Чем предусмотрено ведение личных дел

Сегодня мы предлагаем статью на тему: "Чем предусмотрено ведение личных дел". Наши специалисты постарались полностью раскрыть тему доступным языком. Вопросы вы можете задать нашему дежурному юристу.

14 Мая 2018

Журнал «Директор школы, гимназии, лицея» №4 (76) апрель 2018

Автор: Андрей РЫБАКОВ, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

В какой последовательности должны располагаться документы в личном деле? Сколько личных дел должно вестись на работника? Следует ли вносить в дополнение к личному листку по учету кадров запись об изменении фамилии, семейного положения работника? Должны ли соответствовать датам приказов о приеме и увольнении даты в графах «Дата постановки на учет» и «Дата снятия с учета» в журнале учета личных дел? Как правильно отразить во внутренней описи наличие в личном деле 9 документов на 10 листах?

Ответы в материале.

Вопрос

Свидетельство о направлении на работу молодого специалиста, которое выдает университет, подшивается в личное дело после выписки из приказа о приеме на работу или после копии диплома об образовании?

Ответ

Свидетельство в личном деле должно располагаться перед копией (выпиской) приказа о приеме на работу.

Пунктом 5 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников1 (далее — Инструкция) установлено, что личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

При формировании личного дела в него включаются документы, состав которых определен п. 6 Инструкции. Среди документов, включаемых в личное дело на этапе его формирования, указано заявление о приеме на работу, которое является основанием (одним из оснований) для издания соответствующего приказа (иного распорядительного документа). При этом заявление о приеме на работу должно располагаться в личном деле перед копией (выпиской) приказа, иного распорядительного документа. Это обусловлено тем, что включение в состав личного дела копии приказа о приеме на работу завершает этап формирования личного дела, после чего начинается этап его ведения в соответствии с п. 8 и п. 9 Инструкции.

Пунктом 7 Инструкции установлено, что при формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включается еще ряд документов, в т.ч. направление на работу молодого специалиста. Свидетельство о направлении на работу молодого специалиста, так же как и заявление о приеме на работу, является одним из документов-оснований для издания приказа о приеме на работу. Это значит, что свидетельство в личном деле должно располагаться перед копией (выпиской) приказа о приеме на работу.

1 Утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2.

Вопрос

Работник в школе работает как основной и как внутренний совместитель. На него должно быть два личных дела или одно? 

Ответ

Нормативные правовые акты Республики Беларусь не предусматривают ведения двух или более личных дел на одного работника.

Согласно ч. 1 п. 2 Инструкции личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Следовательно, на работника в организации должно вестись одно личное дело, в котором должны быть отражены сведения как о его основной работе, так и о выполнении дополнительной работы у того же нанимателя. Указанные сведения отражаются в личном деле путем включения в него копий соответствующих приказов и внесения записей в дополнение к личному листку по учету кадров.

Вопрос

Является ли исчерпывающим перечень сведений, указанный в п. 2 дополнения к личному листку по учету кадров Инструкции? Следует ли в подп. 2.4 п. 2 дополнения вносить записи об изменении фамилии, семейного положения работника?

Ответ

Не является исчерпывающим. Следует вносить.

В примечании к разделу 2 дополнения к личному листку по учету кадров «Данные об изменениях в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка» указано, что в этом разделе производятся отметки о награждении правительственными наградами, присвоении ученых, воинских, почетных званий и ученых степеней, образовании, знании языков, участии в составе выборных законодательных и представительных органов.

В следующих далее пунктах этого раздела предусмотрено внесение в дополнение к личному листку записей о награждении, присвоении званий (степеней) (подп. 2.1), сведений о повышении квалификации, аттестации (подп. 2.2.), записей о присвоении классов (подп. 2.3), записей об изменениях в иных учетных сведениях о работнике (подп. 2.4).

Как видно, состав сведений, вносимых в подп. 2.1–2.4 раздела 2, дополнения к личному листку по учету кадров шире, чем состав сведений, указанный в примечании к данному разделу. На этом основании можно сделать вывод, что в дополнении к личному листку по учету кадров следует отражать все изменения в учетных данных о работнике, которые первоначально были зафиксированы в личном листке по учету кадров при его заполнении и включении в состав личного дела на этапе формирования.

