в виду, что все хранилища делятся на:

  • архивы временного хранения данных;
  • архивы с документами, которые используются очень часто;
  • архивы долгого хранения документов;
  • помещения, где работают архивные сотрудники.

Функции архивов

Каждый архив обладает определенными функциями. Итак, перечислим их.

  1. Создание списков сотрудником архива. В списке отмечается, к какому структурному подразделению относится организация.
  2. Прием документов от любых организаций.
  3. Постоянное ведение отчетности о сохранности данных, которые хранятся.
  4. Своевременное оповещение лиц, передавших документы на сохранение, о сохранности данных.
  5. Ведение отчетности, которая показывает, для каких целей использовался тот или иной документ.
  6. Постоянный контроль по заполнению документов.
  7. Постоянное повышение квалификации архивных сотрудников.

Сколько хранятся документы в архиве?

Существуют определенные нормативные акты и законодательство, согласно которому тот или иной документ имеет свой срок хранения в архиве. К примеру, документы, которые несут в себе информацию о финансовых отсчетах, могут храниться в архивах более десяти лет.

Существует целый ряд документов, которые могут храниться более 10 лет:

  • отчетность бухгалтера о работе предприятия за год;
  • декларации о налогах;
  • книги учетов техники безопасности на предприятии каждого сотрудника;
  • статистика, которая формируется на предприятии в течение года.

Существуют документы, срок хранения которых не превышает пяти лет. Это:

  • отсчеты предприятия по деятельности за квартал;
  • планы счетов предприятия;
  • книги, в которых записаны все покупки, совершаемые компанией;
  • первичные документы;
  • журнал о выдаче заработной плате сотрудникам;
  • документы о дебиторской задолженности;
  • данные об инвентаризации предприятия;
  • прочая документация, которая каким-либо образом связана с работой предприятия и его сотрудниками.

В архивах могут храниться документы, которые запрещается уничтожать до 75 лет.

Учет и хранение документов в архиве

Существует ряд законов и нормативных актов, которые гарантируют сохранность документов в архиве.

  1. Закон «Об архивном деле».
  2. Закон, подтверждающий ведение бухгалтерского учета.
  3. Законы, которые регламентирую сроки хранения тех или иных документов в архиве.
  4. Закон об организациях с ограниченной ответственностью.

Документы обязательно должны храниться в архиве, о деятельности которого уведомляется предприятие.

Правила хранения документов в архиве

Разработаны специальные правила, по которым документы принимаются и хранятся в архивах. Итак, вот некоторые из правил.

  1. Специальный световой режим. Он указывает на то, что в архиве должно быть выполнено специальное освещение. Так, документы не должны храниться на прямых солнечных лучах. Поэтому чаще всего файлы располагают в северной части помещения. Используются искусственные лампы накаливания. В архив не должен проникать дневной свет.
  2. Температурный режим. Температура и влажность – это основные показатели в архивных помещениях. Резкие перемены этих данных приведут к быстрой порче данных, которые хранятся в архиве. С помощью особых приборов два раза в неделю проверяются показатели влаги и температуры. Для поддержания нужного микроклимата можно установить кондиционер.
  3. Санитарный режим архива. В помещении, где хранится большое количество важных документов, постоянно должна быть чистота. Нужно внимательно следить, чтобы не образовывалась плесень, и не заводились мыши или крысы. Для этого важно обеспечить герметичность архива. С полок убирается пыль раз в год. Периодически выполняется влажная уборка и проветривание.
  4. Надлежащий уровень охраны. Для того, чтобы архивную документацию не украли злоумышленники, нужно обеспечить надежную охрану круглосуточно.

Как передают документы в архив на сохранение?

В архив документы передаются от предприятий в порядке общей очереди. Для этого сотрудники хранилища разрабатывают графики приема документов. На их основе представитель предприятия согласовывает дату сдачи документов в архив.

Обязательно должен присутствовать человек, который отвечает за передачу данных в архив. При передаче документации на хранение определяют сроки хранения. Как уже упоминалось, они могут варьироваться от одного года до 75 лет.

Как подготовить документы для сдачи в архив на хранение?

Для каждого предприятия имеется свой срок для передачи документов в архив. Стоит отметить, что подготовку документов перед сдачей в архив выполняет специально созванная комиссия. Она должна состоять из трех – пяти человек. Разработаны некоторые этапы подготовки документов перед сдачей на хранение в архив:

  • оформление соответствующего акта;
  • проведение экспертизы, которая определит ценность передаваемых на хранение документов;
  • подготовка акта, в котором будет указано, какие бумаги нужно уничтожить;
  • создание описания каждого дела.

Экспертиза проводится на основании документов, которые утверждают сроки хранения той или иной информации. Необходимо внимательно анализировать каждый документ.

В комиссию входят лица, которые составляют совещательный орган. Решение комиссии выдается в виде акта. Руководитель комиссии ставит на нем свою подпись. Заседание комиссии проводится не чаще, чем два раза в год.

После того, как комиссия завершит описание каждого документа, можно приступать к отбору бумаг, которые подлежат утилизации. Все уничтоженные документы вносятся в акт, под которым ставятся подписи участников комиссии. В конце руководитель организации ставит свою подпись.

Архивные документы и их классификация

Все документы, которые будут отправлены в архив, нуждаются в классификации. Так, документы можно разделить на две группы.
  1. Документы временного хранения.
  2. Документы, которые передаются на постоянное хранение.

Временные документы хранятся не более 10 лет, а те, которые принято сдавать на постоянное хранение – примерно 75 лет.

Прежде чем передать в архив документы постоянного хранения, их нужно обработать.

Документы временного хранения:

  • отпускные приказы;
  • командировочные;
  • договоры, подписанные юридическими лицами;
  • бухгалтерские учеты;
  • путевые листы;
  • прочее.

На длительное хранение в архив передаются такие документы:

  • журнал, в котором зарегистрированы все приказы начальства предприятия;
  • расписание работы сотрудников;
  • акты, подтверждающие уничтожение документов или причину их утраты;
  • смета за год/квартал;
  • тарифы на выпускаемую продукцию;
  • книга учетов акций предприятия;
  • прочая документация.
Для того чтобы доверенное лицо могло взять на временное пользование документ из архива, руководитель предприятия должен выдать доверенность. В том случае, если документ подкреплен в общее дело, то отдельно его не получится взять из архива.

Вывод один: абсолютно все документы предприятия передаются на хранение в архив. Это необходимо для того, чтобы в любой момент можно было узнать информацию о том, каковой была деятельность компании 10, а может и 30 лет назад. Все документы должны храниться на основании перечисленных законодательных норм.

О том, как долго должны храниться документы государственных органов, предприятий, учреждений, организаций и какие граничные сроки временного хранения документов в архиве учреждений, предприятий и организаций, мы расскажем в этой статье.

Информацию об этом пресс-службе Администрации города Кировска ЛНР известила заведующая сектором городского архива О. Н. Монтус.

«В процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, на предприятиях,  в учреждениях и организациях создается множество документов, обязательных для хранения на протяжении некоторого, а иногда достаточно продолжительного времени», – сообщила О. Монтус.

Совет Министров ЛНР 07 июня 2016 года утвердил Типовое положение об архиве государственного органа, органа местного самоуправления, государственного и муниципального предприятия, учреждения и организации, в котором  устанавливаются следующие граничные сроки временного хранения документов в архиве организации:

Для документов Архивного фонда:

  • территориальных государственных органов Луганской Народной Республики, администраций городов и районов Луганской Народной Республики, органов местного самоуправления и непосредственно подчиненных им государственных и муниципальных организаций Луганской Народной Республики, городских, районных, горрайонных судов Луганской Народной Республики, городских, районных, межрайонных и иных специализированных прокуратур Луганской Народной Республики – 10 лет;
  • записей актов гражданского состояния, записей нотариальных действий и судебных дел, похозяйственных книг, документов по приватизации жилого фонда – 75 лет;
  • научно-технической документации – 25 лет;
  • аудиовизуальных документов – 1 год по окончании их производства или выхода в свет;
  • электронных документов – 3 года.
  • Для документов по личному составу – 75 лет.
  • Для документов длительного (свыше 10 лет) хранения – до окончания установленных сроков хранения.

Также постановлением Совета Министров ЛНР утвержден Порядок формирования Архивного фонда Луганской Народной Республики, выявления, приема на государственное хранение архивных документов и организации их использования (далее – Порядок), в котором предусмотрено такое понятие, как распорядители документов.

