Что такое делопроизводство и документооборот?

Сегодня мы предлагаем статью на тему: "Что такое делопроизводство и документооборот?". Наши специалисты постарались полностью раскрыть тему доступным языком. Вопросы вы можете задать нашему дежурному юристу.

1.ВВЕДЕНИЕ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

1.Документ в системе управления.

2.Основные понятия делопроизводства и документооборота.

3.История развития делопроизводства в России.

4.Нормативная база делопроизводства

1.1. ДОКУМЕНТ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ, и от того, насколько эффективно организовано документационное обеспечение, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, общий результат деятельности любого в самом широком смысле слова учреждения. Правильное документационное обеспечение работы в учреждении основывается на соответствующей нормативнометодической базе — комплексе правовых документов организационного, инструктивного, методического характера. Нормативные и методические документы по делопроизводству в каждом учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных актов.

Всоответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации

изащите информации» от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ(ст. 5) документирование (то есть создание документов) является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Там же говорится, что документирование осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов. Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами.

Государственное регулирование делопроизводства осуществляет Федеральная архивная служба России (Росар-хив),которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (утверждено Указом Президента Российской федерации от 17 марта 1994 года № 552) и Положением о Федеральной архивной службе России (утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 года № 1562) осуществляет межотраслевое органи-зационно-методическоеруководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономическойи социальной информации.

Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.

2

Что такое делопроизводство и документооборот? 44

1.2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА.

Управление любым предприятием — это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются.

На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация.

Документ – это совокупность сведений, расположенных на материальном носителе и имеющих правовую основу.

Вышестоящие

органы

отчеты

законы,

указания

нормы

Администрация

решения

Службы

управления

акты,

Службы

протоколы,

приказы,

заключения

делопроизводства

задания

Службы

Исполнители

контроля

служебные записки,

отчетность

Рис. 1. Информационные процессы предприятия

Составной частью управления любой организационной системой является делопроизводство.

Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII века и обозначал не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. В настоящее время термин означает организацию информационного сопровождения дела, т.е. ведение документации.

Делопроизводство – сфера деятельности, связанная с процессом создания документов и организацией работы с ними.

Цель делопроизводства – информационное обеспечение процесса управле-

ния.

Основные задачи делопроизводства:

создание документов, т.е. фиксация их на каком-либоносителе;

передача документов для их последующего исполнения или принятия решений;

3

регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;

систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов

по мере надобности.

Формы организации делопроизводства:

Централизованная форма характеризуется тем, что все операции по обработке документов сосредотачиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Эта форма характерна для мелких учреждений.

Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Используется редко.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (хранение документов, формирование дел). Характерна для средних и крупных учреждений.

Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.

Документирование – это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.

Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. Они делятся на:

простые средства (ручки, карандаши)

механические и электромеханические средства (пишущие машинки,

магнитофоны, фото-,кино- и видео техника)

автоматизированные средства (компьютерная техника).

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи

информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).

Формуляр документа – это набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.

Система документации – совокупность документов, связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.

Документооборот учреждения – это процесс движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.

4

Продвижение документа происходит:

1.В пространстве: внутри предприятия и за его пределами.

2.Во времени: от момента создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранение.

Организация документооборота на предприятии (см. слайд)

Различают внешний и внутренний контуры документооборота.

Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение. Заканчивается внешний контур регистрацией исходящих документов.

Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация — исполнение — согласование — утвер-

ждение — регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.

1.4. ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ

До Х века документировались в основном правовые отношения между гражданами. Уже в это время существовала культура составления и оформления документов, таких как подорожные грамоты, письменные завещания и др., а также в специальной школе готовили писцов, судейских секретарей, печатников (хранителей печати) для князей и крупны феодалов, однако единой системы государственного делопроизводства не было.

1 этап. Зарождение системы делопроизводства (XI – XV в.).

Период Древнерусского государства – это период постепенного складывания традиций системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности, в том числе защиты от несанкционированного доступа и подделки.

Характерные черты периода:

1.Появились профессиональные делопроизводители: церковные псаломщики

идьяки (в XIV веке дьяками называли всех людей, ведущих делопроизводство).

2.Были составлены своеобразные пособия по делопроизводству — формулярники, в которых обозначились стадии подготовки документов — чернопись, редакция, беловик.

3.Возникла необходимость в сохранении секретности важной информации, в результате появились различные скрепы (подписи), печати, мосты (подписи на склейках), то есть элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования.

К этому же времени относятся и первые случаи подделки документов.

4.Выработалась процедура отмены юридической силы документов. Матери-

алы извлекались из специального хранилища «ларником» (хранителем ларя с до-

5

Что такое делопроизводство и документооборот? 10

кументами) и уничтожались в присутствии свидетелей. Особо важные документы уничтожались выбранной городским вече комиссией, часто принародно, в торжественной обстановке. Менее значительные документы возвращались авторам или просто стирались с пергамента, на котором были написаны, а зачищенные листы снова шли в дело.

5. Были выделены места для безопасного хранения документов и ведения документации: гостиные дворы и монастыри.

Практически до конца XIV в. на Руси основным материалом для письма слу-

жил пергамент (особым образом выделанная кожа), называемый в документах «хартией», а в простонародье — просто «телятиной». Самой древней формой до-

кумента была грамота – отдельный лист пергамента шириной чуть более 15 см

(3,5 вершка). Документы писались сплошным текстом, без разделения на слова, а из знаков препинания использовалась только точка в конце предложения.

2 этап. Приказное делопроизводство (XV – XVII в.).

Период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом, по названию первых государственных учреждений

– приказов. В этот период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления.

Характерные черты периода:

1.Делопроизводство велось в приказных избах, которые представляли собой одновременно и место приема посетителей (присутствие), и канцелярию, и ар-

хив. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные – всундуках-ларяхв тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей. В приказах составлялись описи документов, находящихся на хранении,

ав XVII в. к описям документов составлялись азбуки – специальные указатели для наведения справок о документах.

2.Документы изготовлялись на бумаге и имели специфическую форму – столбец (столп, столпик), т.е. свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги.

Составные части столпа назывались «поставами». Такое же название получили и сами места склейки листов. Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная использовалась лишь для проставления помет, резолюции, адреса. Документы хранились свернутыми в свиток или рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранилось просто в ларях, или сундуках. Такая форма документа была неудобной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к ветшанию и износу документа. Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Тетрадь — это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги.

Читайте так же:  Какой срок давности исполнительного производства судебных приставов?

3. Юридическую силу документу придавала так называемая «припись» дум-

ного дьяка – подпись дьяка, поставленная по слогам на обратной стороне документа таким образом, чтобы ее буквы захватывали оба конца склеенных листов.

6

(Ни царь, ни бояре не подписывали документы, за исключением договорных документов с иностранными государствами). Такой способ подписания документов обеспечивал защиту информации и затруднял их фальсификацию.

4.Складываются различные виды документов, фиксирующих управленческую деятельность государственных учреждений: от верховной власти подчинен-

ным направлялись грамоты, указы и приговоры, из местных учреждений в приказы посылалиотписки, формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения быличелобитные.

