Порядок передачи документов на архивное хранение

Сегодня мы предлагаем статью на тему: "Порядок передачи документов на архивное хранение". Наши специалисты постарались полностью раскрыть тему доступным языком. Вопросы вы можете задать нашему дежурному юристу.

Значение и практическая ценность документов учреждения (организации, предприятия) различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

Для долговременного хранения создается архив учреждения (организации, предприятия). Архив подчиняетсянепосредственно руководителю или его заместителю.

В задачи архива входят:

· прием, учет и хранение завершенных дел;

· информационно-справочная работа по архивным документам учреждения;

· организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Лучше всего расположить архив в специально выделенном помещении. Он должен занимать помещение (со стеллажами, шкафами или сейфами), в котором можно было бы обеспечить сохранность документов.

Cдача дел в архив учреждения ведется по графику,утвержденному руководством учреждения.В архив передаются дела постоянного и долговременного хранениячерез год после их завершения в делопроизводстве структурных подразделений. Дела временного хранения передают в архив учреждения по усмотрению руководства учреждения.

Архив принимает дела по описям и номенклатурам дел. Вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы для пополнения ими справочного аппарата архива.

Заведующий архивомрасписывается при получении делна всех экземплярах годовых разделов описей, указывая дату приема и количество дел. Описи на дела постоянного хранения составляют в 4 экземплярах: один экземпляр возвращается сотруднику, сдавшему дела, остальные остаются в архиве учреждения.

Основными видами архивов являются государственные, ведомственные, архивы негосударственных организаций, предприятий. Правовую основу вышеназванных архивов регулирует закон «О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь».

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве – 3 года. По истечении этого срока решается дальнейшая «судьба» документов: передать ли их в архив, уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Для определения сроков хранения документов, подготовки их к архивному хранению и отбора для уничтожения в учреждении (в организации, на предприятии) создается постоянно действующая экспертная комиссия.

Определение конкретных сроков хранения документов в Республике Беларусь проводится на основании трёх документов: «Перечня документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утверждённого начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15.08.1988; «Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков их хранения», утвержденного Постановлением Госкомитета по архивам и делопроизводству РБ от 06.08.2001, № 38; «Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций РБ по оперативному и статистическому учёту и отчётности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утверждённого Постановлением Министерства юстиции РБ от 14.12.2006, №82.

При исчислении сроков хранения учитывают только год: день и месяц составления документа значения не имеют. Так, например, переписка за 2000 г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2004 г.

Читайте так же:  Экологические правонарушения

К документам долговременного хранения, передаваемым в архив, относятся прежде всего документы по личному составу организации (предприятия), устав и учредительный договор организации (предприятия), протоколы заседания Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний, годовые планы, отчеты и т.п.

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка организации (предприятия), за редким исключением, на архивное хранение не передается. Следует учитывать, что запрещается уничтожать бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек.

Срок хранения документов по личному составу (личное дела, личные карточки формы Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) составляет 75 лет.

В результате работы экспертной комиссии документы подразделяют на две группы: предназначенные для архивного хранения и подлежащие уничтожению.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления. Необходимо:

· расположить документы в деле в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;

· произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;

· подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;

· на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел (листы внутренней описи нумеруются отдельно), если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;

· переплести дело или прошить его в четыре прокола;

· указать на обложке дела количество листов согласно листу-заверителю дела, срок хранения дела.

Дела временного хранения разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы в подобных делах хранятся в прямой или обратной хронологической последовательности, пересистематизация их не обязательна.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на 2 группы:

· дела по личному составу организации (предприятия); для большинства учреждений это основные документы, передаваемые в архив;

· дела по основной (производственной) деятельности.

На каждую группу дел составляют отдельные описи: опись № 1 (дел по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дел по личному составу).

Описи составляют на документы одного года. Дела в опись вносят по степени важности.

В опись № 1 дела заносят в такой последовательности:

· устав;

· протоколы общих собраний, заседания Совета директоров;

· приказы по основной деятельности;

· перспективные и годовые планы;

· отчеты;

· контракты (с организациями).