Распорядителями документов государственных органов Украины, органов местного самоуправления предприятий, организаций, учреждений ранее функционировавших на территории Луганской области (далее — Субъекты) являются государственные органы, органы местного самоуправления,  предприятия, организации, учреждения Луганской Народной Республики  (далее — Распорядители) с аналогичными функциями, имеющие право выдачи справок социально – правового характера, копий, выписок  из документов вышеуказанных юридических лиц.

В соответствии с Порядком Распорядители обязаны передать документы Архивного Фонда Субъектов на хранение в Государственную архивную службу Луганской Народной Республики, архивные отделы и сектора администраций городов Луганской Народной Республики; хранить документы длительного хранения (по личному составу) Субъектов в архиве государственного органа, органа местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации Луганской Народной Республики.

Читайте так же:  Право приобретательной давности на земельный участок

Руководители государственного органа, органа местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации Луганской Народной Республики обязаны обеспечить сохранность, не допустить порчи, утери и самовольного уничтожения документов Архивного Фонда, документов по личному составу, документов длительного и временного хранения органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций, ранее функционировавших на территории Луганской Народной Республики, помнить об административной ответственности за совершение акта противоправного характера в отношении сохранности документов.

Сроки хранения документов в организации. Сколько нужно хранить бумаги, чтобы не нарушать закон?

Перейти к подготовке документов

ФЗ №125 от 22 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ №125) устанавливает обязанность организаций и индивидуальных предпринимателей хранить документы о своей деятельности (включая и бумаги по личному составу) в течение сроков, установленных законами и другими нормативными актами России. Также ФЗ №125 предусматривает возможность привлечения к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности лиц, виновных в нарушении законодательства об архивном деле. Для того чтобы избежать проблем в ходе ведения делопроизводства, нужно изучить установленные законом сроки хранения документов на предприятии.

Обеспечение условий сохранности

Статья 18 ФЗ №125 устанавливает, что архивные документы, находящиеся в частной собственности и принадлежащие организациям и индивидуальным предпринимателям, могут храниться ими самостоятельно или передаваться на хранение в специализированные учреждения, которые внесены в перечень учреждений осуществляющих функции по сохранности документации (архивы, библиотеки и другие).

Согласно ФЗ №14 от 8 февраля 1998 года «Об обществах с ограниченной ответственностью», все документы общества, предусмотренные законами и иными нормативными актами, а также уставом общества, решениями общих собраний и исполнительного органа предприятия должны храниться по месту нахождения единоличного исполнительного органа общества или в другом известном и доступном его участникам месте.

Общество по требованию участника или участников обязано обеспечивать доступ к данным документам. Бумаги должны быть представлены для ознакомления в помещении, где расположен исполнительный орган (директор) в течение трех дней с момента получения обществом требования об ознакомлении с документацией.

Наиболее частым вариантом обеспечения сохранности бумаг в организации является создание собственного архива. Оформляется решение об этом специальным положением, в котором указываются условия и порядок создания архивного отдела, ответственные за сохранность бумаг лица, порядок доступа к архивным бумагам, сроки хранения отдельных документов и многие другие организационные моменты.

Индивидуальный предприниматель чащ всего хранит документацию о своей коммерческой деятельности по месту своего жительства.

Сколько нужно хранить бумаги?

Сроки хранения документов определены Приказом Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Согласно данному нормативному акту сроки хранения документов могут быть обозначены следующим образом:

  1. Постоянно.
  2. До минования надобности.
  3. До замены новыми.
  4. До ликвидации организации.
  5. Конкретным количеством лет.

Постоянный срок хранения имеет очень большое количество документов. Наиболее распространенным среди них являются:

  1. Корпоративные документы (устав, протоколы общих собраний, решения единственного участника ООО, документы о правах на имущество организации (которое состоит на балансе), учредительный договор и другие документы).
  2. Коллективные договоры
  3. Годовая бухгалтерская отчетность.
  4. Книги доходов и расходов организаций и ИП применяющих упрощенную систему налогообложения.
  5. Переписка о разделе совместной собственности юридических лиц.
  6. Некоторые гражданско-правовые договоры (по лизингу организации, сдачи в аренду или купли-продажи земли, зданий, строений или сооружений, доверительного управления имуществом и другие).
  7. Локальные нормативные акты организации.

До минования надобности коммерческие компании и ИП хранят:

  • Законы и иные нормативные акты.
  • Книги и журналы учета копирования баз данных, а также электронных носителей, содержащих сведения конфиденциального характера.
  • Исполнительные листы работников.
  • Образцы подписей материально ответственных лиц.
  • Журналы учета работников совмещающих профессии.
  • Другие документы.

Важно!

Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года (уточнение Приказа Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года).

До замены новыми в организации хранятся:

  1. Профильные Кодексы профессиональной этики.
  2. Базы данных по законодательным актам.
  3. Типовые и примерные номенклатуры дел.
  4. Перечни паролей персональных компьютеров, содержащих конфиденциальную информацию.
  5. Формы (альбомы форм) первичных документов и регистров бухгалтерского учета.
  6. Бланки форм статистической отчетности.
  7. Типовые нормативы по труду.
  8. Перечни профессий с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда.
  9. Планы эвакуации людей и ценностей в случае аварии.
  10. Списки детей работников организации.
До ликвидации организации хранить необходимо описи бумаг, предоставленных организацией на торги (аукцион, конкурс) при покупке земельных участков, зданий и другой недвижимости.

Вообще при ликвидации предприятия основная часть его документов передается на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы. Однако, Приказом Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года предусмотрено, что некоторые бумаги ликвидируемых организаций, которые не являются источниками формирования архивов, могут передаваться в архивы на основании проведенной архивным учреждением выборки организаций и документов.

Конкретное количество лет (от одного года до 75 лет) хранения имеет подавляющее большинство документации организации:

  1. 75 лет хранятся все бумаги по персоналу (приказы и распоряжения по личному составу, штатно-списочный состав, индивидуальные должностные регламенты, распорядительные документы по персоналу, лицевые карточки и счета работников и другие документы).
  2. 45 лет хранятся документы (положения, протоколы) об аттестации рабочих мест работников не занятых на опасных и вредных производствах.
  3. 15 лет хранятся бумаги, относящиеся к электронно-цифровой подписи (заявление на получение ключа ЭЦП, уведомление о его приостановлении и аннулировании, договоры с удостоверяющим центром, переписка о сертификатах ключа ЭЦП и другие), документы о востребовании имущества из чужого незаконного владения (иски, предписания, решения суда), переписка с зарубежными организациями по внешнеэкономической деятельности.
  4. 10 лет хранится технико-экономический паспорт организации, переписка о передаче имущества в доверительное управление, хозяйственное ведение или оперативное управление, документация о состоянии защиты информации в организации, документы по продаже движимого имущества и залогу имущества организации.
  5. 5 лет хранится большинство гражданско-правовых договоров (поручения, мены, проката, подряда между юридическими лицами) и многие другие документы.

Важно!

Законодательство об архивном деле устанавливает возможность изменения срока хранения, определяемого конкретным количеством лет, на постоянный при условии, если необходимость такого изменения будет установлена эксперно-проверочной комиссией.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

Приказ Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года – объемный нормативный акт, в который внесены сроки хранения самых различных документов, касающихся не только предпринимательской деятельности юридических лиц и ИП, но и государственной власти и муниципального управления. Мы привели лишь наиболее распространенные примеры сроков, в течение которых нужно хранить те или иные бумаги предприятий и ИП. Точные сроки лучше уточнять непосредственно в самом приказе.

Перейти к подготовке документов

Будем благодарны вам за комментарии к данному материалу. Если вы не нашли ответ на свой вопрос или у вас есть замечания, пожелания, — напишите нам. Для нас очень важно ваше мнение!

Полезный материал? Поделись ссылкой!