5.Большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, ад-

ресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст, но уже существовали сложившиеся обороты для каждого вида документа.

6.Велась регистрация каждого документа: при поступлении на документе проставлялась дата и дьяк делал помету «Выписать», что означало «Навести справки». Фактически это означало начало рассмотрения дела.

3 этап. Коллежское делопроизводство (XVIII в.).

Главное отличие коллежского делопроизводства заключалось в том, что его организация регламентировалась законодательством. Период коллежского дело-

производства соотносят с реформами Петра I. Именно он создал российскую бюрократическую систему, определившую современную работу с документами. Петра I по праву можно назвать «отцом русской бюрократии».

Характерные черты периода:

1. Издан законодательный акт «Генеральный регламент», в котором подробно проработаны вопросы документирования (правила регистрации документов,

контроль за их исполнением, порядок их составления, удостоверения, хранения) и

движения дел (документооборот). Регламент даже определяет, как должны быть устроены столы (должны иметь ящики с замками), как должны сидеть канцеляристы (по двое за одним столом) и т.д. Рабочий день в коллегиях продолжался 8 часов. Работа велась круглый год, за исключением трех летних месяцев и праздников. За один день неявки на работу у канцелярского служащего вычиталось жалованье за месяц, за неотработанный час вычиталось недельное жалованье.

2.Введена подпись руководителя и членов коллегии на документе.

3.Установлен порядок пользования печатями. Приложение печати произво-

дилось в присутствии двух свидетелей.

4.Столбцовые формы документов заменены тетрадями – 4 листов бумаги, сложенными вдвое и прошитыми нитками. Несколько переплетенных тетрадей составляли книгу.

5.В документах появились новые реквизиты: регистрационные входящие и исходящие номера, адресат, подпись, дата составления, вид документа и пр.,при-

меняющиеся и в современном делопроизводстве.

6.Для многих документов были установлены официальные бланки и разработаны правила расположения реквизитов на листе бумаги.

7.Стали развиваться различные системы документации:

финансовая, в которой впервые были применены термины «дебет», «кре-

дит», «баланс»;военная — рапорты, донесения, предписания, диспозиции;

7

договорная международная — ноты, меморандумы, депеши;

судебная — допросы, клятвенные обещания, показания, приговоры;

статистическая — подушные переписи, называемые ревизиями, губернские сводки.

4 этап. Министерское делопроизводство (XIX – начало ХХ в.).

Возникла действующая ныне система документооборота, называемая исполнительным делопроизводством. В сфере управления появились министерства, а на смену коллегиальности пришло единоначалие министров.

Характерные черты периода:

1.Были установлены единые принципы ведения делопроизводства мини-

стерств России – от создания документов до их архивного хранения. Особое внимание было уделено порядку взаимодействия министерств с другими учреждениями и императором в зависимости от сложившейся в то время иерархии.

2.Введена многоступенчатая система регистрации и учета документов. Все входящие в министерство документы фиксировались в журнале. В каждом департаменте был аналогичный журнал учета, куда заносилась основная информация.

3.Возникла система контроля за исполнением документов. Ежемесячно про-

водилась ревизия дел в структурных подразделениях, в специальных ведомостях велись записи о количестве исполненных и неисполненных документов. В конце года составлялась общая ведомость по министерству.

4.Изменились формы документов. Официальные документы составлялись на бланках с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов бланка вхо-

дили: наименование учреждения, наименования структурных подразделений, дата и регистрационный номер, краткий заголовок к тексту, ссылка на поступивший документ. С конца 20-хгодов прошлого столетия бланки стали изготовлять типографским способом.

5.Появились новые виды документов: телеграммы и телефонограммы.

6.Издавались сборники образцов документов – письмовники.

5 этап. Советский период государственного делопроизводства (1917 –

1990 гг.).

Характерные черты периода:

1.1917 – 1920 гг. Снижение уровня документационного обеспечения управ-

ления (на работу во вновь образованные советские учреждения шли рабочие, солдаты, крестьяне, не имеющие специального образования).

2.1925-1926гг. Были образованы две крупные организации: Институт техники управления (ИТУ) и Государственное бюро организационного строительства

(Оргстрой). ИТУ занимался теоретическими исследованиями в области управления, а Оргстрой реализовывал их на практике, способствуя внедрению нового канцелярского оборудования и средств оргтехники.При ИТУ был создан Кабинет стандартизации, который занимался разработкой общесоюзных стандартов документации (письма, телеграммы, телефонограммы, протоколы) и средств канцелярского труда (чернила, ленты для пишущих машинок).

8

Что такое делопроизводство и документооборот? 189

3.В 1932 г. ИТУ был ликвидирован и прекратилось централизованное методическое совершенствование вопросов документооборота. С этого момента в истории делопроизводства начался длительный период «самостоятельности»: каждое ведомство по-своему регулировало работу с официальными документами.

4.В 1963 г. утверждены «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и архивов учреждений, организаций, предприятий СССР».[1]

Этот документ до сих пор служит руководством по делопроизводству.

5.В 1973 г. разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).

ЕГСД – этонаучно-упорядоченныйкомплекс правил, нормативов и рекомендаций по организации и ведению документационного обеспечения управления, начиная с момента создания документа до сдачи его в архив.

6.В 1970-1980гг. сложился блок ГОСТов на управленческие документы.

7.В 1980-егг. разработаны унифицированные системы документации (УСД) с целью автоматизации обработки данных, содержащихся в формах документов.

Развитие советского делопроизводства в 1970-1980гг. заложило основу делопроизводства в Российской Федерации. Многиенормативно-методическиедокументы, созданные в этот период, действуют и в настоящее время.

1.4. НОРМАТИВНАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Нормативная база делопроизводства – это совокупность законов и норма-

тивных правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в процессе деятельности организации.

Нормативная база делопроизводства включает следующие компоненты:

Законодательные и правовые акты РФ;

ГОСТы;

Нормативные документы;

Классификаторы;

Государственная система документационного обеспечения управления.

Законодательные и правовые акты в сфере информатизации и документации:

Законы РФ: Гражданский кодекс РФ, закон РФ «О стандартизации», закон РФ «Об Архивном фонде и архивах»

Указы и распоряжения Президента: «Об основах государственной политики в сфере информатизации», «Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ»

9

Постановления и распоряжения правительства: «Об организации работ по стандартизации, обеспечению единства измерений, сертификации продукции и услуг», «Об улучшении информационного обеспечения населения РФ»

Федеральные законы РФ: «Об информации, информатизации и защите информации», «Об участии в международном информационном обмене», «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных»

Правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы делопроизводства.

Государственные стандарты (ГОСТы) на документацию

Оформление служебных документов строго регламентировано стандартами.

Стандарт – типовой вид, образец, которому должен удовлетворять объект по своим признакам, свойствам, качествам.

Закон РФ «О стандартизации» от 10.06.93 определяет стандартизацию как деятельность по установлению норм, правил и характеристик. Области распространения стандартов, их содержание, сферы их действия определяются государственными органами управления.