Сведения о фамилии, имени, отчестве, семейном положении работника в личном листке по учету кадров отражаются в п. 1 и п. 15. Частью 5 п. 11 Инструкции запрещено вносить изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения. Следовательно, сведения об изменении указанных учетных данных о работнике необходимо отражать в дополнении к личному листку (в данном случае — в подп. 2.4 п. 2).

Вопрос

Должны ли соответствовать датам приказов о приеме и увольнении даты в графах «Дата постановки на учет» и «Дата снятия с учета» в журнале учета личных дел?

Ответ

Нет.

Пунктами 19 и 20 Инструкции установлено, что личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел, форма которого установлена в приложении 5 к Инструкции. При регистрации личного дела в журнале (книге) заполняются следующие графы: номер личного дела; фамилия, имя, отчество работника; дата постановки дела на учет; отметка о снятии дела с учета.

Номером личного дела является его порядковый регистрационный номер, присвоенный ему при постановке на учет, т.е. при регистрации в журнале (книге).

Датой постановки личного дела на учет является дата регистрации личного дела в журнале (книге) учета личных дел. Регистрация личного дела должна осуществляться в день включения в него копии приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность), т.е. по завершении этапа формирования личного дела.

Например, приказ о приеме на работу был подписан 29 января 2018 г. Копия этого приказа была оформлена и заверена в установленном порядке 30 января, а в отдел кадров была передана 31 января и в тот же день включена в личное дело работника. Следовательно, личное дело работника будет считаться сформированным 31 января 2018 г., и в этот же день оно должно быть зарегистрировано в журнале (книге) учета личных дел.

В графе «Отметка о снятии с учета» указывается дата передачи личного дела из кадровой службы в архив организации, а также проставляется подпись лица, оформившего соответствующую отметку. Эта дата берется из описи дел по личному составу структурного подразделения, составляемой в кадровой службе при передаче документов в архив организации. Форма описи дел структурного подразделения установлена в приложениях 16 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях2 (далее — Инструкция по делопроизводству) и 13 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций3 (далее — Правила).

Читайте так же:  Бухгалтерский учёт: НДС и налог на прибыль

Дата в конце описи проставляется и работником кадрового подразделения, и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив) после завершения процедуры приема-передачи личных дел. До передачи в архив личные дела уволенных работников продолжают оставаться на учете в кадровой службе.

Даты приказов о приеме и увольнении работника выносятся на обложку дела и составляют дату дела. Дата дела (даты приказов о приеме и увольнении) вносится в графу 4 описи дел структурного подразделения.

2 Утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 с последующими изменениями и дополнениями.

3 Утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143.

Вопрос

В личном деле находится девять документов на десяти листах (т.к. личный листок по учету кадров состоит из двух листов). Как правильно отразить это во внутренней описи документов личного дела: «Итого: 10 (десять) листов документов» или «Итого: 9 (девять) документов»? Какое количество листов выносится на обложку такого личного дела (прибавляется ли лист-заверитель)?

Ответ

Частью 1 п. 186 Инструкции по делопроизводству установлено, что к делам, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, судебные, следственные, личные дела, дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела), составляется внутренняя опись. Кроме того, в п. 186 содержатся требования к заполнению и оформлению внутренней описи, которые распространяются также и на личные дела.

Аналогичные, но более развернутые требования к заполнению и оформлению внутренней описи содержатся и в п. 78, и п. 79 Правил.

Форма внутренней описи документов личного дела установлена в приложении 1 к Инструкции. Форма внутренней описи документов личного дела аналогична общей форме внутренней описи документов дела, установленной в приложении 13 к Инструкции по делопроизводству и приложении 10 к Правилам. Исключение составляет лишь измененное место расположения сведений в графах 2 и 4, а также наличие во внутренней описи личного дела дополнительной графы «Дата включения документа в личное дело».

В конце внутренней описи, в т.ч. внутренней описи документов личного дела, предусмотрено как отражение количества документов, включенных в личное дело и, соответственно, внесенных во внутреннюю опись, так и количество листов внутренней описи.

Сведения о количестве включенных во внутреннюю опись документов составляют итоговую запись к внутренней описи (записываются цифрами и прописью). При этом следует обратить внимание, что в ч. 3 п. 78 Правил содержится смысловая неточность, предусматривающая отражение в итоговой записи количества включенных в дело листов документов, а не документов. Такая же неточность изначально присутствовала и в п. 186 Инструкции по делопроизводству, однако была исправлена при внесении в эту Инструкцию изменений и дополнений постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 10 декабря 2014 г. № 240.