В описи № 1 л/с дела располагают в следующем порядке:

· книга учета сотрудников (если она ведется);

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

· приказы по личному составу;

· личные дела и личные карточки;

· лицевые счета по заработной плате;

· невостребованные трудовые книжки.

В конце любой описи указывают цифрами и прописью количество включенные в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляют на обложке соответствующего дела.

На документы, предназначенные для уничтожения, составляютакт. В него в любой последовательности вносят заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенные в группу, например «переписка за 1998-1999 гг. – 3 дела».

Читайте так же:  Что такое необоснованное и неосновательное обогащение?

Акты и описисоставляют и подписывают члены экспертной комиссии, а рассматривает и утверждает руководитель учреждения (организации, предприятия).

Прием (передача) дел в архив производится секретарем и работником архива. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела проставляется отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указывают цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дату приема (передачи) а также подписи участников приема (передачи).

Вместе с делами в архив учреждения (организации, предприятия) передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Заголовки этих регистрационных форм также должны быть включеныв опись.

Уничтожение документов, включенных в акт, разрешается производить только после передачи документов, подлежащих хранению. Осуществляется оно с помощью специальных машин-шрёдеров.

Документы долговременного и постоянного хранения коммерческих организаций (предприятия) разрешается передавать в государственные архивы на договорной основе.

Дата добавления: 2016-01-20; просмотров: 1003;

ПОСМОТРЕТЬ ЕЩЕ:

Все документы, которые создаются в делопроизводстве за время работы государственных организаций, учреждений, органов, а также коммерческих компаний должны проходить единый делопроизводственный цикл. Передача документации на архивное хранение является заключительным этапом делопроизводства. В качестве последнего пункта назначения может выступать муниципальный (государственный) архив и ведомственный архив, документами которых составляется государственная часть Архивного фонда России, вследствие чего законодательством нашей страны строго регламентируется процедура подготовки документов к хранению и непосредственной сдачи этих документов в архив.

Виды архивов для хранения документов

Федеральные государственные архивы могут принимать на хранение документы, которые имеют общенациональную значимость (Российский государственный военный архив, Государственный архив РФ и т.д.). Архивные нужды определенных регионов обслуживаются Государственными архивами субъектов РФ. Так, к примеру, в обязанность ликвидируемых организаций Санкт-Петербурга и Москвы входит осуществление передачи документов по личному составу в Центральный госархив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга и Центральный госархив трудовых отношений города Москвы соответственно. Во многих других субъектах страны функционируют аналогичные архивы, которые принимают документы по личному составу.

Муниципальные архивы являются ответственными за учет, хранение и комплектацию архивных документов в рамках муниципального района, муниципального учреждения или городского округа. Передача документов на хранение в архивы муниципального типа осуществляется общественными и кооперативными организациями, государственными предприятиями и учреждениями, а также частными лицами.

Документы ведомственных архивов выступают в качестве источника пополнения государственных фондов, даже, несмотря на то, что они не являются частью системы государственной архивной службы. Это архивы областных учреждений, отдельных организаций, а также архивы всевозможных ведомств (Минздрав, Минобразования, Минкультуры и другие ведомства имеют собственные архивные службы) и др.

Необходимо отметить, что передаче на хранение в архивы государственной части Архивного фонда РФ могут подлежать далеко не все документы. К организациям, которые являются источниками комплектования, предъявляются наиболее строгие законодательные требования. В обязанность таких организаций входит сдача в государственный архив документов постоянного срока хранения согласно утвержденному графику (к примеру, раз в три или пять лет и т.д.). Документы по личному составу хранятся в каждой организации безотносительно к форме собственности. Но их передача в государственный архив может осуществляться только при ликвидации организации.

Читайте так же:  Жалоба на неправомерные действия инспектора дпс

Каким образом происходит передача документации на хранение в архивах

Передаче документации в архив обязательно предшествует комплекс мероприятий подготовительного характера, называющийся научно-технической обработкой документации. В самом общем смысле это упорядочивание документации в соответствии с требованиями законодательства. Началом научно-технической обработки документов можно считать организацию и проведение работ, направленных на экспертизу ценностей. Задачей экспертной комиссии организации, создаваемой для данных целей, является определение сроков хранения, подбор и подготовка документов к хранению в архиве.