Наименование

Содержание

ГОСТ Р 6.30-2003

Унифицированные системы документации. Унифицирован-

ная система организационно-распорядительнойдокумента-

ции. Требования к оформлению документов.

Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России

от 3 марта 2003 г. N 65-ст.

ГОСТ Р 51141-98

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

ГОСТ 6.10.1-88

Унифицированные системы документации (УСД). Основные

положения

ГОСТ 6.01.1-87

Единая система классификации и кодирования технико-

экономической информации. Основные положения

ГОСТ 6.10.5-87

Унифицированные системы документации (УСД). Требова-

ния к построению формуляра — образца

ГОСТ 6.10.4-84

Унифицированные системы документации (УСД). Придание

юридической силы документам на машинном носителе и

машинограмме, создаваемым средствами вычислительной

техники. Основные положения

ГОСТ 6.10.3-83

Унифицированные системы документации (УСД). Запись

информации в коммуникативном формате

Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт и другие государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют контроль за соблюдением требований ГОСТа.

10

Нормативные документы

1.Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Разработаны ЦБНТ (Центральное бюро нормативов по труду) Минтруда РФ в 1995 г и рекомендованы для определения трудоемкости работ и численности работников в органах власти, в учреждениях и общественных организациях. Они содержат

Нормы затрат времени по документационному обеспечению управления (обработка, регистрация, учет количества и контроль исполнения документов, ведение картотек и т.д.)

Нормы затрат времени на работы архива (каталогизация, создание справочного аппарата к архивам и т.д.)

2.Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. Разработан во ВНИИДАД (Всероссийский научно-исследовательскихинститут документоведения и архивного дела) в 1992 г. и содержит нормативы времени для составления планов, договоров. По ним можно произвести расчет трудозатрат, проанализировать производительность труда работников и рассчитать их численность.

3.Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Разработаны ЦБНТ Минтруда РФ в 1993 г. и предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в традиционных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов.

Нормы времени распространяются на все виды работ с документами и разделены на два блока:

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управления (разработка должностных инструкций, номенклатуры дел организации и т.д.)[2]

Нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизи-

Читайте так же:  Чем состоит правовое регулирование отношений

рованной архивной технологии работы (составление статистических отчетов, выполнение запросов по поиску и т.д.)

Классификаторы

Для использования при сортировке, поиске и обработке разнообразных документов автоматизированных информационных систем, документа должны быть присвоены специальные коды.

Классификатор – документ, содержащий систематизированный перечень наименований объектов и их кодов.

По содержанию классификаторы делятся на 3 типа:

1.Классификаторы информации об управленческих документах: ОКУД.

2.Классификаторы информации об организационных структурах: ОКПО.

3.Классификаторы информации о населении и кадрах: ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)

11

Практика показала, что наиболее оптимальной структурой предпринимательской деятельности является товарищество с ограниченной ответственностью (далее — ТОО), поэтому рассмотрим названную в заголовке статьи проблему на его примере.

С самого начала функционирования ТОО возникает необходимость подготовки, получения, рассмотрения, отправки, контроля и хранения огромного потока организационно-распорядительных, финансовых и прочих деловых документов. И там, где руководитель ТОО этому документарному потоку по каким-либо причинам не уделяет должного внимания, он начинает в нем тонуть. В итоге его деловые партнеры, не получив в назначенное время ожидаемые документы, начинают нервничать, а он сам пытается вспомнить, когда и кому эти документы были отданы на исполнение.

Чтобы не оказаться в подобной ситуации, руководитель ТОО должен в первую очередь организовать четко работающую систему делопроизводства. Давайте рассмотрим, как эту  «бумажную» задачу решить наиболее оптимально.[3]

Для начала уточним основные понятия. В самом общем виде делопроизводство — это деятельность, охватывающая  вопросы документирования и организации работы с документами (комплекс приемов обработки документированной информации) при осуществлении управленческой деятельности: составление, прием, передача, регистрация, индексация, утверждение, визирование, подписание, размножение, исполнение, отправка, контроль, хранение и уничтожение документов.

Документы, которые должны быть в каждом ТОО, условно можно разделить на следующие группы:

1.Учредительные и правоустанавливающие документы:

— учредительный договор и устав;

— свидетельство о государственной регистрации;

— статистическая карточка;

— свидетельство налогоплательщика;

— свидетельство о праве собственности на земельный участок или праве временного землепользования на условиях аренды;

— свидетельство оправе собственности на недвижимое имущество или договор аренды этого имущества;

— лицензии на право осуществления уставных видов деятельности, требующих лицензирования.

2. Организационные документы:

— структура и штатное расписание ТОО;

— приказ о распределении служебных (должностных) полномочий руководителей ТОО (если их несколько);

— положения о структурных подразделениях, общественных организациях, филиалах и представительствах ТОО;

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

— должностные инструкции сотрудников (наемного персонала) ТОО;

— другие документы внутреннего обращения (инструкции, методические рекомендации и т.п.).

3. Документы управленческой деятельности:

— протоколы общих собраний участников ТОО;

— протоколы заседаний других органов ТОО (правления, наблюдательно совета, ревизионной комиссии);

— приказы руководителя ТОО по основным вопросам хозяйственно-финансовой деятельности;

— нормативные правовые акты государственных органов по вопросам, относящимся к деятельности ТОО;

4. Финансовая и отчетная документация бухгалтерии.

5. Переписка с государственными органами и негосударственными структурами по вопросам деятельности ТОО.

6. Кадровые документы:

— индивидуальные трудовые договоры с сотрудниками;

— коллективный договор;

— личные дела (личные карточки) сотрудников;

— приказы по штатным вопросам и личному составу;

— трудовые книжки сотрудников;

— материалы рассмотрения трудовых споров, жалоб(заявлений) сотрудников, а также расследования фактов нарушения трудовой дисциплины и несчастных случаев на производстве;

7. Документы по договорной работе:

— хозяйственные договоры (контракты) и переписка по ним с деловыми партнерами;

— исковые заявления в судебные органы и их решения, а также переписка по их исполнению;

— нормативные правовые акты, относящиеся к договорной работе.

8. Документы по планированию производственно-хозяйственной деятельности:

— планы работы на календарные сроки (месяц, квартал, год) и справки об их выполнении;

— материалы служебных совещаний по вопросам выполнения производственных планов и иным вопросам;

9. Документы проверок деятельности ТОО государственными надзорными и контрольными органами и переписка по этим вопросам.

10. Справочно — информационные документы.

Приведенная систематизация документов (безусловно, она в каждом отдельном случае может быть скорректирована учетом особенностей уставной деятельности ТОО) должна быть оформлена приказом руководителя ТОО виде номенклатуры дел с присвоением каждому из них учетного (индексационного) номера и указанием конкретных лиц, ответственных за их правильное ведение. При формировании номенклатуры дел руководителю ТОО необходимо учитывать, что она должна отвечать следующим требованиям:

— отражать весь поток документов, образующийся в процессе деятельности ТОО;

— название номенклатурного дела должно кратко, точно и ясно отражать содержание находящихся в нем документов;

— нумерация номенклатурных дел производится в зависимости от их важности и взаимосвязи. Как правило, первые номера присваиваются номенклатурным делам, содержащим учредительные и правоустанавливающие документы, и далее в соответствии с их классификацией;

— на каждом номенклатурном деле указывается срок хранения и лицо, ответственное за его ведение и сохранность.