Следовательно, в итоговой записи к внутренней описи документов дела, в т.ч. личного дела, должно указываться количество включенных в дело и внесенных во внутреннюю опись документов.

Вносимые во внутреннюю опись документы нумеруются по порядку в графе 1. Также следует обратить внимание, что в отличие от других дел, к которым внутренняя опись составляется после завершения дела делопроизводством, внутренняя опись к личным делам составляется в процессе ведения личного дела, т.е. включение в личное дело нового документа сразу же отражается во внутренней описи.

Ниже итоговой записи к внутренней описи указываются сведения о количестве листов внутренней описи (также записываются цифрами и прописью). Частью 1 п. 185 Инструкции по делопроизводству и ч. 1 п. 76 Правил установлено, что листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов дела.

Следовательно, в конце внутренней описи документов личного дела должна быть сделана итоговая запись как о количестве включенных в дело и внесенных во внутреннюю опись документов, так и о количестве листов внутренней описи. Например:

Итого 9 (девять) документов.

Количество листов внутренней описи 1 (один).

Указанные сведения оформляются после окончания ведения личного дела в процессе его полного оформления при подготовке к передаче на хранение в архив организации (т.е. перед включением в опись дел структурного подразделения, по которой эта передача будет производиться).

Сведения о количестве листов дела (без учета количества листов внутренней описи) отражаются в листе-заверителе дела, форма которого установлена в приложении 14 к Инструкции по делопроизводству и приложении 11 к Правилам. Количество листов внутренней описи в листе-заверителе дела записывается отдельно и указывается ниже сведений о количестве листов дела.

Например:

В деле подшито и пронумеровано 10 (десять) листов.

+ 1 (один) лист внутренней описи.

При этом согласно ч. 2 п. 185 Инструкции по делопроизводству и подп. 77.2 п. 77 Правил лист, сложенный пополам и подшитый за середину (личный листок по учету кадров), нумеруется в деле как два листа.

На обложку дела выносятся только сведения о количестве листов дела. Это означает, что количество листов внутренней описи на обложке дела не указывается вовсе — ни отдельно от листов дела, ни в сумме с количеством листов дела. Лист-заверитель к количеству листов дела также не добавляется.

Справочно:

Формы журнала учета личных дел, личного листка по учету кадров и дополнения к личному листку по учету кадров, описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (общественной организации) организации, внутренней описи документов личного дела, листа-заверителя дела вы найдете на нашем сайте www.juristplus.by в разделе «Образцы и формы документов». Доступ только для подписчиков.

Подписаться на журнал

ичное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени (все время работы или учебы). Они входят в состав документов по личному составу.

В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 должны быть заведены в государственных (муниципальных) органах власти. Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел. Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным.

Тем не менее, практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы. Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте (способствует лучшей сохранности документов) и к ним обеспечен оперативный доступ (способствует быстрому поиску информации по запросу).

  • заявление о приеме на работу;

  • трудовое соглашение (контракт), дополнительные соглашения;

  • личный листок по учету кадров и дополнение к нему;

  • анкета (автобиография);

  • документы об образовании (копии);

  • документы об утверждении в должности (копии или выписки), в том числе это могут быть выписки из протоколов учредителей, акционеров, ученых советов, документы конкурсных комиссий, результаты тестирования;

  • рекомендательные письмаилихарактеристики;

  • должностные инструкции (регламенты);

  • аттестационные листы, отзывы, представления;

  • паспортные данные, свидетельство о браке и т.д. (копии);

  • заявления и приказы (копии или выписки) о переводе на другую должность, представления, справки-объективки;

  • документы о награждении, наложении взысканий (копии);

  • сведения о доходах, имуществе и справки проверки полноты и достоверности данных сведений (для государственной или муниципальной службы);
  • невостребованные документы (свидетельства, дипломы, трудовые книжки и т.п.);

  • заявления и приказы (копии или выписки) об увольнении, переводе и т.д.;

  • иные документы в случае необходимости, в частности для государственной службы – подробнее посмотрите Указ Президента РФ (ссылка во 2-м абз.).

