Передача дел в кадровой службе

Сегодня мы предлагаем статью на тему: "Передача дел в кадровой службе". Наши специалисты постарались полностью раскрыть тему доступным языком. Вопросы вы можете задать нашему дежурному юристу.

При смене руководителей кадровых служб или лиц, ответственных за ведение кадрового делопроизводства, необходимо провести прием-передачу кадровых дел. Эта процедура, с которой должна начинаться и которой должна заканчиваться работа кадровика на том или ином предприятии, не отражена в нормативно-правовых актах, отсутствует и утвержденная форма акта приема-передачи дел. Однако на практике сложились определенные правила проведения данной процедуры:

– издание приказа о приеме-передаче дел;

– создание комиссии;

– проверка кадровой документации;

– составление акта о приеме-передаче дел.

Обычно комиссия создается приказом руководителя предприятия (приложение 1) в составе не менее трех человек из числа заместителя руководителя предприятия, работников кадровой службы и бухгалтерии, инженера по охране труда, юрисконсульта и других специалистов. Перед членами комиссии ставится задача провести прием-передачу кадровых дел в связи с увольнением или переводом на другую работу работника кадровой службы.

Приложение 1

Открытое акционерное общество «Рассвет»

ПРИКАЗ

14.01.20010 

г. Харьков 

№ 11 

Об организации приема-передачи
кадровых дел

В связи с переводом Ревы Л. В., менеджера по персоналу, на должность заведующей канцелярией

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести 15 января 2010 г. передачу кадровых дел Ревой Людмилой Васильевной, менеджером по персоналу, и прием их Галкиной Раисой Степановной, секретарем.

2. Для проведения приема-передачи кадровых дел создать комиссию в следующем составе:

Председатель – Хомич Станислав Петрович, заместитель директора.

Члены комиссии – Ткачук Людмила Ивановна, бухгалтер, Москвин Олег Яковлевич, инженер по охране труда.

3. Результаты приема-передачи дел оформить актом и предоставить мне в срок до 18 января 2010 г. на утверждение.

Директор 

Бондаренко 

В. Г. Бондаренко 

Приступая к работе, комиссия составляет список обязательных документов, которые должны быть в кадровой службе, проверяет их наличие, правильность формирования документов в дела, их регистрацию и хранение, выявляет недостающие документы и имеющиеся недостатки в ведении кадрового делопроизводства.

Единого перечня документов, обязательных для каждого предприятия, не существует. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных документов. Например, в КЗоТ упоминаются, в частности, трудовые договора (ст. 21, 24), коллективный договор (ст. 10), трудовые книжки (ст. 48), график отпусков (ст. 79), правила внутреннего трудового распорядка (ст. 142).

Необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах. Так, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты населения Украины от 29 июля 1993 г. № 58 (далее – Инструкция № 58). Приказом Госкомстата и Минобороны Украины от 25 декабря 2009 г. № 495/656 утверждена личная карточка формы № П-2. Формирование личного дела госслужащего определено Порядком ведения личных дел государственных служащих в органах исполнительной власти, утвержденным постановлением КМУ от 25 мая 1998 г. № 731.

Читайте так же:  Паспорт на изделие и оборудование гост

Важно:

К документам, которые должны быть в наличии у кадровых служб, относятся, в частности:

экземпляр устава предприятия;

экземпляр штатного расписания;

коллективный договор;

правила внутреннего трудового распорядка;

положения об отделах и службах предприятия;

должностные инструкции;

график отпусков;

журнал регистрации отпусков;

копии отдельных приказов по основной деятельности;

кадровые приказы (о приеме, переводе, предоставлении отпуска, увольнении, поощрениях и взысканиях);

журнал регистрации кадровых приказов;

личные карточки формы № П-2;

табели учета рабочего времени;

трудовые книжки;

книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

журнал учета прохождения инструктажей по охране труда (не всегда);

журнал учета листков нетрудоспособности;

журнал прохождения работниками обязательных медосмотров;

документы по воинскому учету;

личные дела работников;

журнал учета личных дел работников;

документы-основания к приказам (заявления работников о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, предоставлении отпуска, объяснительные и служебные записки). 