Источник: https://www.eregistrator.ru/protsess-registratsii/organizatsionnye-voprosy/sroki-khraneniya-dokumentov-v-organizatsii/

Сколько лет хранить бухгалтерские документы ООО

Этот вопрос задают себе все без исключения предприниматели, недавно открывшие предприятие и не разобравшиеся в тонкостях системы. Так сколько хранить документы ООО, год, два или больше? Подробно разобраться в этом вопросе можно прочитав по пунктам Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Сроки хранения бухгалтерских документов разные. Что можно сказать, объединяя все подпункты? Храниться бухгалтерские документы в ООО должны как минимум до тех пор, пока есть вероятность того, что налоговая проверка их может затребовать. Согласно статьи 89 Налогового Кодекса РФ проверке подлежит период, не превышающий трёх лет предшествующих решению о проведении этой самой проверки. То есть три года храним точно, а дальше начинается самое интересное.

Статья 23 НК РФ подпункт 8 пункта 1 отчетливо нас информирует о том, что плательщики налогов обязаны хранить документацию подтверждающую начисление налога четыре года и никак не меньше. Вот так господа. Не три года, а четыре аккуратно складируем бухгалтерскую документацию и следим, чтобы ни одна бумажка не потерялась.

Каким конкретно документам отдаём предпочтение и храним как зеницу ока?

  • данные налогового бухгалтерского учёта;
  • документы, подтверждающие доходы;
  • документальное подтверждение расходов;
  • подтверждение удержания налогов;

Как отсчитать эти четыре года? Следующий день после окончания налогового периода и есть первый день отчётного четырёхлетнего срока.

Бухгалтерский учёт также подтверждает правила хранения первичной документации. Согласно приказу « о бухгалтерском учёте» №129-ФЗ бухгалтерскую отчетность следует хранить так, как указано в правилах государственного архивного дела. Но не меньше чем пять лет после того как по ним составлялась бухгалтерская отчётность в последний раз.

Что же получается? А то, что хранить документы вы обязаны строго именно тот период, в который их может затребовать для проверки налоговая служба. То есть три года. Если в результате проверки у вас не окажется документов пятилетней давности, вас могут оштрафовать за ненадлежащее хранение документации и только.

Но не всё так просто и прозрачно в бухгалтерских и налоговых дебрях. Есть документация, которую хранить следует гораздо дольше тех сроков, о которых мы с вами только что рассуждали. Что это за документы?

  1. Первичные документы на приобретение имущества. Эти документы сохраняем сколько угодно долго. Для чего это нужно. Во-первых, начисление амортизации. Во-вторых при продаже имущества нужно же где-то брать подтверждение его начальной стоимости7 также не забываем о налоге на имущество.
  2. Основные средства. Для убыточных компаний статьей 283 НК предусмотрено правило уменьшения налоговой базы текущего периода за счёт убытков прошлого налогового периода. Естественно документация должна это подтверждать. Убытки можно учитывать десять последующих лет, а значит и документы должны находиться в должном порядке ( статья 283 пункт 4). Налоговые инспекторы вправе затребовать для подтверждения данных по убыткам указанным в подаваемой декларации первичные документы, подтверждающие финансовый результат.
  3. Для сельских предприятий, работающих с единым сельскохозяйственным налогом также необходимо хранить документы по убыткам в течение всего периода их списания. Статья 346,6 пункт 5 НК РФ.
  4. Для лиц, работающих по так называемой «упрощёнке», ЕСН. Статья 346,18 пункт 7 НК Рф.
  5. Для списания безнадёжной дебиторской задолженности также необходимо иметь в наличии подтверждающие первичные документы для налоговой службы. Уничтожение подтверждающих документов лишает компанию права признания безнадёжного долга в расходах, потому как сумму подтвердить будет нечем.
  6. Про акционерные общества особо распространяться не будем, так как вопрос всё же звучал, как долго нужно хранить документы ООО, а не ОАО. Так вот если кратенько, то в ОАО хранить документы для налоговой отчетности – годовую бухгалтерскую отчётность, а также устав нужно столько, сколько существует компания. Если компания идёт под ликвидацию – документы направляются в государственный архив. Нужно соглашение, заключённое с архивом заранее на данную процедуру. Если такового договора не было – в архив попадает только документ по личному составу компании. Где будут храниться остальные документы, предстоит решить председателю ликвидационной комиссии, а может конкурсному управляющему.
  7. Годовые отчёты по налогам компания обязана хранить не менее 10-ти лет. квартальные – пять лет, это при наличии годовых.
  8. Если квартальных отчётов нет – месячные отчеты хранятся также не менее пяти лет.
  9. Книги покупок и продаж, счета-фактуры следует хранить полных пять лет со дня последней записи в журнале. Пункт 15,27 «Правил ведения журналов учёта». В Перечне типовых управленческих документов есть пункт касаемо счетов-фактур, вот там говориться о том, что хранить эти самые счета-фактуры следует пять лет и точка.
Читайте так же:  Сколько времени делается кипрская виза

Опять же, налоговые службы при проверках должны руководствоваться законодательством о налогах и сборах. А Перечень туда не входит.

Делам вывод: сколько же времени нужно хранить документы ООО? Получается, что никак не менее пяти лет, а по основным средствам так и вообще всё время существования компании. Считать срок хранения документов нужно с первого января, следующего за тем годом, когда они были созданы.

Как хранить бумажные документы?

В учётной политике предприятия должно быть прописано, как и где следует хранить документацию, а также, назначено ответственное лицо за исполнение данного пункта или даже комиссия, состоящая из наиболее квалифицированных сотрудников.

Кстати, необязательно хранить документацию в офисе. Законом не запрещено выбирать для хранения другие места, например, специализированные архивные фирмы. А вот акционерное общество обязано по закону хранить такие документы, как годовые отчеты и устав именно там, где находится головной офис.

Кстати, хранение документации в электронном виде разрешено законом с маленькой оговоркой, что на документах обязательно будет присутствовать электронная подпись ответственного за составление документа лица. Для хранения документации в электронном виде компания создаёт информационную корпоративную систему.

Обслуживает её удостоверяющий центр, который и обеспечивает в электронных документах применение электронной подписи.

Документы, подлежащие длительному хранению, со временем портятся и выцветают. Чтобы содержимое их было читаемо должны позаботиться ответственные за хранение лица и своевременно сделать копии.

При ликвидации фирмы документы, подлежащие длительному хранению, сдаются в архив. Если компания реорганизуется, документы передают организации-преемнику. При выделении новой компании ей достаются личные дела перешедших в новую структуру сотрудников и документы, касающиеся сферы деятельности новой компании.

Уничтожение документов. Чтобы уничтожить документ надо сначала составить акт, который подпишет руководитель компании и только тогда можно приступить непосредственно к уничтожению документов. Причём в акте необязательно тщательно переписывать каждую из идущих на уничтожение бумаг. Достаточно переписать название однородных групп. Что считать однородными группами следует продумать самостоятельно. К примеру, накладные – можно считать однородными документами и так далее.

Как правильно уничтожить документы?

Просто сжечь? Ответ неверный. В таком случае можно вполне заиметь проблемы с экологическими службами.
Отдать в переработку как макулатуру? Вариант хороший, но нет гарантии, что документы не окажутся у конкурирующей компании, что не есть хорошо. Чтобы этого не произошло, папки с документами следует передать на утилизацию с оформлением накладной. Причём, вывоз документов следует произвести под контролем сотрудника компании отвечающего за хранение документации.

Просто выбросить также нельзя потому, что по законодательству работодатель обязан хранить в тайне персональные данные сотрудников.

Что остаётся? Самое правильное будет применить специальную машинку для уничтожения бумаги. В общем, решать вам как вы будете избавляться от лишних бумаг.

Чтобы не возникло желания облегчить свой документальный архив раньше положенного срока, добавлю, что отсутствие регистров бухучета или счетов-фактур налогового периода считается грубым нарушением и карается штрафом в размере пяти тысяч рублей.

И это если документов недостаёт за один налоговый период. В более тяжёлых случаях штраф будет уже не 5000, а 15 000 рублей.

При занижении налоговой базы путём утраты подтверждающих доход документов налогоплательщик выплатит штраф в размере 10-ти процентов от суммы невыплаченного налога и не меньше чем те же 15 000 рублей.

Кстати и в уголовном законодательстве есть пункты относительно обеспечения сохранности бухгалтерских документов. Если будет доказана порча документов из личной заинтересованности, причастное лицо может загреметь за решётку не менее чем на год.

Если есть желание ознакомиться подробнее с этим пунктом, подробнее смотрите статью 352 п. 1 УК РФ.