Формирование личных дел работников

Читайте так же:  Журнал регистрации исходящих документов

Руководствуются хронологическим принципом, т.е. документы в личное дело работника помещаются по мере их появления. После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив. При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе (нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы), остальных работников – желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством.

Ввиду важности документов, составляющих личное дело, требуется составлять внутреннюю опись по определенной форме (см. образец внутренней описи дела), при этом она всегда нумеруется отдельно от остальных документов дела. Затем в процессе подготовки к архивному хранению завершенного личного дела количество листов внутренней описи отмечается влисте-заверителе(посмотрите образец).

На каждого сотрудника формируется самостоятельное личное дело. Допускается затем в процессе подготовки к архивному хранению группировать личные дела в так называемые наряды, т.е. прошить их в общем деле (особенно при небольшом количестве образующихся личных дел в год). В этом случае во внутренней описи документов дела должна содержаться информацию с перечнем включенных в них личных дел (ФИО работников и номера листов каждого дела, чтобы облегчить его использование в дальнейшем).

Но все-таки затем не очень будет удобно использовать такое «общее» дело. Поэтому целесообразнее прошивать дела как самостоятельные единицы хранения. Но на каждого гражданского служащего должно быть заведено только отдельное дело (это нормативное требование).

Оформление личного дела

В процессе оформления следующая информация должна в обязательном порядке быть отражена на обложке личного дела(образец приводится по ссылке):

  • заголовком личного дела будет указание фамилии, имени и отчества конкретного работника в именительном падеже;

  • в документах дела могут быть варианты написания фамилии, имени или отчества работника. В этом случае они должны быть зафиксированы в заголовке личного дела (обычно в скобках). Например:

Ахмерова Айслу Насимовна (Алла Николаевна)

Сухоручко (Калинина) Вера Олеговна

  • в случае формирования в общем деле в наименование заголовка добавляются буквы, с которых начинаются фамилии работников, чьи личные дела включены в данный том:

Личные дела сотрудников, уволенных в 2010 году, «А»-«Н»

То же, «П»-«Я»

  • согласно нормативным актам крайние даты следует проставлять такие же как в приказах о поступлении и увольнении с работы, в некоторых организациях крайние даты определяют согласно датам поступления и увольнения с работы (последний вариант все-таки не совсем правильный);

  • в личном деле могут быть документы, датируемые более ранней датой, чем дата приказа о приеме на работу (тем не менее, это не принимается во внимание при определении крайних дат личного дела работника);

  • срок хранения личных дел работников – 75 лет ЭПК, руководителей – вообще постоянно согласно ст. 656 Типового перечня – 2010 года(при оформлении дела для архивного хранения номер статьи не переносится на обложку, указывают только срок хранения личного дела), он не зависит от возраста работника и начинает отсчитываться с момента его увольнения;

  • важно зафиксировать количество листов дела.

Итак, в статье перечислены основные включаемые документы в состав личного дела, рассмотрены наиболее важные требования к формированию, хранению личного дела работника и оформлению обложки. Об особенностях систематизации личных дел читайте в отдельной статье – Опись дел по личному составу.

Понятие личного дела, правила и необходимость его ведения на работника предприятия, нормативная база. Порядок формирования личных дел работников, их содержание, сроки правила хранения в организации. Условия занесения записей в личное дело работника.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Домашнее задание на тему:

«Ведение личных дел»

г. Азов 2009 г.

Общие вопросы ведения личных дел

Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу

Ведение личных дел работников не является обязательным в отношении всех категорий работодателей.

Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы. Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» .

Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя — государственную организацию (предприятие) отраслевым нормативным актом. Например: приказ Роспотребнадзора от 16 марта 2005 г. 300, которым утвержден Регламент Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (в соответствии с п. 7.7 данного документа ведение личных дел сотрудников службы возложено на управление делами), а также постановление от 21 августа 2004 г. 429 «О Федеральной таможенной службе», которым утверждено Положение о ФТС. На основе этого документа разработано и введено в действие Положение о главном управлении кадров (ГУК) ФТС. Согласно п. 15 Положения на ГУК ФТС возложено ведение личных дел сотрудников службы.

Наконец, ведение личных дел работников может быть предписано вышестоящей организацией (управляющей компанией). В остальных организациях и на предприятиях руководитель вправе принять решение о необходимости ведения личных дел работников, а также (при положительном решении) — на какие категории работников следует вести личные дела.