При проверке кадровых документов члены комиссии должны обращать внимание на наличие следующих документов:

– экземпляр устава предприятия: проверяют, кто из должностных лиц наделен полномочиями подписывать кадровые приказы;

– экземпляр штатного расписания: проверяют утверждение его руководителем предприятия, срок его действия и внесенные в него изменения; соответствуют ли названия должностей в штатном расписании Классификатору профессий ДК 003:2010;

– правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор: проверяют соответствие этих документов требованиям трудового законодательства, ознакомление с ними работников под роспись;

– приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним;

– кадровые приказы: проверяют оформление приказов, исходя из требований трудового законодательства, соответствие названий должностей и работ в приказах названиям, указанным в Классификаторе профессий ДК 003:2010, правильность внесения записей в трудовые книжки на основании изданных приказов;

– журнал регистрации кадровых приказов: обращают внимание на нумерацию листов, прошивку журнала и скрепление его печатью предприятия, проверяют нумерацию приказов в хронологическом порядке;

– журнал регистрации отпусков, график отпусков: проверяют порядок их заполнения, правильность предоставления и продолжительность отпусков согласно требованиям Закона Украины «Об отпусках» от 15 ноября 1996 г. № 504/96-ВР;

Читайте так же:  Порядок формирования личного дела работника

– табели учета рабочего времени: проверяют правильность их заполнения согласно приказу Госкомстата Украины «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 5 декабря 2008 г. № 489;

– книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним: проверяют правильность ее заполнения и ведения согласно требованиям приказа Министерства статистики Украины «Об утверждении типовых форм первичного учета личного состава» от 27 октября 1995 г. № 277; сверяют количество зарегистрированных записей в книге с количеством трудовых книжек работников предприятия;

– трудовые книжки работников: проверяют соответствие их количества численности работников, для которых предприятие является основным местом работы, соответствуют ли записи в трудовых книжках требованиям Инструкции № 58 и Классификатора профессий ДК 003:2010;

– личные дела работников: проверяют, соответствует ли опись документов их наличию в деле, правильность их заполнения, сроки хранения документов в деле согласно требованиям приказа Главного архивного управления при КМУ «Об утверждении Перечня типовых документов» от 20 июля 1998 г. № 41;

– инструкция по охране труда и противопожарной безопасности: проверяют порядок ознакомления с ней работников, соответствует ли она требованиям Закона Украины «Об охране труда» от 14 октября 1992 г. № 2694-XII;

– журнал регистрации инструктажей по охране труда: проверяют нумерацию страниц, прошивку и скрепление печатью предприятия, наличие в журнале подписей работников о прохождении инструктажей;

– документы по учету военнообязанных и призывников: проверяют согласно Инструкции по воинскому учету военнообязанных и призывников на предприятиях, в учреждениях, организациях и учебных заведениях, утвержденной приказом Министерства обороны Украины от 27 июня 1995 г. № 165;

– журнал учета листков нетрудоспособности: проверяют регистрацию и учет листков нетрудоспособности;

– должностные инструкции работников, положения об отделах и службах предприятия: проверяют утверждение их руководителем предприятия и ознакомление с ними работников под роспись.

Подобным образом проверяют и другие документы, наличие которых регламентируется нормативно-правовыми актами.

После проверки документов члены комиссии имеют полное представление о наличии документов, соответствующих законодательству и не нуждающихся в доработке, о документах, требующих изменений и дополнений, а также об отсутствующих документах, которые необходимо оформить вновь. Итоги проверки оформляются актом приема-передачи кадровых дел (приложение 2). Он содержит наименование документов, их количество, периоды, которые они охватывают, а также сведения об отсутствии (повреждении) документов, допущенных ошибках, замечания по поводу содержания и оформления документов.