А ещё имейте в виду, что проверить надлежащее хранение архивной документации в вашей организации имеют право представители архивных органов. И тут вас, согласно статьи 13.20 Кодекса Российской Федерации о нарушениях правил хранения, учёта и комплектования, а также использования архивных документов могут наказать штрафом от 300 до 500 рублей или административным внушением.

Директор компании отвечает за создание мест хранения документов и а частности архивации, а главный бухгалтер должен эти самые документы организованно сохранить и правильно передать их в архив.

Источник: https://uhelp.pro/info/nalogovoe-pravo/skolko-let-hranit-buhgalterskie-dokumenty-ooo/

Почему необходимо организовывать архивное хранение документов?

Порядок, согласно которому хранят документы, регламентируется такими документами, как:

  • Закон «об архивном деле», который действует, начиная с 2004 года;
  • Правила, которые были одобрены Росархивом, начиная с 2002 года;
  • Приказ №558 относительно архивных документов, который был одобрен в 2010 году;
  • Приказ №105, который одобрен Министерством финансов.

Организация архивного хранения документов

Архивное хранение документов предусматривает сохранение государственных, любых бухгалтерских документов и т.п.

Для того чтобы предприниматель мог определить, какой период хранить тот или иной документ, ему нужно зайти на бесплатный сервис «Архивист Онлайн». Данный сервис осуществляет поиск документов по трем основным параметрам. Помимо этого хранить документы следует не только в бумажном виде, но и в электронном.

Обычно практически всех документы стараются сохранять на протяжении 5 лет. Однако существуют такие документы, которые не подлежат уничтожению. К примеру, документы, в которых указана информация о работниках, которые работали на предприятии, в организации и т.д. Также существуют бухгалтерские документы, срок хранения которых превышает 10 лет.

В том случае, если было принято решение ликвидировать предприятие, тогда предприниматель должен все свои документы передать в государственный или муниципальный архив. Без данного действия ликвидировать предприятие не удастся, так как акт никто не подпишет. Пока предприятие будет работать, никто не может у предпринимателя отнять документы. Но, если предприятие распадается, государство должно обеспечить сохранность всех документов.

1. В каком здании можно организовать архив?

Прежде всего, размещать архив нельзя в деревянных либо в ветхих зданиях. Помимо этого в здании не должно быть сыро, а также в нем должно отсутствовать печное отопление, которое может привести к пожару.

Такое помещение должно быть изолированно от других. Запрещено размещать архив в здании общественного питания. Также нельзя хранить предметы, которые могут привести к возгоранию.

Когда выбирают помещение, в котором планируют хранить архив документов, следует учитывать то, что они могут подразделяться на:

  • Помещение, в котором будут хранить временные документы;
  • Помещение, в котором будут хранить документы, которые постоянно нуждаются в использовании;
  • Архивохранилище;
  • Специальные отведенные комнаты для тех работников, которым приходится работать с архивом документов.

2. Какие функции архиваруса существуют?

Функции архивариуса следующие:

  • Сотрудник архива должен формировать списки, в которых нужно отразить структурное подразделение организаций;
  • Он должен принимать архив документов различных организаций;
  • Вести учет о сохранности всех документов;
  • Предоставлять информацию руководителям, которые передали в архив свои документы;
  • Вести учет, в котором указано для каких целях были использованы те или иные документы;
  • Принимать участь в случае проведения экспертизы;
  • Контролировать правильность заполнения, а также оформления каждого документа;
  • Составлять номенклатуру дел;
  • Предоставлять рекомендации, касательно заполнения документов;
  • Принимать участие в разработке основных правил, касательно архивных документов;
  • Принимать участие в повышение квалификации тех сотрудников, которые работают в архиве.

Сроки хранения архивных документов

В соответствии с законодательством и нормативными актами любой документ подвергается определенному сроку хранения. Большинство документов, которые отражают финансовый учет деятельности предприятия, хранят на протяжении 10 лет.

К документам, которые необходимо хранить 10 лет относятся:

  • Годовая отчетность, которую составляет бухгалтер предприятия;
  • Налоговые декларации;
  • Книга, в которой ведется учет по технике безопасности сотрудников предприятия;
  • Статистический отчет, который сформирован за год.

К документам, которые необходимо хранить 5 лет относятся:

  • Квартальная отчетность деятельности предприятия;
  • Рабочий план счетов;
  • Квартальный отчет по налогам;
  • Счет-фактура;
  • Книга осуществляемых покупок;
  • Книга продаж предприятия;
  • Различные первичные документы;
  • Путевой лист;
  • Документ, в котором отражается выдача заработной платы каждому сотруднику;
  • Исполнительные документы;
  • Документы, в которых отражается дебиторская задолженность;
  • Документы, в которых отражается недостача, а также хищение;
  • Документы, в которых отражаются амортизационные отчисления;
  • Вексельные документы;
  • Документы, в которых отражаются проводимые инвентаризации;
  • Договоры, а также соглашения;
  • Акты;
  • Договоры о материальной ответственности сотрудника предприятия;
  • Договоры о премировании того или иного сотрудника предприятия;
  • Прочие документы.

Существуют документы, которые необходимо хранить от 50 до 75 лет.

Хранение и учет документов, которые находятся в архиве

Хранить и вести учет документов, которые были переданы в архив, необходимо опираясь на следующие законы и нормативные акты:

  • Закон «Об архивном деле»;
  • Закон «О ведении бухгалтерского учета»;
  • Закон «Об акционерных обществах»;
  • Постановление № -03-33пс, в котором указано в каком порядке и какой период хранить те или иные документы;
  • Закон «Об ООО».

Все документы должны храниться в том месте, о котором знает руководитель предприятия.

1. Основные правила хранения архивных документов

Существует несколько основных режимов, в соответствии с которыми необходимо хранить полученные в архив документы. Рассмотрим некоторые из них:

1. Световой режим. В данном случае в архивном помещении, необходимо правильно расположить освещение. Для этого необходимо придерживаться следующих правил:

  • Документы не должны попадать под прямой солнечный свет;
  • Желательно, чтобы окна были расположены на северной стороне здания;
  • Можно в помещении создавать искусственный свет, используя лампы накаливания либо другие лампы, которые закрыты специальными плафонами с гладкой поверхностью;
  • По возможности изолировать помещение от дневного света.

2. Температурно-влажностный режим. В любом архивном помещении температура, а также влажность имеет очень большое значение при хранении документов. Резкое изменение температуры внутри помещения может пагубно влиять на бумагу. Следует постоянно контролировать данные показатели около 2 раза в неделю с помощью специальных приборов. Для того чтобы контролировать температуру, можно установить кондиционер.

3. Санитарно-гигиенический режим. В архивном помещении необходимо постоянно поддерживать чистоту. Важно не допустить появление грызунов плесени, а также грибка. Основные правила:

  • Обеспечить герметичность хранилища;
  • Один раз в год убирать всю пыль, которая образовалась на полках;
  • Периодически проводить влажную уборку внутри помещения;
  • Проветривать помещение.

4. Охранный режим. Помещение, в котором хранятся архивные документы обязательно нужно защищать, обеспечивая им безопасность.

2. Как осуществляется передача документов на архивное хранение?

В основном передача документов из организации в архив осуществляется в порядке очереди. График сдачи документов разрабатывают сотрудники архива, который утверждается вместе с руководителем той или иной компании.

Все дела и документы могут сдавать сотрудники компании, которые будут нести ответственность за передачу данных. Как было сказано выше, документы могут храниться разный период времени – от 1 и вплоть до 75 лет. Это зависит от вида документа.

3. Подготовка документов к архивному хранению

Любое предприятие или организация должно своевременно и точно в указанный срок передавать документы в архивное отделение, которое может быть создано на предприятии либо же в ведомственный архив. Для того чтобы подготовить документы к передаче, необходимо создать комиссию, которая будет состоять из 3–5 человек.

Читайте так же:  Объекты земельных отношений: понятия и виды

Подготовка документов включает следующие этапы:

  1. Оформление дел;
  2. Необходимо провести экспертизу и оценить ценность тех или иных документов;
  3. Составить акт, в котором будет указанно, какие дела подлежат к уничтожению;
  4. Описать каждое дело.

Экспертная комиссия представляет собой совещательный орган. Обычно решение комиссии составляется в виде акта, при согласии которого руководитель предприятия должен поставить свою подпись. Комиссия заседание проводит только 2 раза в год, при этом составляя соответствующий протокол.