Номенклатурные дела с даты их заведения и до передачи в архив или уничтожения хранятся в структурных подразделениях ТОО у исполнителей (ответственных лиц) или в канцелярии.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения не разрешается. Такое изъятие может быть произведено только по требованию судебных и следственных органов. При этом в деле должны остаться их заверенные копии и акт о причинах изъятия.

Вынос номенклатурных дел из здания ТОО разрешается только первым руководителем в исключительных случаях.

Для ведения делопроизводства руководитель ТОО, в зависимости от объема документооборота, создает канцелярию или назначает делопроизводителя, основными

функциями которой (ого) должны быть следующие:

— получение почты (в том числе и документов, которые поступают с посыльными или приносятся партнерами) и ее регистрация в журнале входящих документов;

— доклад зарегистрированных документов руководителям ТОО в соответствии с распределением их полномочий;

— получение от руководителей рассмотренных документов и раздача их под роспись конкретным исполнителям, указанным в резолюции руководителя на документе;

— контроль за своевременным исполнением исполнителями заданий, указанных в резолюции;

— отправление подготовленных в ТОО документов адресатам по почте или иными способами

(нарочным, по факсу и т.д.);

— снятие с контроля исполненных документов;

— доклад руководителям ТОО о документах и заданиях, сроки исполнения которых истекли;

— размножение документов по заданиям руководителей ТОО  и заявкам сотрудников;

— наведение и выдача справок заинтересованным лицам по прохождению документов;

— набор на компьютере документов по заданиям руководителей ТОО;

— хранение, сдача в архив или уничтожение номенклатурных дел в соответствии с действующими нормативными актами;

— своевременная рассылка по структурным подразделениям ТОО документов внутреннего обращения;

— выполнение по заданиям руководителей ТОО иных  вспомогательно-технических видов работ.

После создания канцелярии (службы делопроизводства) и разработки соответствующего положения, содержащего исчерпывающий перечень ее прав и обязанностей, необходимо подготовить и приказами первого руководителя ТОО утвердить:

1.  Распределение должностных обязанностей (полномочий) среди руководителей фирмы.

2.  Положения о структурных подразделениях, филиале и представительстве ТОО и должностные инструкции (обязанности) его сотрудников.

3.  Инструкцию по ведению документооборота (Порядок подготовки и прохождения документов) в ТОО.

4.  Порядок подготовки, заключения хозяйственных договоров и контроля за их исполнением.

5.  Правила трудового распорядка (Режим рабочего времени) в ТОО.

6.  Положение об оплате труда и премировании, а также выдачи денежных ссуд и пособий.

7.  Правила об охране труда, технике безопасности и производственной санитарии.

8.  Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну.

Документация любого ТОО содержит много конфиденциальной информации и поэтому к вопросам ее правильного оборота и хранения следует относиться серьезно.

Как уже было отмечено, деятельность любого ТОО начинается с создания документов (учредительного договора, устава), получения документов (свидетельства о государственной регистрации, статистической карточки и т.д.), издания документов (приказы, распоряжения, решения и т.п.) и сопровождается различными документами до самой ее ликвидации. Что же понимается под «документоборотом» и как правильно его организовать?

Документооборотом признается движение в офисе компании всех видов документов с момента их создания (внутри компании) или получения (от государственных органов, деловых партнеров и т.д.) до исполнения сотрудниками компании или отправки адресатам. Практика показала, что рациональная организация документооборота способствует оперативности прохождения, обработки и сохранности документов, равномерной загрузке сотрудников компании и качественному использованию документированной информации в целях эффективной предпринимательской деятельности. Объем документооборота складывается из числа входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени, обычно за год.

Документом признается любой материальный носитель информации (лист бумаги, дискета, кассета и пр.), предназначенный для ее обработки и передачи во времени и пространстве.

Для ведения документооборота (делопроизводства) необходимо образовать специальную структуру (канцелярию) или выделить специального сотрудника (делопроизводителя). При решении этого вопроса следует, исходя из возможностей оснащения компании компьютерами, множительной и другой оргтехникой, а также целесообразности использования рабочего времени и интеллектуальных способностей сотрудников на технические машинописные операции, определить:

1)  Будут ли необходимые для деятельности компании документы готовить, набирать на компьютере, распечатывать, перепечатывать после корректировки руководителями и размножать все сотрудники компании сами или эту техническую работу (полностью или частично) будут выполнять операторы компьютеров (ассистенты и т.п.)?

2)  Кто будет собирать визы заинтересованных лиц на проектах подготовленных в компании (или поступивших в компанию) документов: сам исполнитель, его непосредственный начальник, работник канцелярии (делопроизводитель)или офис-менеджер?

3)  Разрешать ли посетителям (клиентам, деловым партнерам и др.) передавать руководителю компании какие-либо документы при личной встрече (во время  личного приема) или все поступающие документы должны передаваться только через канцелярию (делопроизводителя) с обязательной их регистрацией?

Читайте так же:  Компенсации после автомобильной аварии

4)  Каким образом руководители компании должны накладывать резолюции на рассмотренных ими документах: непосредственно на документе или на специальном листке для резолюций? Второй вариант неудобен тем, что этот листок может потеряться случайно или умышленно уничтожен исполнителем и тогда о содержании резолюции можно будет лишь гадать.

5)  Какие документы (как входящие, так и исходящие) будут браться руководителем компании на контроль?

6)  Кто из руководителей компании будет иметь право подписи (первой, второй и т.д.) финансовых, отчетных и исходящих документов, а также заверять при необходимости отдельные документы печатью компании?

7)  Будет ли устанавливаться жесткий контроль за использованием компьютерной и множительной техники?

Конкретные ответы на вышеперечисленные и другие вопросы, непосредственно

связанные с организацией процесса документооборота в компании, должны быть изложены в приказах, инструкциях, положениях и других документах внутреннего обращения и доведены под роспись до сведения всех сотрудников компании.

В качестве методических рекомендаций рассмотрим два наиболее важных этапа документооборота:

1.Прием и рассмотрение поступающей документации.

2.Подготовка и отправка исходящей документации.

Прием и рассмотрение поступающей документации.

Вся документация, поступающая в компанию по почте ( в том числе и по электронной), факсу или через посыльных или посетителей, обязательно должна регистрироваться в канцелярии (под эти термином в дальнейшем тексте подразумевается и делопроизводитель, и любой другой сотрудник компании, ответственный за ведение делопроизводства) в специальном журнале входящей корреспонденции с указанием даты поступления и способа доставки. Безусловно, что не требуют регистрации поздравительные письма, открытки, приветственные адреса и т.п.

При регистрации в журнале необходимо указывать краткое содержание документа, количество в нем страниц и приложений (в наличии последних надо всегда убеждаться, ибо нередко они отсутствуют, хотя и указаны в тексте основного документа). В случае поступления сложных (содержащих несколько вопросов) документов в графу «содержание» надо записывать все вопросы, ибо их рассмотрение может быть поручено нескольким исполнителям.