Приложение 2

ОАО «Рассвет»

АКТ

УТВЕРЖДАЮ
Директор
_________ В. Г. Бондаренко
«__» __________ 2010 г. 

15.01.2010 № 1
г. Харьков

О приеме-передаче кадровых дел

Основание: приказ от 14.01.2010 № 5-к о переводе Ревы Л. В., менеджера по персоналу, на другую работу.

Состав комиссии:

Председатель – заместитель директора Хомич С. П.

Члены комиссии: бухгалтер Ткачук Л. И., инженер по охране труда Москвин О. Я.

Присутствовали: менеджер по персоналу Рева Л. В., секретарь Галкина Р. С.

По состоянию на 15 января 2010 г. менеджер по персоналу Рева Л. В. передает, а секретарь Галкина Р. С. принимает следующие документы и имущество кадровой службы.

№ п/п

Наименование документов и имущества

Период (годы)

Количество

Экземпляр устава предприятия 

Правила внутреннего трудового распорядка 

Коллективный договор 

Экземпляр штатного расписания 

Графики отпусков 

2009, 2010 

Журналы регистрации отпусков 

2009, 2010 

Копии приказов по основной деятельности 

2005 – 2009 

Кадровые приказы (прием, перевод, увольнение, предоставление отпусков, поощрения, взыскания) 

2005 – 2009 

Журнал регистрации приказов 

Личные карточки формы № П-2 

2005 – 2009 

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Табели учета рабочего времени 

Трудовые книжки (в т. ч. две невостребованных) 

2005 – 2009 

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним 

2005 – 2009 

Журнал учета прохождения инструктажа по охране труда 

2005 – 2009 

Журнал учета листков нетрудоспособности 

2005 – 2009 

Журнал прохождения работниками обязательных медосмотров 

2005 – 2009 

Документы по воинскому учету 

2005 – 2009 

Личные дела работников 

2005 – 2009 

Журнал учета личных дел работников 

2005 – 2009 

Документы-основания к приказам (заявления работников, объяснительные и служебные записки) 

2005 – 2009 

Должностные инструкции 

Печать кадровой службы 

Штамп с указанием наименования предприятия 

Штамп «Вкладыш выдан» 

Ключи от сейфа 

Ключи от кабинета 

При приеме-передаче дел установлено:

1. В трудовой книжке Троханенко М. Г., маркетолога, отсутствует запись о приеме на работу.

2. В личном деле Князева А. Б., ведущего специалиста по рекламе, отсутствует фотография.

3. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним не проставлен номер и серия трудовой книжки Витрук Л. А., курьера.

4. В приказах с № 1 по № 9 за 2008 г. нет визы юрисконсульта.

5. В личном деле Журавлева С. С., водителя автотранспортных средств, отсутствует копия приказа о приеме на работу.

6. В трудовой книжке Кияшко Я. В., начальника отдела снабжения, отсутствует вкладыш к трудовой книжке.

Приложения: 

1. Перечень документов и дел работников на 2 листах.

2. Перечень трудовых книжек работников на 2 листах. 

Сдала:
Менеджер по персоналу
__________ Л. В. Рева
«__»_______2010 г. 

Приняла:
Секретарь
__________ Р. С. Галкина
«__»_______2010 г. 

Председатель комиссии 

Хомич 

С. П. Хомич 

Члены комиссии 

Ткачук 

Л. И. Ткачук 

Москвин 

О. Я. Москвин 

Члены комиссии могут предложить в акте конкретные рекомендации по устранению выявленных нарушений и недостатков и улучшению ведения кадрового делопроизводства.

Особое внимание уделяется проверке трудовых книжек. Прием-передачу трудовых книжек можно считать, пожалуй, самым ответственным этапом в рассматриваемой нами процедуре. Трудовая книжка последовательно отражает факты трудовой биографии человека, его квалификационный и служебный рост, отношение к труду, причины увольнения. Кроме того, это основной документ для расчета трудового и страхового стажа. Поэтому, в каких бы условиях не проходила процедура приема-передачи кадровой документации, отказаться от документального оформления передачи трудовых книжек нельзя.