Экспертиза документов осуществляется на основании номенклатур дел и ряда документов, в которых указанно какой срок необходимо хранить документ. Все документы очень внимательно просматриваются. Эксперты проверяют наличие достоверной информации, а также правильность заполнения того или иного документа.

После того, как экспертиза будет окончена, необходимо все документы описать и составить соответствующие акты. После документы передают в архив.

[1]

Те документы, которые подлежат уничтожению, отбирают после того, как каждый документ подвергнется описи. Все документы, подлежащие уничтожению, описываются и составляются на них акты. Комиссия на заседании определяет, какие именно документы подлежат уничтожению. Все акты должны быть подписаны руководителем предприятия.

4. Классификация архивных документов

Прежде чем отправить документы в архив, необходимо их классифицировать:

  1. Временное хранение архивных документов – это первая группа;
  2. Документы постоянного хранения – это вторая группа.

Документы, которые относятся к временным, – это те документы, срок хранения которых не превышает 10 лет.

Документы постоянного хранения предполагают срок сохранения около 75 лет.

Помимо этого, те документы, которые подлежат постоянному хранению, необходимо в обязательном порядке передавать в муниципальный либо же в государственный архив. Но изначально все документы подвергаются архивной обработке.

К документам временного хранения относятся:

  • Приказы на отпуск;
  • Приказы на командировку;
  • Приказы по административно-хозяйственной деятельности;
  • Любые договоры, которые были заключены с юридическими лицами;
  • Документы, в которых указано какие государственные закупки осуществляло предприятие;
  • Акты с указанием перечня работ, которые были приняты предпринимателем;
  • Различные бухгалтерские документы;
  • Путевые листы;
  • Различные другие документы.

К документам длительного хранения относятся:

  • Журнал регистрации приказов о деятельности предприятия;
  • Штатное расписание работников;
  • Опись каждого дела;
  • Номенклатура каждого дела;
  • Акты, в которых указанно по каким причинам уничтожают дело либо по каким причинам были утрачены документы;
  • Годовой налоговый, бухгалтерский и финансовый отчет;
  • Годовая смета;
  • Реестр акционеров компании;
  • Уставные документы;
  • Список лиц, которые имеют право получать дивиденды;
  • Лимиты;
  • Паспорта сделок;
  • Гаранты;
  • Приватизационные документы;
  • Реестр собственников ценных бумаг;
  • Документы, подтверждающие участие предприятия в благотворительной деятельности;
  • Ценники;
  • Тарифы на продукцию;
  • Прейскуранты;
  • Годовой план деятельности предприятия;
  • Книга учета работ, которые проводятся с акциями компании;
  • Различные журналы, которые ведутся на предприятии;
  • Годовой отчет в фонды;
  • Заключение аудитора;
  • Заключение ревизионной комиссии;
  • Другие документы.

Тем лицам, которым предприниматель доверил получить тот или иной документ в архиве, должен иметь при себе доверенность. После чего он должен будет поставить свою подпись в расписке, а также указать паспортные данные. Если документ был подшит в общее дело, тогда отдельно он не выдается.

Как видно, любые документы предприятия должно сдавать в архив. Это важно, ведь информация о прошлой деятельности или о проводимых операциях может понадобиться в самое неожиданное время. Поэтому документы стоит хранить с учетом всех правил, которые были сформированы в законодательном порядке.

Источник: http://waytop.ru/arxivnoe_xranenie_dokumentov.html

Сроки хранения документов

28 марта 2012

За время своей хозяйственной деятельности предприятие или компания обрастает целым архивом бумаг, важных и не очень. Такие деловые документы как переписка с партнерами или согласование несущественных вопросов о сотрудниках, компаньонах, или поздравления с праздниками особой важности не имеют.

Те из них, которые касаются начисления зарплаты, отчислений в фонды, федеральные или местные, приказы и распоряжения, касающиеся назначений и увольнений, относятся к категории тех, которые обязаны иметь сроки хранения документов в организации. Сроки эти определяются законом и внутренними приказами министерства финансов РФ. В данном случае, это распоряжение № 105 от 29.07.1983.

Как осуществляется учет поступления и хранения материалов, их движение, перечень работ по проверке, инвентаризации, отражение на бухгалтерских счетах, сроки хранения документов в организации? Все действия должны иметь одно основание: распоряжение руководителя, который основывается на законном документообороте.

Тут сложно что-либо выдумать, да и не нужно, так как существует закон, который нужно исполнять. Принцип ответственности достаточно прост: кто подписал распоряжение, тот и несет ответственность за его исполнение.

Хранение, архивирование и условия

Вся подотчетная документация должна подшиваться в соответствии со сроками ее создания. За квартал или за год, что зависит от количества и объема. Небольшое предприятие способно подшить сразу несколько архивов за год, тогда как «толстым» компаниям трудно разместить документы за квартал в одном шкафу.

Архив создается непосредственно в организации, и его создание, а также сроки хранения документов в организации должны быть подкреплены распоряжением руководителя об условиях и порядке его создания. Это положение, разработанное руководством, и становится основой ведения архива. Положение согласовывается с правилами работы Росархива и если не следует за ними по всем пунктам, то должно соответствовать их основным принципиальным пунктам.

Основные параметры ведения, передачи, регламента работы архива и прочие важные условия должны быть соблюдены. Ответственность за это лежит на руководителе. Всем ясно, почему необходимо соблюсти правила хранения документов и не допустить их пропажи или порчи. В случае проверок, спорных моментов между организацией и налоговыми и иными органами, в случае обращения работников за справкой о заработной плате необходимо будет обратиться к документам из архива.

Если не сама организация, то архив может выдать подобного рода документы и справки, чтобы избежать непроясненных моментов. Когда соблюдены сроки хранения документов в организации, тогда и человек может спокойно обратиться за справкой, выходя на пенсию.

[2]

Сроки хранения документов в организации

Существует понятие строгой отчетности документооборота.

К ним относятся в основном такие документы, которые касаются бухгалтерской отчетности и формирования налогооблагаемой базы. Эти документы подшиваются в обязательном порядке. Сроки хранения документов на предприятии, так же как и в организации (компании), регламентируются одинаково.

Конкретный срок хранения непосредственно того или иного документа указан в Перечне типовых документов (управленческих), где также имеются определенные сроки их хранения. Есть ряд других нормативных распоряжений и актов, отражающих срок хранения деловой документации.

Указывать конкретный срок хранения для каждого документа в рамках одной статьи не представляется возможным. Но при необходимости можно открыть Перечень и взять оттуда всю необходимую информацию.

Можно лишь сказать, что минимальный срок хранения документов – 5 лет, а максимальный – 70.

Сроки хранения документов в архиве

Когда организация, компания или предприятие заканчивает свою деятельность, а затем и прекращает ее, то весь документооборот подвергается сортировке. Ненужные документы могут иметь любую судьбу, на усмотрение руководства.

Документы, у которых срок хранения от 5 до 70 лет, должны быть направлены в архив (столько они и хранятся) или могут поступить на хранение к правопреемнику. Документы должны быть подшиты, пронумерованы, разобраны на принадлежность отделу или структурному подразделению, переплетены в соответствии с хронологией.

Титульный лист должен содержать сведения с описью, а папки отвечать основным требованиям:

  •    Листов в папке не более 250 штук.
  •    Толщина папки не более 40мм.
  •     Опись содержащихся документов в папке.