По итогам экспертизы ценности дела временного (свыше десяти лет) постоянного хранения и по личному составу отправляются на научную и техническую обработку согласно «Основным правилам работы архивов организаций». Данный этап включает осуществление формирования дел, нумерацию листов, составление листа-заверителя на все дела, проведение переплетных работ, оформление обложек, а также составление внутренних описей дела (на установленные виды документов), описей дел и предисловий к любой описи. В случае ликвидации организации на весь архивный фонд составляется еще и историческая справка.

Непосредственная передача документации на хранение в архив происходит после проведения научно-технической обработки документации на основании ранее составленных описей. Фиксация приема документов должна производиться с помощью акта приема-передачи документов. Составляется данный акт в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, а другой – в организации.

Оформление документов для передачи

В процессе подготовки документов к передаче на хранение в архив акцентировать внимание необходимо на оформление сопутствующих документов и составляющих оформления. Для составления листов-заверителей, описей, предисловий к описям, исторических справок используются утвержденные формы. Объединять дела по личному составу и постоянного характера в одну опись категорически запрещается. Документы должны быть переплетены в твердую обложку в соответствии с государственными требованиями. Элементом оформления обложки является проставление таких реквизитов:

  • наименование структурного подразделения организации и самой организации;
  • заголовок дела;
  • дата дела или крайние даты дела;
  • число листов в деле;
  • время хранения дела;
  • индекс дела по номенклатуре дел (при наличии);
  • номер тома;
  • архивный шифр дела (номер фонда, описи дел и самого дела).

Не существует необходимости в оформлении корешков дел при передаче документов на хранение в государственный архив.

Санкции за нарушение требований к хранению в архиве

Для обеспечения сохранности документов необходимым является такое требование архивного законодательства, как передача документов на хранение в архиве. Согласно данному требованию, нарушители наказываются штрафными санкциями в размере 100-500 рублей (статья 13.20 КоАП). Штраф до 300 тысяч рублей будет назначен обществам с ограниченной ответственностью и акционерным обществам при неисполнении сроков и порядка хранения документов (статья 13.25 КоАП).

Штрафы со стороны архивных служб не являются единственными, кроме них существуют еще и санкции, которые могут накладываться контролирующими органами при игнорировании их запросов о представлении определенных документов. При этом за нарушение законных требований придется заплатить тем большую сумму, чем большой ценностью пользуются документы. Так, в соответствии с 126-ой статьей НК РФ, непредставление в налоговый орган одного документа наказывается штрафом в размере 200 рублей. Более серьезным наказанием станет потеря первичных документов за один и более налоговых периодов – в соответствии с 120-ой статьей НК РФ оно будет составлять до 30 тысяч рублей.

Читайте так же:  Правовая аксиология: ценностные основы права

Все документы, которые создаются в делопроизводстве за время работы государственных организаций, учреждений, органов, а также коммерческих компаний должны проходить единый делопроизводственный цикл. Передача документации на архивное хранение является заключительным этапом делопроизводства. В качестве последнего пункта назначения может выступать муниципальный (государственный) архив и ведомственный архив, документами которых составляется государственная часть Архивного фонда России, вследствие чего законодательством нашей страны строго регламентируется процедура подготовки документов к хранению и непосредственной сдачи этих документов в архив.

Виды архивов для хранения документов

Федеральные государственные архивы могут принимать на хранение документы, которые имеют общенациональную значимость (Российский государственный военный архив, Государственный архив РФ и т.д.). Архивные нужды определенных регионов обслуживаются Государственными архивами субъектов РФ. Так, к примеру, в обязанность ликвидируемых организаций Санкт-Петербурга и Москвы входит осуществление передачи документов по личному составу в Центральный госархив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга и Центральный госархив трудовых отношений города Москвы соответственно. Во многих других субъектах страны функционируют аналогичные архивы, которые принимают документы по личному составу.

Муниципальные архивы являются ответственными за учет, хранение и комплектацию архивных документов в рамках муниципального района, муниципального учреждения или городского округа. Передача документов на хранение в архивы муниципального типа осуществляется общественными и кооперативными организациями, государственными предприятиями и учреждениями, а также частными лицами.