Как правило, в первую очередь личные дела заводятся :

ь на сотрудников из числа руководящего состава предприятия (руководитель предприятия, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);

ь работников предприятия, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер) предприятия, а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

Однако во многих частных компаниях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело — чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы. Порядок обращения с личными делами работников целесообразно закрепить в соответствующей инструкции.

Формирование личных дел работников

Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

Читайте так же:  Как проходит установка гидрантов?

Формирование личного дела производится непосредственно после приема (перевода) работника на руководящую должность, должность, для которой в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией о порядке обращения с личными делами работников. В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ (2002) в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:

ь личный листок по учету кадров или анкета;

ь дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете);

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

ь автобиография;

ь копии документа об образовании;

ь трудовой договор (второй экземпляр);

ь договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);

ь характеристики (рекомендательные письма);

ь заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);

ь выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);

ь выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;

ь выписки (копии) документов об аттестовании (отзывы, аттестационные листы и пр.).

Наряду с этими документами в личное дело включаются некоторые специфические виды документов:

ь список научных трудов и изобретений; выписка из протокола заседания совета института (для научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в конкурсном замещении вакантных должностей);
ь выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.

В дальнейшем в личное дело включаются документы:

ь подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о браке);

ь характеризующие деловые, политические и личные качества работника: характеристика, отзывы, аттестационные листы, копии актов ревизий и др.

Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.

Основу личного дела составляют «Личный листок по учету кадров» и «Дополнение к личному листку». Первый из них представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе и др. Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы:

ь паспорт;

ь трудовая книжка;

ь военный билет;

ь документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

ь документы об имеющихся изобретениях.

На все вопросы работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок.

Сведения обо всех изменениях, происшедших после заполнения личного листка по учету кадров (анкеты), отражаются в дополнении к личному листку (анкете).

Дополнение к личному листку включает: Ф.И.О., два раздела, каждый из которых имеет табличную форму. Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел.

Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию — документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. В автобиографии должны быть освещены: Ф.И.О., год, число, месяц и место рождения, полученное образование (где, когда), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, кем), участие в выборных органах, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях), паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления автобиографии, подпись работника.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Для хранения личных дел используются сейфы или специальные шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров. Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в архиве по алфавиту фамилий работавших.

С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола) в отдельную папку.

Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы (например, документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий) и т.п.). Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии сотрудника и т.п. .

При формировании личного дела, кроме того, производится его первичное оформление. С этой целью:

ь личному делу присваивается учетный номер;

ь производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела;

ь в личное дело вкладывается внутренняя опись.

Необходимо иметь в виду, что в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) запрещается при приеме на работу требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством.

Ведение личных дел работников

Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в компании (на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами конкретной компании). Ведение личного дела предусматривает:

ь ведение записей в соответствующих разделах личного дела ;

ь помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел ;

ь изъятие документов, надобность в которых миновала ;

ь периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов .

Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений . В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.

Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности .

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи . Обложка личного дела, как и обложки дел постоянного хранения, составляется и оформляется по форме установленной ГОСТом 1791472 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года 1411). На обложке личного дела указываются полностью: наименование организации, заголовок дела, фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, проставляется индекс дела, порядковый номер дела (как правило — табельный номер). Под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (Журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

Читайте так же:  Государственная дума: структура, порядок избрания, предметы ведения

Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.

Хранение и учет личных дел работников

Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

Личные дела включаются в номенклатуру дел кадрового органа под общим заголовком «Личные дела» с указанием сроков хранения. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника.

Личные дела хранятся в кадровой службе (в приспособленном для этой цели помещении) отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив.

Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу. На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов:

ь по порядку номеров;

ь в прямом алфавитном порядке;

ь по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений согласно штатному расписанию предприятия, а внутри разделов — по порядку номеров либо в прямом алфавитном порядке.

В целях сокращения общего количества учетных единиц допускается хранение личных дел в составе так называемых нарядов — алфавитных групп хранения. Каждому личному делу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством сотрудника. Личные дела в составе наряда также группируются в алфавитном порядке. В начало наряда помещается сводная опись включенных в него личных дел. В целях ограничения несанкционированного доступа к персональным данным работников все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел должны выполняться одним работником отдела кадров, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и доступ к делам других работников. Документы для формирования и ведения личных дел сдаются ему под роспись в передаточном журнале работником, отвечающим за процесс документирования трудовых правоотношений с работником.