При отправке документов в архив составляется договор о передаче, а также составляется опись всех поступивших документов в двух экземплярах, один из которых остается в организации (у правопреемника) или у лица, заинтересованного в его сохранении. Оба экземпляра должны содержать сведения о передаче документов в архив, иметь подпись ответственного лица, принявшего документы и печать учреждения.

https://www.youtube.com/watch?v=wM6Z5ev8lO8

Закон
Хранение договоров в организации: нормативная база, сроки

Хранение договоров связано с определенными проблемами. В частности, в некоторых случаях очень сложно определить, к какому именно типу отнести данный конкретный документ, сколько его хранить, в каких условиях, как унич…

Еда и напитки
Срок хранения яиц в домашних условиях

Не секрет, что залог здоровья и благополучия нашего организма – это правильное питание, а именно употребление качественных и свежих продуктов. Но даже при самом тщательном отборе продуктов питания они могут оказ…

Финансы
Эффективность бухгалтерского учета: срок хранения документов

На эффективность бухгалтерского учета во многом влияет грамотная организация хранения документов, которые скапливаются на предприятии. Поэтому, чтобы избежать проблем, любой бухгалтер должен обязательно ознакомиться с…

Еда и напитки
Сколько хранится фарш в холодильнике? Условия и срок хранения фарша в холодильнике

Блюда с фаршем очень вкусные. Часто этот продукт покупается впрок, но тогда необходимо правильно сохранить его. Все зависит от продукта, из которого он изготовлен. Причем он также может быть покупным. Сколько хранится…

Финансы
Условия и срок хранения первичных документов в бухгалтерии

Как показывает практика, практически в любом современном отечественном предприятии наибольший объём документации генерирует бухгалтерия. Безусловно, это объяснимо: именно в этом отделе работают с деньгами, и каждая та…

Бизнес
Сроки хранения кадровых документов определяется Перечнем архивных документов

Документом принято считать документированную информацию, зафиксированную на материальном носителе и имеющую реквизиты, благодаря которым осуществляется ее идентификация. Для организации быстрого поиска и правильного х…

Еда и напитки
Как хранить пергу в домашних условиях? Температура и сроки хранения

Лето является тем периодом года, когда пасечникам приходится собирать мед. И у них, как и у пчел, практически нет времени для отдыха. С каждым новым днем вес улья становится все больше и больше, увеличиваясь на 2-3 кг…

Закон
Формирование дел. Личное дело работника: документы, прядок ведения, сроки хранения

Формирование дел сотрудников — процесс, которая является обязательным почти для всех компаний. По установленным в России правилам, у каждого работодателя должно быть своеобразное досье на каждого сотрудника. Этот доку…

[3]

Новости и общество
Безналичные расчеты — это… Организация безналичных расчетов в организации. Формы платежных документов

Безналичные расчеты – это, образно говоря, сосуды экономики. Они производятся путем осуществления платежей на счетах в банках и регулируются Гражданским Кодексом РФ (гл. 45 и 46), Положением о расчетах безналичн…

Технологии
Температура в холодильнике и ее влияние на срок хранения продуктов

Одним из самых важных бытовых приборов на любой кухне считается холодильник.

Перечень сроков хранения, Учет и уничтожение документов, дело, договор

Он предназначен для продуктов, которые требуют более низких температур хранения. В основе его работы лежит принцип переработки тепла и транс…

Формирование дел и их текущее хранение

Дата публикования: 2015-02-28; Прочитано: 370 | Нарушение авторского права страницы

1. Налогоплательщики обязаны:

в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги;

Читайте так же:  Обгон при запрещающем знаке: наказание

… При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов.

Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка.

Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).

1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.

Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.

Журнал регистрации исходящих документов сколько лет хранится

==================СКАЧАТЬ ФАЙЛ

==================

Источник: https://astbusines.ru/sroki-hranenija-dokumentov/

Каждая организация обязана хранить бухгалтерские документы. Сохранность документов обеспечивает руководитель организации.

 Статьи 11, 29 Закона «О бухгалтерском учете».

В ходе деятельности любого предприятия образуется большое количество документов – договоры, внутренние локальные акты, бухгалтерские документы, налоговая отчетность, документы по кадрам и многие другие. Некоторые из них предприятие обязано хранить определенное количество лет, некоторые может уничтожить в случае их ненадобности.

При содействии специалистов Центрального государственного архива Республики Узбекистан и Управления по архивному делу г.Ташкента нами разработаны рекомендации по хранению бухгалтерских документов. Думаем, они будут практически полезны нашим читателям.

ХРАНИТЕ ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Созданные на предприятии и полученные от партнеров первичные документы со временем теряют свое практическое применение и накапливаются в бухгалтерии. Но это не означает, что их можно выбросить, уничтожить или сдать в пункт приема макулатуры.

Видео (кликните для воспроизведения).

Первичные документы имеют свои сроки хранения, установленные законодательством. К примеру, документы, необходимые для определения объектов налогообложения и исчисления налогов, должны храниться не менее 5 лет (ст.41 НК). Такой же срок хранения применяется и к другим документам, связанным с организацией и ведением бухгалтерского учета (ст.29 З-на о бухучете).

Для ряда документов установлены и более длительные сроки хранения. К примеру, документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты, должны храниться не менее 75 лет.

Руководитель организации обязан обеспечить сохранность документов в течение всего срока их хранения. Для этого из числа штатных сотрудников бухгалтерии приказом руководителя назначьте ответственное лицо, которое будет следить за комплектацией и сохранностью документов.

Если бухгалтерских документов много, можно назначить несколько ответственных лиц, каждое из которых будет отвечать за документы своего участка (направления). Например, по хозяйственным договорам, входящим и исходящим счетам-фактурам, банковской документации и т.д.

КОМПЛЕКТУЙТЕ ДОКУМЕНТЫ ПО ВИДАМ

Первичные документы, обработанные бухгалтерией, комплектуйте по видам в отдельные папки или регистры. Поименуйте папки: например, документы по учету основных средств, по учету материалов, по учету труда и заработной платы и т.д.

Документы подшивайте в хронологическом порядке: снизу вверх. Это удобно, когда в папку необходимо добавить следующий документ с более поздней датой.

Первичные документы по учету денежных средств (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами и другие) необходимо переплести. В одной подшивке могут содержаться документы за месяц или за квартал в зависимости от их количества (п.27 Положения, рег. МЮ №1297 от 14.01.2004г.).

ОРГАНИЗУЙТЕ МЕСТО ХРАНЕНИЯ

Законченные делопроизводством (исполненные, оплаченные и не используемые в текущей деятельности) первичные документы, включенные в бухгалтерскую и налоговую отчетность, храните отдельно от текущих.

Крупные предприятия, имеющие в обороте большое количество документов, могут создать для их хранения ведомственный архив – отдельное структурное подразделение. При создании ведомственного архива нужно руководствоваться Типовым положением о ведомственном архиве в органах государственной власти и управления, предприятиях, учреждениях и организациях Республики Узбекистан (прил. №4 к ПКМ №482 от 30.10.1999г.).

Не все предприятия имеют возможность создать ведомственный архив как отдельное структурное подразделение (ограниченный штат, арендованный офис). Такие предприятия в зависимости от документооборота могут хранить документы в самой бухгалтерии либо выделить для этого отдельную комнату или ее часть.

Если документы негде хранить, их можно сдать в архивные учреждения на временное (депозитарное) хранение. Архивы оказывают такие услуги на платной договорной основе.

СОЗДАЙТЕ ОПТИМАЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ

Условия хранения документов должны отвечать противопожарным, охранным и санитарно-гигиеническим нормам в течение всего срока их хранения.

Не допускайте хранения документов в помещениях с высокой влажностью, не защищенных от прямого попадания солнечных лучей и атмосферных осадков.[4]

Во избежание порчи храните документы отдельно от химических, легковоспламеняющихся, горючих и взрывоопасных материалов.

Место хранения оборудуйте специальными средствами хранения и перемещения документов: стеллажами, шкафами, сейфами и др.

ОСОБЕННОСТИ ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

К срокам хранения электронных документов предъявляются такие же требования, как и к бумажным.

Обработанные электронные документы можно заархивировать и хранить на самом компьютере. При этом желательно иметь их электронную архивную копию на внешнем носителе: USB-флешке, CD-дисках или съемном жестком диске.

При этом в предусмотренных законодательством случаях (например, при проверках контролирующими органами, при судебных разбирательствах и т.п.) должна быть предусмотрена возможность выдачи и использования копий электронных документов на бумажном носителе.

В частности, такие требования предъявляются к электронной финансовой и налоговой отчетности (Положение, рег. МЮ №2808 от 12.07.2016г.).

Учитывая возможные форс-мажорные обстоятельства (отсутствие электричества, интернет-соединения, порча электронного носителя и т.д.), которые могут помешать воспользоваться электронными документами, целесообразно иметь их архивную копию на бумажном носителе.

Из налоговой и финансовой отчетности на бумажный носитель можно скопировать только годовые отчеты (при отсутствии годовых – квартальные или месячные). Если сдавались уточненные расчеты, достаточно иметь копию последнего уточненного расчета за отчетный год.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ

Каждый документ имеет свой срок хранения. Он зависит от значимости документа и его востребованности в будущем.

Различают документы c временным и постоянным сроками хранения.

К документам временного хранения относятся документы, имеющие определенный срок хранения – 1 год, 5, 10, 75 лет и т.д.