На этом этапе также проверяется правильность доставки документа (иногда документ по ошибке отправителя или почты приходит не по адресу), целостность вложений. Конверты, в которых находились документы, сохраняют и присоединяют к документам в случаях, когда:

— по конверту устанавливается адрес отправителя;

— даты почтовых штемпелей необходимы для доказательства (установления) времени отправки и получения письма;

— документ имеет личный характер, а на конверте нет надписи «вручить лично».Кстати, канцелярия должна получить от руководителя компании четкую письменную установку о порядке рассмотрения и регистрации таких писем, поступающих на имя его и сотрудников компании.

Факт поступления документа в канцелярию компании фиксируется проставлением на нем специального регистрационного штампа. Игнорировать регистрацию поступающих в компанию документов нельзя, так как только регистрация  позволяет вести полный учет, контролировать исполнение и осуществлять быстрый поиск нужных документов.

После регистрации в канцелярии документы должны направляться для рассмотрения руководителям компании, в структурные подразделения или для сведения конкретным сотрудникам. Правильной организация процесса документооборота считается тогда, когда поступивший в компанию документ проходит положенный ему путь кратчайшим маршрутом, то есть через наименьшее количество инстанций, в оптимально короткий срок и с однократным пребыванием в каждой инстанции. Тем самым руководитель компании освобождается от необходимости решения мелких вопросов и сохраняет свое время для рассмотрения наиболее важных документов.

Поступившие в компанию документы должны рассматриваться, как правило, в день поступления и без волокиты. Рассмотрев документ, руководитель обязательно должен учинить на нем конкретную резолюцию. В резолюции надо указать фамилию конкретного сотрудника, кому документ направляется для сведения, контроля или исполнения, четко изложить указание по исполнению и срок исполнения. При необходимости канцелярии или штабному работнику дается поручение взять исполнение документа на особый контроль. Если исполнение документа поручается нескольким сотрудникам, фамилия ответственного за исполнение всего документа сотрудника указывается первой.

Резолюцию следует писать на первом листе самого документа, за исключением тех случаев, когда документ представляется лишь для ознакомления и должен быть возвращен в приславшую его организацию. В таких случаях резолюция наносится на прикрепляемых к документам специальным листкам.

После рассмотрения документов руководителями компании они возвращаются в канцелярию. Работник канцелярии переносит содержание резолюции в журнал регистрации или регистрационную карточку и вручает документ под роспись исполнителю или помещает в номенклатурное дело для хранения.

Исполнение поступившего от руководителя документа исполнителем контролируется работником канцелярии или штабным работником (инспектором по контролю) до тех пор, пока исполнитель соответствующим образом (подготовит ответ на запрос или какой-либо иной документ) не исполнит его, о чем делается отметка в журнале или контрольной (регистрационной) карточке.

Для удобства работы с документами каждый исполнитель (включая и руководителя компании) должен иметь у себя четыре папки:

1)  документы для рассмотрения;

2)  документы, находящиеся на исполнении;

3)  документы, находящиеся на контроле;

4)  исполненные документы.

Из последней папки документы подшиваются в номенклатурное дело, которое ведет сам

исполнитель, или передаются в канцелярию для отправки адресату или хранения в архиве компании. Не рекомендуется передавать исполненные документы непосредственно (без наличия у них доверенности на такое получение) представителям тех организаций, чьи документы исполнялись, или гражданам, обращавшимся в компанию с заявлениями или жалобами, минуя канцелярию. В противном случае руководству компании могут быть предъявлены претензии о неполучении соответствующих документов, не согласиться с которыми будет невозможно, так как «слова к делу не пришьешь».

Определенная часть документов, поступающих в компанию. Не требует письменного ответа. В частности, это нормативные правовые акты органов государственного и местного управления, содержащие отдельные требования общего характера. Исполнение таких документов заключается в выполнении сотрудниками компании указанных требований. Как правило, на таких документах ставятся отметки типа «Исполнено», «Принято к руководству», подпись руководителя компании и дата.

Подготовка и отправка исходящей документации.

Процедура прохождения исходящих из компании документов включает в себя несколько этапов:

— составление проекта документа;

— согласование (визирование)подготовленного документа заинтересованными лицами;

— подписание документа;

— регистрация и отправка подписанного документа.

Следует учитывать, что все исходящие из компании документы можно разделить на три группы:

1)  подготавливаемые в качестве ответа на поступившие в компанию документы;

2)  отчетные документы в различные инстанции (финансовые, контролирующие, органы статистики и др.);

3)  инициативные, то есть подготавливаемые в целях реализации каких-либо управленческих решений руководства компании или инициативы ее сотрудников.

Каждая из этих групп имеет свои особенности, которые необходимо учитывать

при подготовке документов. Например, подготовка отчетных документов производится, как правило, по установленным компетентными государственными органами типовым формам и при наличии необходимых цифровых данных не представляют какой-либо сложности.

Подготовка ответов на запросы или деловые предложения требует аргументированной краткости и полноты содержания, а должна учитывать необходимость соблюдения коммерческой тайны компании.

Во всех случаях, как подтверждает практика, подготовка исходящего документа на начальном этапе производится рядовым сотрудником компании. Далее проект подготовленного документа должен быть просмотрен непосредственным начальником исполнителя(например, начальником отдела) и после необходимой корректировки и доработки пройти согласование в заинтересованных службах компании (правовой, финансовой, плановой и т.д.). После визирования документа руководителями заинтересованных служб он (при отсутствии существенных замечаний со стороны визирующих) представляется для подписания первому руководителю компании или курирующему соответствующее структурное подразделение его заместителю.

Подписанные руководителем компании документы (как минимум в двух экземплярах) передаются для регистрации и последующей отправки в канцелярию: один экземпляр для отправки адресату, второй — для хранения в номенклатурном деле. Если исполнитель документа тоже хочет иметь копию документа, он должен сам заранее об этом позаботиться.

Государственный стандарт ведения документооборота требует, чтобы в нижней левой части последнего листа отправляемого из компании документа, ниже подписи руководителя компании, были напечатаны должность, фамилия и инициалы исполнителя, номера его служебного и сотового телефонов, а на копии документа, остающегося на хранении в номенклатурном деле, — его личная подпись.

Таковы, в самых общих чертах, требования к ведению документооборота в ТОО и практически в любой компании, независимо от вида собственности и ее организационно-правовой формы.

Больше новостей в Telegram-канале «zakon.kz». Подписывайся!