Выдача личных дел работников во временное пользование

Выдача личных дел работникам организации во временное пользование для ознакомления с внесенными в него сведениями может производиться с разрешения руководителя кадровой службы. О выдаче дела составляется акт, один из экземпляров которого передается вместе с делом (документом) представителю запрашивающей стороны, а второй экземпляр хранится в делах предприятия до возвращения дела (документа) в место хранения. Выдача во временное пользование для включения в личные дела новых документов, внесения записей и т.п. производится только на время, которое фактически необходимо для выполнения соответствующих действий, согласно списку лиц, имеющих право на получение личных дел, утвержденным руководителем организации. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале (карточке).

Работа (ознакомление) с личными делами производится в специально отведенном для этих целей помещении, а время работы (ознакомления) должно ограничиваться пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня лицо, ответственное за обращение с личными делами, обязано убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на места хранения, и, если необходимо, принять меры к их возвращению или розыску. Ознакомление работника под расписку с личным делом, как правило, производится в присутствии уполномоченного должностного лица (лица, ответственного за обращение с личными делами). Ознакомление сотрудников с личными делами производится не реже одного раза в год, а также по просьбе указанных лиц во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ. В процессе ознакомления с личным делом сотрудникам организации запрещается:

ь производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях личного дела;

ь вносить в личное дело новые записи;

ь извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые;

ь задерживать у себя личное дело сверх предоставленного для ознакомления времени.

При выявлении неточностей в записях, обнаружении устаревших документов в составе личного дела сотрудник вправе заявить об этом в кадровую службу организации. К заявлению целесообразно приложить документы, на основании которых можно внести соответствующие изменения в ранее произведенные записи, либо копии документов (для замены устаревших).

Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения руководителя организации с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание» внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель (карта-заместитель) с указанием даты и причин изъятия с росписью лица, выдавшего документ, и росписью лица, получившего его во временное пользование.

В целях обеспечения контроля за сохранностью личных дел в организации ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за отчетным) производится проверка их наличия и состояния. Выявленные в ходе проверки недостатки фиксируются в акте, который после утверждения председателем проверочной комиссии представляется руководителю организации.

Оформление личных дел работников при передаче в архив

Оформление личных дел для передачи в архив производится кадровой службой при методической помощи соответствующего архива. Эта процедура включает:

ь подшивку (переплет) дела;

ь уточнение нумерации листов дела;

ь составление листа-заверителя;

ь составление (уточнение) внутренней описи;

ь внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.

С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:

ь объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);

ь располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника;

ь снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения).

Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно представителем архива проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняются кадровым органом предприятия. Передача и прием производятся по описи, с простановкой отметок о наличии личных дел.

Читайте так же:  Основные понятия документооборота

Ведение личных дел работников должно осуществляться по строгим правилам, изложенным в этой статье, даже теми работодателями, для которых эта работа не является обязательной. Однако эти правила не распространяются на те папки (дела), которые носят названия «личная папка», «личный файл» или «досье» вместо «личное дело». При этом кадровику важно помнить:

ь в любом случае, независимо от названия, в этих папках содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все правила, предусмотренные ТК РФ, по защите персональных данных;

ь трудовые договоры могут храниться в личном деле работника, но никак не в личном файле и т.п. Трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел, должны формироваться в самостоятельное дело «Трудовые договоры с работниками».

Список литературы

1. Журнал «Кадровые решения» №9 2005

2. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Юридический словарь-справочник кадровика. М., 2003

3. Борисова С.А. Словарь-справочник кадровика. М., 2005

4. Ресурсы Интернет.

ичное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени (все время работы или учебы). Они входят в состав документов по личному составу.

В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 должны быть заведены в государственных (муниципальных) органах власти. Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел. Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным.

Тем не менее, практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы. Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте (способствует лучшей сохранности документов) и к ним обеспечен оперативный доступ (способствует быстрому поиску информации по запросу).