Документы постоянного хранения не имеют сроков хранения. Они бессрочные, их уничтожать нельзя.

Для некоторых  документов сроки хранения установлены на законодательном уровне. Например:

● первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовая и иная отчетность, а также другие документы, связанные с организацией и ведением бухучета, подлежат хранению не менее 5 лет (ст.29 З-на о бухучете);

● документы (в том числе на электронных носителях), являющиеся основанием для определения объектов налогообложения и исчисления налогов и других обязательных платежей, должны храниться до истечения срока исковой давности по налоговому обязательству, то есть не менее 5 лет (ст.41 НК). Такие же сроки хранения применяются и к налоговой отчетности (ст.47 НК).

Сроки хранения документов для предприятий отдельных сфер деятельности утверждены их регуляторами (вышестоящими организациями). Например, сроки хранения документов:
● коммерческих банков указаны в Перечне, утвержденном Центральным банком и Главным архивным управлением при КМ (рег. МЮ №951 от 26.07.2000г.);

● профессиональных участников рынка ценных бумаг – в Положении, утвержденном приказом гендиректора ЦККФРЦБ (рег. МЮ №1915 от 7.03.2009г.).

Другим организациям, не входящим в структуру какого-либо министерства или ведомства, при определении сроков хранения документов Центральный государственный архив рекомендует руководствоваться Типовым перечнем управленческих документов, образующихся в деятельности организаций Республики Узбекистан, с указанием сроков хранения.

ТИПОВОЙ ПЕРЕЧЕНЬ

Типовой перечень управленческих документов разработан и утвержден Агентством «Узархив» в 2011 году. На сегодняшний день этот Перечень не является официальным документом (он не зарегистрирован в Минюсте). Агентством принимаются меры по присвоению ему статуса нормативно-правового акта.

Но специалисты Центрального госархива считают, что соблюдение сроков хранения документов, указанных в Перечне, обязательно для всех организаций независимо от формы собственности. Так как его обязательное применение предусмотрено пунктом 19 Положения о порядке проведения экспертизы ценности документов (рег. МЮ №2347 от 29.03.2012г.). О том, когда и для чего проводится экспертиза ценности документов, мы рассмотрим ниже.

Министерства и ведомства на основании Типового перечня разрабатывают свои отраслевые перечни документов с указаниями их сроков хранения с учетом специфики деятельности. При этом в отраслевых перечнях сроки хранения документов не должны быть меньше сроков, установленных Типовым перечнем.

Организация, входящая в структуру того или иного министерства или ведомства, должна руководствоваться соответствующим отраслевым перечнем (если таковой имеется). А организации, не принадлежащие к какой-либо отрасли, могут применять указанный Перечень.

В таблице приведены основные бухгалтерские документы и сроки их хранения по Типовому перечню. С полным перечнем документов с указанием сроков их хранения можно ознакомиться в ЭСС «Практическая бухгалтерия» и на сайте nrm.uz.

(выдержка из Типового перечня)

Номер

статьи

Виды

документов

Сроки

хранения документов

Примечание

Бухгалтерские отчеты и балансы организации, объяснительные записки к ним:

а) сводные годовые

Постоянно

б) годовые

Постоянно

в) квартальные

5 лет

При отсутствии годовых – постоянно

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, объяснительные записки к ним

Постоянно

Аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к балансам и отчетам (годовым)

Постоянно

Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов

5 лет

Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, извещения банков и переводные требования; выписки банков, выписки из валютных счетов, блок-счета, авизо, наряды

на работу, табели, акты о приеме и сдаче и списании имущества и материалов, счета-фактуры, корешки чековых книжек, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты, товарные отчеты и др).[5]

5 лет

При условии завершения ревизий.

В случае возникновения споров, разногласий, следственных

и судебных дел сохраняются

до вынесения окончательного решения

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости

5 лет

При отсутствии лицевых счетов – 75 лет

Инвентарные карточки и книги учета основных средств

5 лет

После ликвидации основных средств

Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности)

5 лет

При условии завершения ревизий

Учетные регистры (главная книга, журналы, мемориальные ордера, разработочные таблицы и др.)

5 лет

При условии завершения ревизий.

В случае возникновения споров, разногласий, следственных

и судебных дел сохраняются

до вынесения окончательного решения

Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ, счета-фактуры

5 лет

Справки, представляемые в бухгалтерию на оплату учебных отпусков, получение льгот по налогам и другое

5 лет

Документы (протоколы, акты, отчеты) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценки стоимости имущества организации

Постоянно

Отчеты по налогам:

Постоянно

3 года

1 год

При отсутствии годовых – постоянно.

При отсутствии квартальных –

5 лет

а) годовые

б) квартальные

в) месячные

Документы (заявки, акты, справки, переписка) по валютным вопросам

5 лет

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей

5 лет

При условии завершения ревизий.

В случае возникновения споров, разногласий, следственных

и судебных дел сохраняются

до вынесения окончательного решения

Акты, ведомости определения износа основных средств

Постоянно

Паспорта зданий, сооружений и оборудования

5 лет

После ликвидации основных средств

Документы (акты, справки, информации, докладные записки) о проведении ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.

5 лет

При условии завершения ревизий.

В случае возникновения споров, разногласий, следственных

и судебных дел сохраняются

до вынесения окончательного решения

Договоры, соглашения (хозяйственные, операционные)

5 лет

После истечения срока действия договора при условии завершения ревизий

Договоры, трудовые соглашения с частными лицами на разовые работы

75 лет

Договоры о материальной ответственности

5 лет

После увольнения материально-ответственного лица

Переписка о выдаче и возврате ссуд

5 лет

После погашения ссуды

Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах

3 года

После снятия с учета

Оперативные отчеты о расходовании иностранной валюты на загранкомандировки

10 лет

Читайте так же:  Дарственная на автомобиль между родственниками

ЕСЛИ ИМЕЮТСЯ РАСХОЖДЕНИЯ В СРОКАХ

В Типовом перечне сроки хранения некоторых документов отличаются от сроков, установленных законодательством.

Например:

1) по указанному Перечню годовые налоговые отчеты подлежат постоянному хранению, квартальные – в течение 3 лет, а месячные – 1 год (ст.344 Перечня). Когда как статьей 47 НК предусмотрен 5-летний срок хранения налоговой отчетности.

По мнению специалистов Центрального госархива, в течение 5 лет налоговая отчетность должна храниться в налоговых органах и у налогоплательщика. После истечения этого срока и при условии завершения ревизий годовые налоговые отчеты должны быть переданы в госархив на постоянное хранение;

2) в Типовом перечне к срокам хранения бухгалтерских документов по хозяйственным операциям (5 лет) установлены дополнительные условия – при завершении ревизий. Это означает, что если на предприятии ревизия не проводилась (а это возможно при нынешней налоговой политике), то документы подлежат хранению более длительный срок, чем это установлено законодательством.

Специалисты Центрального госархива пояснили, что хранить документы необходимо в течение сроков, установленных законодательством, но не менее сроков, указанных в Типовом перечне. Руководитель организации может самостоятельно принять решение уничтожать документы по истечении установленных сроков либо придерживаться сроков Типового перечня. И в случае возникновения споров, разногласий, следственных или судебных дел руководитель организации будет нести персональную ответственность за сохранность документов.

С КАКОГО МОМЕНТА ИСЧИСЛЯЕТСЯ СРОК ХРАНЕНИЯ

Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их срока действия.

Если срок действия документа закончился в 2017 году, исчисление его срока хранения начинается с 1 января 2018 года. Например, договор на оказание услуг заключен на 3 года в мае 2014 года. Срок действия договора истек в мае 2017-го. Значит, срок его хранения будет исчисляться с 1 января 2018 года. Хранить мы его обязаны до 1 января 2023 года.

Если счет-фактура составлен 3 января 2011 года, то установленный срок его хранения – 5 лет – начинается с 1 января 2012 года и истекает 2 января 2017-го.[6]

Годовую налоговую отчетность за 2016 год юрлица обязаны представить не позднее 15 февраля 2017 года (предприятия с иностранными инвестициями – не позднее 25 марта). Установленный 5-летний срок хранения годовой налоговой отчетности за 2016 год будет начинаться с 1 января 2018 года и истечет 2 января 2023 года.