При внедрении корпоративной системы автоматизации документооборота очень часто понятия «документооборот» и «делопроизводство» не разделяются, то есть под внедрением СЭД очень часто понимают внедрения приложения для автоматизации процессов документационного обеспечения управления (ДОУ) или, иными словами, Делопроизводства. Однако на практике задачи документооборота организации выходят далеко за границы процессов Делопроизводства. В контур задач классического Делопроизводства входят следующие процессы:

  • Ведение номенклатуры дел компании;
  • Регистрация официальных документов организации (входящих, исходящих и организационно-распорядительных), присвоение им номеров,  отнесение к делу, формирование реестров документов и пр.;
  • Ведение журналов передач документов между подразделениями организации и регистрация копий бумажных документов;
  • Фиксация информации о распоряжениях руководителей (резолюции) по отношению к конкретным документам и фиксация информации о состоянии исполнения документов;
  • Контроль исполнительской дисциплины путем построения отчетов, агрегирующих информацию о состоянии обработки документов;
  • Расследование инцидентов по обработке документов путем анализа журналов исполнения.

По мере появления систем автоматизации документооборота, данные задачи стали дополняться средствами ведения архива электронных копий документов, средствами полнотекстового и атрибутивного поиска, средствами автоматизации процесса разработки содержимого документа, возможностями потокового ввода бумажных документов (входящих) в СЭД и перевода их в электронный вид, возможно с распознаванием текста и прочими задачами. По мере развития функций СЭД расширялись и возможности включения конечных исполнителей в процессы Делопроизводства: рассылка документов и резолюций до конечных исполнителей, автоматическое получение информации о состоянии обработки, различные виды контроля, автоматической маршрутизации документа в зависимости от нештатных ситуаций, использование электронной подписи для заверения и действий с документом и пр.

Читайте так же:  Как правильно оформить гостевую визу?

Однако перечисленные  нами задачи отнюдь не покрывают всех возможных контекстов использования корпоративной СЭД для автоматизации процессов обработки документов.

Современная СЭД помимо этих задач используется и для решения следующих:

  • Ведение корпоративного архива всех электронных документов, с которыми работают сотрудники компании (а не только официальных документов ДОУ);
  • Автоматизация широкой номенклатуры общеадминистративных бизнес-процессов обработки документов в различных функциональных подразделениях организации, автоматизация кадрового и финансового документооборота, документооборота корпоративной системы менеджмента качества;
  • Организация процессов кросс-организационного документооборота, включая документы хозяйственной деятельности;
  • Автоматизация документационного обеспечения проектной деятельности;
  • Автоматизация широкой номенклатуры задач, специфичных для конкретных бизнес-процессов организации с учетом отраслевых особенностей и бизнес-правил обработки документов в контексте конкретного бизнес-процесса.

Система Docsvision обеспечивает базовые инструменты платформы и набор готовых приложений для автоматизации всех перечисленных типов процессов обработки документов. Кроме того, беспрецедентный набор инструментов кастомизации приложений обеспечивает возможность настройки приложений с учетом потребностей конкретной организации, а полный набор средств разработки – возможность реализации любых дополнительных приложений.

Практика показала, что наиболее оптимальной структурой предпринимательской деятельности является товарищество с ограниченной ответственностью (далее — ТОО), поэтому рассмотрим названную в заголовке статьи проблему на его примере.

С самого начала функционирования ТОО возникает необходимость подготовки, получения, рассмотрения, отправки, контроля и хранения огромного потока организационно-распорядительных, финансовых и прочих деловых документов. И там, где руководитель ТОО этому документарному потоку по каким-либо причинам не уделяет должного внимания, он начинает в нем тонуть. В итоге его деловые партнеры, не получив в назначенное время ожидаемые документы, начинают нервничать, а он сам пытается вспомнить, когда и кому эти документы были отданы на исполнение.

Чтобы не оказаться в подобной ситуации, руководитель ТОО должен в первую очередь организовать четко работающую систему делопроизводства. Давайте рассмотрим, как эту  «бумажную» задачу решить наиболее оптимально.[3]

Для начала уточним основные понятия. В самом общем виде делопроизводство — это деятельность, охватывающая  вопросы документирования и организации работы с документами (комплекс приемов обработки документированной информации) при осуществлении управленческой деятельности: составление, прием, передача, регистрация, индексация, утверждение, визирование, подписание, размножение, исполнение, отправка, контроль, хранение и уничтожение документов.

Документы, которые должны быть в каждом ТОО, условно можно разделить на следующие группы:

1.Учредительные и правоустанавливающие документы:

— учредительный договор и устав;

— свидетельство о государственной регистрации;

— статистическая карточка;

— свидетельство налогоплательщика;

— свидетельство о праве собственности на земельный участок или праве временного землепользования на условиях аренды;

— свидетельство оправе собственности на недвижимое имущество или договор аренды этого имущества;

— лицензии на право осуществления уставных видов деятельности, требующих лицензирования.

2. Организационные документы:

— структура и штатное расписание ТОО;

— приказ о распределении служебных (должностных) полномочий руководителей ТОО (если их несколько);

— положения о структурных подразделениях, общественных организациях, филиалах и представительствах ТОО;

— должностные инструкции сотрудников (наемного персонала) ТОО;

— другие документы внутреннего обращения (инструкции, методические рекомендации и т.п.).

3. Документы управленческой деятельности:

— протоколы общих собраний участников ТОО;

— протоколы заседаний других органов ТОО (правления, наблюдательно совета, ревизионной комиссии);

— приказы руководителя ТОО по основным вопросам хозяйственно-финансовой деятельности;

— нормативные правовые акты государственных органов по вопросам, относящимся к деятельности ТОО;

4. Финансовая и отчетная документация бухгалтерии.

5. Переписка с государственными органами и негосударственными структурами по вопросам деятельности ТОО.

6. Кадровые документы:

— индивидуальные трудовые договоры с сотрудниками;

— коллективный договор;

— личные дела (личные карточки) сотрудников;

— приказы по штатным вопросам и личному составу;

— трудовые книжки сотрудников;

— материалы рассмотрения трудовых споров, жалоб(заявлений) сотрудников, а также расследования фактов нарушения трудовой дисциплины и несчастных случаев на производстве;

7. Документы по договорной работе:

— хозяйственные договоры (контракты) и переписка по ним с деловыми партнерами;

— исковые заявления в судебные органы и их решения, а также переписка по их исполнению;

— нормативные правовые акты, относящиеся к договорной работе.

8. Документы по планированию производственно-хозяйственной деятельности:

— планы работы на календарные сроки (месяц, квартал, год) и справки об их выполнении;

— материалы служебных совещаний по вопросам выполнения производственных планов и иным вопросам;

9. Документы проверок деятельности ТОО государственными надзорными и контрольными органами и переписка по этим вопросам.

10. Справочно — информационные документы.

Приведенная систематизация документов (безусловно, она в каждом отдельном случае может быть скорректирована учетом особенностей уставной деятельности ТОО) должна быть оформлена приказом руководителя ТОО виде номенклатуры дел с присвоением каждому из них учетного (индексационного) номера и указанием конкретных лиц, ответственных за их правильное ведение. При формировании номенклатуры дел руководителю ТОО необходимо учитывать, что она должна отвечать следующим требованиям:

— отражать весь поток документов, образующийся в процессе деятельности ТОО;

— название номенклатурного дела должно кратко, точно и ясно отражать содержание находящихся в нем документов;

— нумерация номенклатурных дел производится в зависимости от их важности и взаимосвязи. Как правило, первые номера присваиваются номенклатурным делам, содержащим учредительные и правоустанавливающие документы, и далее в соответствии с их классификацией;

— на каждом номенклатурном деле указывается срок хранения и лицо, ответственное за его ведение и сохранность.