  • заявление о приеме на работу;

  • трудовое соглашение (контракт), дополнительные соглашения;

  • личный листок по учету кадров и дополнение к нему;

  • анкета (автобиография);

  • документы об образовании (копии);

  • документы об утверждении в должности (копии или выписки), в том числе это могут быть выписки из протоколов учредителей, акционеров, ученых советов, документы конкурсных комиссий, результаты тестирования;

  • рекомендательные письмаилихарактеристики;

  • должностные инструкции (регламенты);

  • аттестационные листы, отзывы, представления;

  • паспортные данные, свидетельство о браке и т.д. (копии);

  • заявления и приказы (копии или выписки) о переводе на другую должность, представления, справки-объективки;

  • документы о награждении, наложении взысканий (копии);

  • сведения о доходах, имуществе и справки проверки полноты и достоверности данных сведений (для государственной или муниципальной службы);
  • невостребованные документы (свидетельства, дипломы, трудовые книжки и т.п.);

  • заявления и приказы (копии или выписки) об увольнении, переводе и т.д.;

  • иные документы в случае необходимости, в частности для государственной службы – подробнее посмотрите Указ Президента РФ (ссылка во 2-м абз.).

Формирование личных дел работников

Руководствуются хронологическим принципом, т.е. документы в личное дело работника помещаются по мере их появления. После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив. При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе (нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы), остальных работников – желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством.

Ввиду важности документов, составляющих личное дело, требуется составлять внутреннюю опись по определенной форме (см. образец внутренней описи дела), при этом она всегда нумеруется отдельно от остальных документов дела. Затем в процессе подготовки к архивному хранению завершенного личного дела количество листов внутренней описи отмечается влисте-заверителе(посмотрите образец).

На каждого сотрудника формируется самостоятельное личное дело. Допускается затем в процессе подготовки к архивному хранению группировать личные дела в так называемые наряды, т.е. прошить их в общем деле (особенно при небольшом количестве образующихся личных дел в год). В этом случае во внутренней описи документов дела должна содержаться информацию с перечнем включенных в них личных дел (ФИО работников и номера листов каждого дела, чтобы облегчить его использование в дальнейшем).

Но все-таки затем не очень будет удобно использовать такое «общее» дело. Поэтому целесообразнее прошивать дела как самостоятельные единицы хранения. Но на каждого гражданского служащего должно быть заведено только отдельное дело (это нормативное требование).

Оформление личного дела

В процессе оформления следующая информация должна в обязательном порядке быть отражена на обложке личного дела(образец приводится по ссылке):

  • заголовком личного дела будет указание фамилии, имени и отчества конкретного работника в именительном падеже;

  • в документах дела могут быть варианты написания фамилии, имени или отчества работника. В этом случае они должны быть зафиксированы в заголовке личного дела (обычно в скобках). Например:

Ахмерова Айслу Насимовна (Алла Николаевна)

Сухоручко (Калинина) Вера Олеговна

  • в случае формирования в общем деле в наименование заголовка добавляются буквы, с которых начинаются фамилии работников, чьи личные дела включены в данный том:

Личные дела сотрудников, уволенных в 2010 году, «А»-«Н»

То же, «П»-«Я»

  • согласно нормативным актам крайние даты следует проставлять такие же как в приказах о поступлении и увольнении с работы, в некоторых организациях крайние даты определяют согласно датам поступления и увольнения с работы (последний вариант все-таки не совсем правильный);

  • в личном деле могут быть документы, датируемые более ранней датой, чем дата приказа о приеме на работу (тем не менее, это не принимается во внимание при определении крайних дат личного дела работника);

  • срок хранения личных дел работников – 75 лет ЭПК, руководителей – вообще постоянно согласно ст. 656 Типового перечня – 2010 года(при оформлении дела для архивного хранения номер статьи не переносится на обложку, указывают только срок хранения личного дела), он не зависит от возраста работника и начинает отсчитываться с момента его увольнения;

  • важно зафиксировать количество листов дела.

Итак, в статье перечислены основные включаемые документы в состав личного дела, рассмотрены наиболее важные требования к формированию, хранению личного дела работника и оформлению обложки. Об особенностях систематизации личных дел читайте в отдельной статье – Опись дел по личному составу.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Источники:

  1. Галяпина, Л. В. Финансы и кредит / Л.В. Галяпина, Т.М. Трускова. — М.: Дашков и Ко, 2017. — 352 c.
Чем предусмотрено ведение личных дел
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here