В КАКИХ СЛУЧАЯХ ДОКУМЕНТЫ ПЕРЕДАЮТСЯ В АРХИВ

До истечения сроков хранения первичные документы должны храниться на предприятии.

Документы передаются в государственный архив в 2 случаях:

● при ликвидации предприятия;

● по истечении сроков хранения документов в ведомственном архиве. Это в основном касается документов Национального архивного фонда (НАФ). О документах НАФ мы расскажем отдельно.[7]

Когда предприятие ликвидируется, то документы подлежат сдаче в госархив в обязательном порядке (ст.41 НК). Ликвидированное юрлицо исключается из госреестра юридических лиц только при наличии документа, подтверждающего передачу документов учреждениям Агентства «Узархив» (п.23 Положения, прил. №1 к ПКМ №482).

В госархив передаются документы постоянного хранения, по личному составу и срок хранения которых не истек.

Например, все процедуры по ликвидации организации (ревизия, взаиморасчеты с бюджетом, закрытие счетов в банке и т.д.) закончены в июле 2017 года. В госархив организация должна будет сдать:

√ документы постоянного хранения (согласно Типовому пе­речню);

√ кадровые документы и документы, связанные с оплатой труда, срок хранения которых 75 лет;

√ первичные бухгалтерские документы за 2012–2017 годы;

√ налоговую отчетность за 2011–2017 годы;

√ другие документы с не истекшим сроком хранения.

При сдаче электронных документов на хранение в госархив носитель электронных документов передается в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести.

В КАКОЙ АРХИВ СДАЮТСЯ ДОКУМЕНТЫ

При ликвидации предприятия документы передаются на хранение именно в государственный архив. В частные архивы их сдавать нельзя.[8]

Такие требования установлены статьей 41 НК, статьей 5 Закона «Об архивном деле», пунктом 33 Положения о порядке добровольной ликвидации и прекращения деятельности субъектов предпринимательства (утв. ПП-630 от 27.04.2007г.), пунктом 12 Положения о Национальном архивном фонде Республики Узбекистан (прил. №1 к ПКМ №482) и другими нормативными актами.

В Узбекистане функционируют госархивы (и их филиалы) рес­публиканского, областного и городского значения. Рекомендуется сдавать документы на хранение в ближайший государственный архив. Такая норма практикуется архивами в целях создания условий для пользователей архивной информацией (то есть для физических и юридических лиц).

ОТБОР ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ СДАЧИ В АРХИВ

Перед сдачей в архив все документы подвергаются экспертизе на их ценность. Экспертиза проводится с целью отбора документов для дальнейшего хранения.

Она проводится специальной экспертной комиссией, которая создается на предприятиях всех форм собственности. Комиссия организует и проводит экспертизу ценности документов, подготовку их к передаче в архив или уничтожению.

Комиссия назначается приказом руководителя организации из квалифицированных специалистов под председательством одного из руководящих работников. В ее состав обязательно включаются работники бухгалтерии, делопроизводства, заведующий архивом (если в организации имеется архив). Для всех предприятий, кроме малых, рекомендовано включать в комиссию также представителя архивного учреждения.

Предприятия, не имеющие своего ведомственного архива и, соответственно, завархивом, в комиссию могут включить лиц, ответственных за комплектование и хранение документов.

Отбор документов проводится в соответствии с Положением о порядке проведения экспертизы ценности документов (рег. МЮ №2347 от 29.03.2012г.).

В процессе экспертизы документы разделяются на следующие группы:

● документы постоянного хранения;

● ценные и уникальные документы (если таковые имеются);

● документы с не истекшим сроком хранения более 10 лет;

● документы с не истекшим сроком хранения менее 10 лет;

● документы, подлежащие уничтожению.

Каждая группа документов (кроме подлежащих уничтожению) подшивается в дела не более 250 листов и толщиной не более 4 см.

По каждой группе документов, передаваемых на архивное хранение, оформляются описи дел (документов) в 3 экземплярах.

По уничтожаемым документам оформляется акт о выделении документов на уничтожение.

Передача документов в архив оформляется актом приема-передачи документов на хранение (по форме прил. №1 к Положению, прил. №1 к ПКМ №101 от 5.04.2012г.). Акт составляется в 2 экземплярах. Один остается в архиве, другой – в организации (источнике комплектования). Вместе с архивными документами в архив передаются 3 экземпляра описи дел (документов).

УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Выделенные к уничтожению документы можно передать на утилизацию или сдать в пункты приема макулатуры. В этом случае при передаче документов оформляется накладная, где указываются дата, вес и количество передаваемой бумаги.

Уничтожаемые документы могут содержать конфиденциальную информацию или сведения. Организации, не желающие передавать документы в переработку в целом (читаемом) виде, могут предварительно измельчить их шредером.

Измельчение большого количества бумаги бытовым шредером займет много времени. В этом случае можно передать документы предприятиям, использующим бумагу в качестве вторсырья и применяющим для измельчения бумаги промышленное оборудование. В присутствии комиссии или ответственных лиц организации можно проследить за процессом уничтожения (измельчения) переданных документов.

Уничтожать документы путем сжигания законодательством не запрещено. При этом необходимо соблюсти все меры противопожарной безопасности. Организации, имеющие собственную котельную, могут использовать уничтожаемые документы в качестве топлива.

Выбранный способ уничтожения необходимо указать в акте уничтожения документов.

УЧЕТ РАСХОДОВ НА ХРАНЕНИЕ

В бухучете расходы, связанные с организацией и хранением архивных документов, списываются на расходы периода и отражаются на счете 9420 «Административные расходы» (Инструкция, прил. №2  к НСБУ №21, рег. МЮ №1181 от 23.10.2002г.).

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ПРАВИЛ ХРАНЕНИЯ

Законодательством не предусмотрены прямые меры ответственности за нарушение именно правил хранения документов. Но так как сроки хранения документов установлены Законом «О бухгалтерском учете» (ст.29), необеспечение их сохранности в течение этих сроков будет квалифицироваться как нарушение законодательства о бухучете.

Отсутствие бухгалтерских документов (без уважительной причины) может быть расценено как их умышленное уничтожение. За это должностные лица организации (руководитель, главный бухгалтер) могут быть привлечены к административной ответственности по статье 175-1 «Нарушение порядка ведения бухгалтерского учета и отчетности» КоАО с наложением штрафа в размере:

● от 5 до 10 МРЗП – за первое нарушение;

● от 10 до 20 МРЗП – за повторное нарушение в течение года после применения административного взыскания.

Уничтожение документов, подтверждающих реализацию товаров (работ, услуг), также считается одним из признаков умышленного сокрытия, занижения прибыли (дохода) или других объектов налогообложения (п.6 пост. ПВС №8 от 31.05.2013г.). При подтверждении факта умышленного уничтожения документов должностные лица организации могут быть привлечены и к уголовной ответственности по статье 184 «Уклонение от уплаты налогов или других обязательных платежей» УК.

Музаффар МИРЗАГАНИЕВ, эксперт «Norma Online». 

Видео (кликните для воспроизведения).

Источники:

  1. Бабич, А. М. Финансы. Денежное обращение. Кредит / А.М. Бабич, Л.Н. Павлова. — М.: Юнити-Дана, 2018. — 688 c.
  2. Кредит и ссуда: как не попасть и как выбраться из долговой петли. Пособие для всех, кто имеет кредит. — М.: Новосибирск: Свиньин и сыновья, 2009. — 148 c.
  3. Янин, О. Е. Финансы, денежное обращение и кредит / О.Е. Янин. — М.: Academia, 2016. — 256 c.
  4. Крутякова, Т.Л. Аренда. Практические рекомендации для арендатора / Т.Л. Крутякова. — М.: АйСи Групп, 2018. — 267 c.
  5. И.Н. Рабыко Деньги, кредит, банки / И.Н. Рабыко. — М.: Экоперспектива, 2008. — 524 c.
  6. Бурлак, Г. Н. Техника валютных операций. Практикум. Учебное пособие / Г.Н. Бурлак, О.И. Кузнецова, Н.В. Сергеева. — М.: Финстатинформ, 2018. — 184 c.
  7. Деньги, кредит, банки. — М.: КноРус, 2012. — 560 c.
  8. Ветрова Н. В. Финансы предприятий (организаций). Ответы на экзаменационные вопросы; ТетраСистемс — Москва, 2011. — 160 c.
Сколько лет хранятся документы в архиве
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here