Перед составлением акта приема-передачи трудовых книжек необходимо проверить:

– количество трудовых книжек, имеющихся в кадровой службе;

– соответствует ли их количество общей численности работников предприятия;

– соответствуют ли записи в трудовых книжках (выборочно) требованиям Инструкции № 58;

– наличие и правильность ведения книги ведения учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В ней должны быть зарегистрированы все трудовые книжки работников, полученные от них при приеме на работу, а также трудовые книжки, выданные работникам при приеме на работу впервые. Кроме того, проверяют наличие в данной книге подписей о получении трудовых книжек при увольнении;

Важно:

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется в рукописном виде и, естественно, не может быть восстановлена в случае ее утери, т. к. содержит подписи ответственного лица, которое принимало или заполняло трудовую книжку (вкладыш), а также уволенных работников. 

– порядок хранения трудовых книжек. При выявлении фактов отсутствия отдельных трудовых книжек необходимо выяснить причины их отсутствия. Для этого необходимо создать комиссию, результаты работы которой оформить актом с указанием мероприятий и сделанных выводов;

– наличие на предприятии необходимого запаса бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Количество бланков определяется потребностью в зависимости от текучести кадров и характеристик принимаемых на работу лиц (например, широкий прием на работу выпускников школ и вузов, которым трудовые книжки должны быть оформлены впервые).

Далее принимаются по отдельному акту трудовые книжки работников (приложение 3). Такой акт должен содержать перечень всех имеющихся в наличии трудовых книжек с указанием фамилии, инициалов владельца, серии и номера документа (вкладыша), общее количество трудовых книжек и вкладышей к ним, включая невостребованные книжки работников, уволенных с предприятия.

Приложение 3

ОАО «Рассвет»

АКТ

УТВЕРЖДАЮ
Директор
_________ В. Г. Бондаренко
«__» __________ 2010 г. 

15.01.2010 № 2
г. Харьков

О приеме-передаче трудовых книжек

Основание: приказ от 14.01.2010 № 5-к о переводе Ревы Л. В., менеджера по персоналу, на другую работу.

Состав комиссии:

Председатель – заместитель директора Хомич С. П.

Члены комиссии: бухгалтер Ткачук Л. И., инженер по охране труда Москвин О. Я.

Присутствовали: менеджер по персоналу Рева Л. В., секретарь Галкина Р. С.

По состоянию на 15 января 2010 г. менеджер по персоналу Рева Л. В. передает, а секретарь Галкина Р. С. принимает трудовые книжки:

№ п/п

Фамилия, инициалы владельца трудовой книжки

Серия

Номер

Примечание

Алтухов С. Ю. 

АХ 

Буланова Т. И. 

АС 

Ершов В. О. 

АС 

невостребована 

Жуков С. П. 

АО 

невостребована 

…………… 

Итого: трудовых книжек – 36 (в т. ч. две невостребованные), вкладышей к трудовым книжкам – 9.

Сдала:
Менеджер по персоналу
___________ Л. В. Рева
«__»________2010 г. 

Приняла:
Секретарь
__________ Р. С. Галкина
«__»_______2010 г. 

Председатель комиссии 

Хомич 

С. П. Хомич 

Члены комиссии 

Ткачук 

Л. И. Ткачук 

Москвин 

О. Я. Москвин 

Акты подписываются принимающей и сдающей сторонами, председателем комиссии и ее членами, после чего они передаются на утверждение руководителю предприятия.

Утвердив акты, руководитель подписывает приказ о назначении нового лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Такой работник знакомится с приказом под роспись.

Процедура приема-передачи кадровых дел позволит новому работнику оценить состояние кадровой документации, учесть ошибки, допущенные предшественником, чтобы не повторять их в своей работе.
Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Передача дел в кадровой службе
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here