Документы ведомственных архивов выступают в качестве источника пополнения государственных фондов, даже, несмотря на то, что они не являются частью системы государственной архивной службы. Это архивы областных учреждений, отдельных организаций, а также архивы всевозможных ведомств (Минздрав, Минобразования, Минкультуры и другие ведомства имеют собственные архивные службы) и др.

Необходимо отметить, что передаче на хранение в архивы государственной части Архивного фонда РФ могут подлежать далеко не все документы. К организациям, которые являются источниками комплектования, предъявляются наиболее строгие законодательные требования. В обязанность таких организаций входит сдача в государственный архив документов постоянного срока хранения согласно утвержденному графику (к примеру, раз в три или пять лет и т.д.). Документы по личному составу хранятся в каждой организации безотносительно к форме собственности. Но их передача в государственный архив может осуществляться только при ликвидации организации.

Каким образом происходит передача документации на хранение в архивах

Передаче документации в архив обязательно предшествует комплекс мероприятий подготовительного характера, называющийся научно-технической обработкой документации. В самом общем смысле это упорядочивание документации в соответствии с требованиями законодательства. Началом научно-технической обработки документов можно считать организацию и проведение работ, направленных на экспертизу ценностей. Задачей экспертной комиссии организации, создаваемой для данных целей, является определение сроков хранения, подбор и подготовка документов к хранению в архиве.

По итогам экспертизы ценности дела временного (свыше десяти лет) постоянного хранения и по личному составу отправляются на научную и техническую обработку согласно «Основным правилам работы архивов организаций». Данный этап включает осуществление формирования дел, нумерацию листов, составление листа-заверителя на все дела, проведение переплетных работ, оформление обложек, а также составление внутренних описей дела (на установленные виды документов), описей дел и предисловий к любой описи. В случае ликвидации организации на весь архивный фонд составляется еще и историческая справка.

Читайте так же:  Порядок обращения за выплатой

Непосредственная передача документации на хранение в архив происходит после проведения научно-технической обработки документации на основании ранее составленных описей. Фиксация приема документов должна производиться с помощью акта приема-передачи документов. Составляется данный акт в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, а другой – в организации.

Оформление документов для передачи

В процессе подготовки документов к передаче на хранение в архив акцентировать внимание необходимо на оформление сопутствующих документов и составляющих оформления. Для составления листов-заверителей, описей, предисловий к описям, исторических справок используются утвержденные формы. Объединять дела по личному составу и постоянного характера в одну опись категорически запрещается. Документы должны быть переплетены в твердую обложку в соответствии с государственными требованиями. Элементом оформления обложки является проставление таких реквизитов:

  • наименование структурного подразделения организации и самой организации;
  • заголовок дела;
  • дата дела или крайние даты дела;
  • число листов в деле;
  • время хранения дела;
  • индекс дела по номенклатуре дел (при наличии);
  • номер тома;
  • архивный шифр дела (номер фонда, описи дел и самого дела).

Не существует необходимости в оформлении корешков дел при передаче документов на хранение в государственный архив.

Санкции за нарушение требований к хранению в архиве

Для обеспечения сохранности документов необходимым является такое требование архивного законодательства, как передача документов на хранение в архиве. Согласно данному требованию, нарушители наказываются штрафными санкциями в размере 100-500 рублей (статья 13.20 КоАП). Штраф до 300 тысяч рублей будет назначен обществам с ограниченной ответственностью и акционерным обществам при неисполнении сроков и порядка хранения документов (статья 13.25 КоАП).

Штрафы со стороны архивных служб не являются единственными, кроме них существуют еще и санкции, которые могут накладываться контролирующими органами при игнорировании их запросов о представлении определенных документов. При этом за нарушение законных требований придется заплатить тем большую сумму, чем большой ценностью пользуются документы. Так, в соответствии с 126-ой статьей НК РФ, непредставление в налоговый орган одного документа наказывается штрафом в размере 200 рублей. Более серьезным наказанием станет потеря первичных документов за один и более налоговых периодов – в соответствии с 120-ой статьей НК РФ оно будет составлять до 30 тысяч рублей.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Порядок передачи документов на архивное хранение
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here