Номенклатурные дела с даты их заведения и до передачи в архив или уничтожения хранятся в структурных подразделениях ТОО у исполнителей (ответственных лиц) или в канцелярии.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения не разрешается. Такое изъятие может быть произведено только по требованию судебных и следственных органов. При этом в деле должны остаться их заверенные копии и акт о причинах изъятия.

Вынос номенклатурных дел из здания ТОО разрешается только первым руководителем в исключительных случаях.

Для ведения делопроизводства руководитель ТОО, в зависимости от объема документооборота, создает канцелярию или назначает делопроизводителя, основными

функциями которой (ого) должны быть следующие:

— получение почты (в том числе и документов, которые поступают с посыльными или приносятся партнерами) и ее регистрация в журнале входящих документов;

— доклад зарегистрированных документов руководителям ТОО в соответствии с распределением их полномочий;

— получение от руководителей рассмотренных документов и раздача их под роспись конкретным исполнителям, указанным в резолюции руководителя на документе;

— контроль за своевременным исполнением исполнителями заданий, указанных в резолюции;

— отправление подготовленных в ТОО документов адресатам по почте или иными способами

(нарочным, по факсу и т.д.);

— снятие с контроля исполненных документов;

— доклад руководителям ТОО о документах и заданиях, сроки исполнения которых истекли;

— размножение документов по заданиям руководителей ТОО  и заявкам сотрудников;

— наведение и выдача справок заинтересованным лицам по прохождению документов;

— набор на компьютере документов по заданиям руководителей ТОО;

— хранение, сдача в архив или уничтожение номенклатурных дел в соответствии с действующими нормативными актами;

— своевременная рассылка по структурным подразделениям ТОО документов внутреннего обращения;

— выполнение по заданиям руководителей ТОО иных  вспомогательно-технических видов работ.

После создания канцелярии (службы делопроизводства) и разработки соответствующего положения, содержащего исчерпывающий перечень ее прав и обязанностей, необходимо подготовить и приказами первого руководителя ТОО утвердить:

1.  Распределение должностных обязанностей (полномочий) среди руководителей фирмы.

2.  Положения о структурных подразделениях, филиале и представительстве ТОО и должностные инструкции (обязанности) его сотрудников.

3.  Инструкцию по ведению документооборота (Порядок подготовки и прохождения документов) в ТОО.

4.  Порядок подготовки, заключения хозяйственных договоров и контроля за их исполнением.

5.  Правила трудового распорядка (Режим рабочего времени) в ТОО.

6.  Положение об оплате труда и премировании, а также выдачи денежных ссуд и пособий.

7.  Правила об охране труда, технике безопасности и производственной санитарии.

8.  Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну.

Документация любого ТОО содержит много конфиденциальной информации и поэтому к вопросам ее правильного оборота и хранения следует относиться серьезно.

Как уже было отмечено, деятельность любого ТОО начинается с создания документов (учредительного договора, устава), получения документов (свидетельства о государственной регистрации, статистической карточки и т.д.), издания документов (приказы, распоряжения, решения и т.п.) и сопровождается различными документами до самой ее ликвидации. Что же понимается под «документоборотом» и как правильно его организовать?

Документооборотом признается движение в офисе компании всех видов документов с момента их создания (внутри компании) или получения (от государственных органов, деловых партнеров и т.д.) до исполнения сотрудниками компании или отправки адресатам. Практика показала, что рациональная организация документооборота способствует оперативности прохождения, обработки и сохранности документов, равномерной загрузке сотрудников компании и качественному использованию документированной информации в целях эффективной предпринимательской деятельности. Объем документооборота складывается из числа входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени, обычно за год.

Документом признается любой материальный носитель информации (лист бумаги, дискета, кассета и пр.), предназначенный для ее обработки и передачи во времени и пространстве.

Для ведения документооборота (делопроизводства) необходимо образовать специальную структуру (канцелярию) или выделить специального сотрудника (делопроизводителя). При решении этого вопроса следует, исходя из возможностей оснащения компании компьютерами, множительной и другой оргтехникой, а также целесообразности использования рабочего времени и интеллектуальных способностей сотрудников на технические машинописные операции, определить:

1)  Будут ли необходимые для деятельности компании документы готовить, набирать на компьютере, распечатывать, перепечатывать после корректировки руководителями и размножать все сотрудники компании сами или эту техническую работу (полностью или частично) будут выполнять операторы компьютеров (ассистенты и т.п.)?

Читайте так же:  Причины составления такого документа

2)  Кто будет собирать визы заинтересованных лиц на проектах подготовленных в компании (или поступивших в компанию) документов: сам исполнитель, его непосредственный начальник, работник канцелярии (делопроизводитель)или офис-менеджер?

3)  Разрешать ли посетителям (клиентам, деловым партнерам и др.) передавать руководителю компании какие-либо документы при личной встрече (во время  личного приема) или все поступающие документы должны передаваться только через канцелярию (делопроизводителя) с обязательной их регистрацией?

4)  Каким образом руководители компании должны накладывать резолюции на рассмотренных ими документах: непосредственно на документе или на специальном листке для резолюций? Второй вариант неудобен тем, что этот листок может потеряться случайно или умышленно уничтожен исполнителем и тогда о содержании резолюции можно будет лишь гадать.

5)  Какие документы (как входящие, так и исходящие) будут браться руководителем компании на контроль?

6)  Кто из руководителей компании будет иметь право подписи (первой, второй и т.д.) финансовых, отчетных и исходящих документов, а также заверять при необходимости отдельные документы печатью компании?

7)  Будет ли устанавливаться жесткий контроль за использованием компьютерной и множительной техники?

Конкретные ответы на вышеперечисленные и другие вопросы, непосредственно

связанные с организацией процесса документооборота в компании, должны быть изложены в приказах, инструкциях, положениях и других документах внутреннего обращения и доведены под роспись до сведения всех сотрудников компании.

В качестве методических рекомендаций рассмотрим два наиболее важных этапа документооборота:

1.Прием и рассмотрение поступающей документации.

2.Подготовка и отправка исходящей документации.

Прием и рассмотрение поступающей документации.

Вся документация, поступающая в компанию по почте ( в том числе и по электронной), факсу или через посыльных или посетителей, обязательно должна регистрироваться в канцелярии (под эти термином в дальнейшем тексте подразумевается и делопроизводитель, и любой другой сотрудник компании, ответственный за ведение делопроизводства) в специальном журнале входящей корреспонденции с указанием даты поступления и способа доставки. Безусловно, что не требуют регистрации поздравительные письма, открытки, приветственные адреса и т.п.

При регистрации в журнале необходимо указывать краткое содержание документа, количество в нем страниц и приложений (в наличии последних надо всегда убеждаться, ибо нередко они отсутствуют, хотя и указаны в тексте основного документа). В случае поступления сложных (содержащих несколько вопросов) документов в графу «содержание» надо записывать все вопросы, ибо их рассмотрение может быть поручено нескольким исполнителям.

На этом этапе также проверяется правильность доставки документа (иногда документ по ошибке отправителя или почты приходит не по адресу), целостность вложений. Конверты, в которых находились документы, сохраняют и присоединяют к документам в случаях, когда:

— по конверту устанавливается адрес отправителя;

— даты почтовых штемпелей необходимы для доказательства (установления) времени отправки и получения письма;

— документ имеет личный характер, а на конверте нет надписи «вручить лично».Кстати, канцелярия должна получить от руководителя компании четкую письменную установку о порядке рассмотрения и регистрации таких писем, поступающих на имя его и сотрудников компании.

Факт поступления документа в канцелярию компании фиксируется проставлением на нем специального регистрационного штампа. Игнорировать регистрацию поступающих в компанию документов нельзя, так как только регистрация  позволяет вести полный учет, контролировать исполнение и осуществлять быстрый поиск нужных документов.

После регистрации в канцелярии документы должны направляться для рассмотрения руководителям компании, в структурные подразделения или для сведения конкретным сотрудникам. Правильной организация процесса документооборота считается тогда, когда поступивший в компанию документ проходит положенный ему путь кратчайшим маршрутом, то есть через наименьшее количество инстанций, в оптимально короткий срок и с однократным пребыванием в каждой инстанции. Тем самым руководитель компании освобождается от необходимости решения мелких вопросов и сохраняет свое время для рассмотрения наиболее важных документов.

Поступившие в компанию документы должны рассматриваться, как правило, в день поступления и без волокиты. Рассмотрев документ, руководитель обязательно должен учинить на нем конкретную резолюцию. В резолюции надо указать фамилию конкретного сотрудника, кому документ направляется для сведения, контроля или исполнения, четко изложить указание по исполнению и срок исполнения. При необходимости канцелярии или штабному работнику дается поручение взять исполнение документа на особый контроль. Если исполнение документа поручается нескольким сотрудникам, фамилия ответственного за исполнение всего документа сотрудника указывается первой.

Резолюцию следует писать на первом листе самого документа, за исключением тех случаев, когда документ представляется лишь для ознакомления и должен быть возвращен в приславшую его организацию. В таких случаях резолюция наносится на прикрепляемых к документам специальным листкам.

После рассмотрения документов руководителями компании они возвращаются в канцелярию. Работник канцелярии переносит содержание резолюции в журнал регистрации или регистрационную карточку и вручает документ под роспись исполнителю или помещает в номенклатурное дело для хранения.

Исполнение поступившего от руководителя документа исполнителем контролируется работником канцелярии или штабным работником (инспектором по контролю) до тех пор, пока исполнитель соответствующим образом (подготовит ответ на запрос или какой-либо иной документ) не исполнит его, о чем делается отметка в журнале или контрольной (регистрационной) карточке.

Для удобства работы с документами каждый исполнитель (включая и руководителя компании) должен иметь у себя четыре папки:

1)  документы для рассмотрения;

2)  документы, находящиеся на исполнении;

3)  документы, находящиеся на контроле;

4)  исполненные документы.

Из последней папки документы подшиваются в номенклатурное дело, которое ведет сам

исполнитель, или передаются в канцелярию для отправки адресату или хранения в архиве компании. Не рекомендуется передавать исполненные документы непосредственно (без наличия у них доверенности на такое получение) представителям тех организаций, чьи документы исполнялись, или гражданам, обращавшимся в компанию с заявлениями или жалобами, минуя канцелярию. В противном случае руководству компании могут быть предъявлены претензии о неполучении соответствующих документов, не согласиться с которыми будет невозможно, так как «слова к делу не пришьешь».

Определенная часть документов, поступающих в компанию. Не требует письменного ответа. В частности, это нормативные правовые акты органов государственного и местного управления, содержащие отдельные требования общего характера. Исполнение таких документов заключается в выполнении сотрудниками компании указанных требований. Как правило, на таких документах ставятся отметки типа «Исполнено», «Принято к руководству», подпись руководителя компании и дата.

Подготовка и отправка исходящей документации.

Процедура прохождения исходящих из компании документов включает в себя несколько этапов:

— составление проекта документа;

— согласование (визирование)подготовленного документа заинтересованными лицами;

— подписание документа;

— регистрация и отправка подписанного документа.

Следует учитывать, что все исходящие из компании документы можно разделить на три группы:

1)  подготавливаемые в качестве ответа на поступившие в компанию документы;

2)  отчетные документы в различные инстанции (финансовые, контролирующие, органы статистики и др.);

3)  инициативные, то есть подготавливаемые в целях реализации каких-либо управленческих решений руководства компании или инициативы ее сотрудников.

Каждая из этих групп имеет свои особенности, которые необходимо учитывать

при подготовке документов. Например, подготовка отчетных документов производится, как правило, по установленным компетентными государственными органами типовым формам и при наличии необходимых цифровых данных не представляют какой-либо сложности.

Подготовка ответов на запросы или деловые предложения требует аргументированной краткости и полноты содержания, а должна учитывать необходимость соблюдения коммерческой тайны компании.

Во всех случаях, как подтверждает практика, подготовка исходящего документа на начальном этапе производится рядовым сотрудником компании. Далее проект подготовленного документа должен быть просмотрен непосредственным начальником исполнителя(например, начальником отдела) и после необходимой корректировки и доработки пройти согласование в заинтересованных службах компании (правовой, финансовой, плановой и т.д.). После визирования документа руководителями заинтересованных служб он (при отсутствии существенных замечаний со стороны визирующих) представляется для подписания первому руководителю компании или курирующему соответствующее структурное подразделение его заместителю.

Подписанные руководителем компании документы (как минимум в двух экземплярах) передаются для регистрации и последующей отправки в канцелярию: один экземпляр для отправки адресату, второй — для хранения в номенклатурном деле. Если исполнитель документа тоже хочет иметь копию документа, он должен сам заранее об этом позаботиться.

Государственный стандарт ведения документооборота требует, чтобы в нижней левой части последнего листа отправляемого из компании документа, ниже подписи руководителя компании, были напечатаны должность, фамилия и инициалы исполнителя, номера его служебного и сотового телефонов, а на копии документа, остающегося на хранении в номенклатурном деле, — его личная подпись.

Таковы, в самых общих чертах, требования к ведению документооборота в ТОО и практически в любой компании, независимо от вида собственности и ее организационно-правовой формы.

Больше новостей в Telegram-канале «zakon.kz». Подписывайся!

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Источники:

  1. Попов, Г. П. Как компании стать первоклассным заемщиком. Практические советы и рекомендации компаниям по организации кредитования и финансовой деятельности компании / Г.П. Попов. — М.: КноРус, 2016. — 248 c.
  2. С.К. Соломин Банковский кредит. Проблемы теории и практики / С.К. Соломин. — М.: Юстицинформ, 2009. — 288 c.
  3. Купцов, М. М. Денежное обращение, финансы, кредит и налоговая система / М.М. Купцов. — М.: РИОР, 2018. — 128 c.
Что такое делопроизводство и документооборот?
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here